Портал для корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма, MICE и организаторов деловых мероприятий и встреч

События
Календарь
Календарь событий
Все события
События
Календарь
Календарь событий
Все события

Виртуальные корпоративные карты для business travel – реальные преимущества

31 Октября 2013
Виртуальные корпоративные карты для business travel – реальные преимущества

Платежные решения — тема, всегда актуальная для специалистов по управлению деловыми поездками, в задачи которых входят, помимо прочего, оптимизация, отслеживание, контроль и анализ тревел-расходов.

На глобальном уровне представлено множество провайдеров специальных платежных решений для business travel. Самые крупные международные игроки рынка — компания AirPlus International, финансовый конгломерат Citibank и корпорация American Express (AmEx). Последняя — пока единственная из топ-3 — предоставляет подобные услуги и на российском рынке. 

Впрочем, и на местном уровне многие банки предлагают корпоративным клиентам различные услуги, в том числе специально для тревел-менеджмента. Так, в США и Европе широко распространены кредитные lodge-карты, впервые появившиеся около 30 лет назад. Подобные решения, в частности, есть у Citi, AmEx, Bank of America Merrill Lynch, JPMorgan Chase (в сотрудничестве с AirPlus), U.S. Bank, Barclays, HSBC, RBS.

Lodge-карты позволяют компаниям выстроить эффективный централизованный процесс управления расходами, консолидировать инвойсирование, платежи и отчетность, отслеживать compliance. При этом банки сотрудничают с ТМС компании-клиента, чтобы гарантировать предоставление максимально полных и детализированных данных по каждой транзакции, и предлагают такие бонусы, как бесплатное страхование бизнес-путешественников. Кроме того, информация о расходах по lodge-картам предоставляет авторизованному пользователю возможность вести переговоры с поставщиками на предмет скидок и системы вознаграждения (rebate). По результатам опроса по заказу MasterCard, использование данных тревел-карт позволяет получить на 33% более выгодные скидки.

На российский рынок подобные продукты еще не вышли — он ограничивается, преимущественно, стандартными корпоративными картами для проведения безналичных операций и получения наличных денежных средств, оплаты представительских и командировочных расходов, например, на питание и трансфер. Эти решения предлагают крупнейшие банки России, в частности, Сбербанк, ВТБ, Газпромбанк, Банк Москвы, Альфа-Банк, ЮниКредит Банк, НОМОС-Банк, Промсвязьбанк и Райффайзенбанк.

Растущую популярность во всем мире приобретают виртуальные аккаунты для business travel — современная и многообещающая, по мнению многих экспертов, альтернатива пластиковым lodge-картам. На сегодняшний день можно выделить как минимум два продукта — BTA (Business Travel Account) от American Express и AIDA (AirPlus Integrated Data and Acceptance) от AirPlus.

Виртуальные карты позволяют фиксировать определенный тревел-бюджет и оптимизировать процесс управления им, очерчивать круг предпочтительных поставщиков услуг, контролировать уровень compliance. Они предполагают создание общего реестра, в котором автоматически сохраняются и синхронизируются все данные. В целом, виртуальные карты представляют собой централизованные аккаунты для оплаты услуг по организации деловых поездок и MICE. Если обычно клиенты самостоятельно все сверяют и анализируют, пользуясь данными, полученными от банка и ТМС, то BTA освобождает их от таких функций, обеспечивая комплексной детализированной информацией по всем платежам и тревел-расходам.

Несмотря на сравнительную неразвитость российского рынка платежных решений для business travel, AmEx представила здесь BTA в 2010 году. «По данным Всемирного Совета по Туризму и Путешествиям (WTTC), объем рынка делового туризма в России превышает 7 млрд. долларов в год с темпами роста, предполагающими достижение отметки в 18 млрд. к 2020-му году, — отмечает глава American Express в России Владимир Салахутдинов. — Ориентируясь на опыт American Express в других странах, мы ожидаем, что до 50% этого объема станет предметом оптимизации расходов с помощью таких решений, как BTA и различные виды корпоративных карт».

К числу партнеров AmEx в России относится большинство крупнейших международных и российских тревел-агентств, в частности, «Аэро Клуб» (BCD Travel Russia), «Хогг Робинсон Групп», CWT, ATH-American Express Travel, Continent Express, VIP Corporate Travel. Как подчеркивает г-н Салахутдинов, «все агентства-партнеры American Express прошли процедуру сертификации на работу с Business Travel Account, в ходе которой обеспечена технологическая совместимость с American Express, гарантирующая высокие стандарты качества данных в отчетной и бухгалтерской документации».

В общем и целом, BTA, — это корпоративная кредитная (с льготным периодом до 58 дней) виртуальная карта с присвоением электронного номера, доступная в рублях РФ и в долларах США/евро. Она выпускается на имя компании, при этом использовать ее может авторизованное компанией-клиентом тревел-агентство. Все транзакции по карте суммируются, а детальная информация по ним предоставляется в единой ежемесячной выписке и электронном файле. Также, по словам Владимира Салахутдинова, все сотрудники компании, поездки которых оплачиваются BTA, по умолчанию застрахованы от несчастного случая и таких рисков, как потеря багажа и задержка рейса. 

«BTA меняет подход к осуществлению компанией расчетов с поставщиками, — говорит г-н Салахутдинов. — Использование BTA позволяет создать совершенно иной уровень эффективности, удобства, прозрачности и экономии расходов. Именно поэтому во многих странах Европы и США существенная часть централизованных расходов на деловые поездки оплачивается с помощью BTA. Учитывая текущую тенденцию, в ближайшие годы аналогичная ситуация будет и в России».

Впрочем, в настоящее время далеко не все корпоративные покупатели услуг делового туризма и ТМС знакомы или работают с BTA. Уровень осведомленности о подобных платежных средствах среди потенциальных потребителей пока остается невысоким, хотя многие проявляют к ним интерес.

«К сожалению, на российском рынке это еще очень слабо распространено. Многие тревел-специалисты об этом слышали и знают, но немногие готовы это внедрить у себя в компании, — говорит Мария Александрова, тревел-специалист Johnson & Johnson Medical Russia. — Думаю, подобные продукты экономят немало ресурсов, прежде всего кадровых: работая на BTA, не нужно иметь такое большое количество сотрудников бухгалтерии и административного отдела. Для нашей компании это было бы интересным новым продуктом, потому что на данный момент существуют определенные проблемы и усложненная многоступенчатая схема оплаты счетов».

Менеджер по управлению закупками Roche Diagnostics Rus Андрей Васюков отмечает, что привлекательность BTA для корпоративных покупателей заключается «прежде всего, в возможности оптимизировать, „облегчить“ документооборот, сделать его более прозрачным».

«Для категории business travel ясный, достоверный и четкий документооборот является залогом контролируемости процессов, а следовательно, одним из факторов снижения косвенных затрат, — добавляет он. — Услуга, конечно, стоит денег, и сейчас наша задача — найти тот баланс между стоимостью и результатом, при котором мы примем решение о начале работы по BTA. На прошедшем на днях заседании рабочей группы Travel Europe мы с коллегами как раз обсуждали перспективы внедрения подобных инструментов в России. Я думаю, их широкое распространение на нашем рынке не за горами».

Директор по продажам агентства «ДАВС» Ирина Тихонова указывает на сложности и риски для тревел-агентств, большая часть которых использует безналичную схему расчетов со своими корпоративными покупателями. «Для нас виртуальные корпоративные карты — актуальная тема, — подчеркивает она. — Мы хотим это предлагать нашим клиентам, поскольку далеко не все имеют возможность платить своевременно. В итоге агентствам приходится брать кредиты и овердрафты».

Директор Департамента продаж и сопровождения работы с корпоративными клиентами агентства делового туризма ZCTS-Egencia Russia Светлана Морозова также указывает на проблемы, вызванные кредитованием клиентов. «Поэтому нам нужны такие продукты, как BTA, нам это выгодно как агентству, — добавляет она. — Кроме того, с внедрением BTA уходит меньше времени на обработку данных, можно сделать автоматическую загрузку — это безусловные плюсы».   

«Продукт AmEx имеет такие сильные позиции именно потому, что позволяет тревел-компании не нести ответственность по кредитованию, — подчеркивает генеральный директор „Аэро Клуба“ (BCD Travel Russia) Денис Матюхин. — Когда тебя кредитует банк, а не агентство, — это правильная практика. Для российского рынка это пока нонсенс: подчас бывает сложно объяснить клиенту, что мы не банк, что мы не можем давать 90 дней отсрочки платежа».

Останавливается на данной теме и Филипп Лукьяненко, генеральный директор российского представительства одного из ведущих глобальных агентств по организации деловых поездок «Хогг Робинсон Групп»: «У клиентов все больше и больше требований по части кредитования. Объективно в данном случае банк American Express зарабатывает на поставщиках, а не на клиенте, то есть клиент ничего — или почти ничего — не теряет. Он получает кредит за счет поставщика (авиакомпании, гостиницы), который берет на себя оплату услуг банка American Express. Все-таки каждый должен заниматься своим делом: банк — предоставлением кредитов, агентство — оказанием услуг».

«На сегодняшний день свыше 20% всего нашего оборота — уже на lodge-картах, на BTA, — рассказывает г-н Лукьяненко. — Это достаточно неплохой показатель, учитывая, что реально на рынок рублевый продукт вышел 3 года назад. Мы постепенно начали предлагать его многим нашим клиентам, стали увеличивать обороты».

По словам руководителя «Хогг Робинсон Групп» в России, специфика заключается в том, что «по российскому законодательству необходимо регистрировать банк, чтобы быть в состоянии предоставлять клиенту подобного рода решения, в то время как в Европе таких обязательств не существует. Это может отпугивать некоторых клиентов, так как означает открытие очередного расчетного счета, что в ряде случаев для корпораций предполагает согласование на уровне штаб-квартир. По сути своей, это пока еще недостаточно изучено и понятно для большинства компаний, поэтому и не востребовано».

Первым в России имплементировать BTA в компаниях-клиентах стал «Аэро Клуб». К одному из ключевых преимуществ продукта глава ТМС Денис Матюхин относит собственно виртуальность карты: «BTA не существует в природе, ее нельзя ни отсканировать, ни украсть, то есть вы не можете физически взять пластик и где-то им расплатиться. Это просто номер». Кроме того, подчеркивает г-н Матюхин, по BTA предоставляется 58 дней отсрочки платежа: 30 дней — отчетный период и 28 дней на оплату, при этом клиент ничего не платит за кредитование, для него карта бесплатна.

Еще один важный момент — единый statement. «Это дает огромное преимущество по сравнению с использованием индивидуальных карт, когда на 1000 сотрудников вы получите 1000 statement’ов, из которых потом нужно будет как-то вычленять тревел-услуги и делать сверку», — подчеркивает г-н Матюхин.

Руководитель «Аэро Клуба» рассказывает, как в 2010 году агентство вместе с AmEx начало проект по автоматизации. «Сейчас мы можем делать разные виды автоматизированного отчета для сверки затрат, которые есть по выписанным нами билетам, — объясняет он. — Клиент получает уже готовые выверенные отчеты. Не все наши конкуренты умеют делать автоматизации, у нас же этот продукт интегрирован в онлайн, и каких-либо ошибок быть не может».

Один из успешных примеров имплементации BTA — компания «Л’Ореаль», которая использует данный продукт с декабря 2011 года — почти два года.

«Для покрытия профессиональных расходов сотрудника в рамках его деятельности, в том числе деловых поездок, мы используем корпоративные карты с индивидуальным биллингом от „Ситибанка“, напрямую счет компании не дебитуется — рассказывает казначей ЗАО «Л’Ореаль» Роман Васильев. — BTA используется для закупок, расходов на билеты — авиа, ж/д — и гостиницы». 

По словам г-на Васильева, особую важность представляет техническое обеспечение тревел-агентства, то, насколько оно продвинуто в плане информационной поддержки. «Мы настолько детально проработали данный проект, что решились внедрять его в конце года, — говорит он. — Первые несколько месяцев были небольшие сбои, в частности, когда расходы последних дней месяца либо попадали, либо не попадали в выписку, но сейчас все функционирует идеально и никаких нареканий у нас не вызывает».

Казначей «Л’Ореаль» отмечает, что внедрение BTA шло примерно три месяца и касалось, в основном, внутренних процессов, которые затрагивают, в частности, бухгалтерию, контроллинг, утверждение расходов. «Впрочем, в плане авторизации почти ничего не изменилось, — уточняет он. — Сейчас у нас есть авторизованные сотрудники, которые подписывают соответствующие запросы, и это является для нашего агентства основанием на проведение транзакций по карте».

Кроме того, важные изменения произошли в области консолидации входящей информации. «Нам многое удалось оптимизировать и добиться значительной выгоды в том, что касается платежного процесса, — говорит г-н Васильев. — Так, количество платежей сократилось кардинальным образом: вместо оплаты разовых инвойсов в течении месяца — всего один платеж через 28 дней по окончании того месяца, в котором расходы происходили. Естественно, с точки зрения казначейства это большое преимущество, как в операционном плане, так и в плане удлинения срока оплаты.

Также за счет внедрения BTA «Л’Ореаль» удалось уйти от риска блокирования выписки документов. «Ранее, в случае неоплаты одного из инвойсов, теоретически агентство могло заблокировать предоставление услуг, — поясняет Роман Васильев, — однако с внедрением схемы BTA подобные ситуации исключены». В целом, резюмирует г-н Васильев, благодаря BTA расходы стали прозрачнее, а их анализ и контроль — проще и удобнее.

Несмотря на растущий среди российских компаний интерес к таким услугам, как BTA, эксперты полагают, что должно пройти больше времени, прежде чем предложение будет стимулироваться активным спросом со стороны тревел-агентств и корпоративных покупателей. Пока же можно сделать вывод лишь о том, что сегмент платежных решений для business travel на российском банковском рынке развит еще слабо и характеризуется низкой конкуренцией. 

Соответственно, пока в корпоративном секторе не закрепилось положение даже lodge- и виртуальных карт, тем более рано говорить о таких современных глобальных тенденциях в сфере business travel платежей, как мобильные решения и single-use virtual card numbers — индивидуальные (для каждой транзакции) номера виртуальных карт для оплаты услуг. В любом случае только время покажет, какие из платежных инструментов станут наиболее востребованными и актуальными именно в России. 

Влада Стеканова

Контактная информация
Адрес: Москва, ул. Расковой, д. 34, стр. 14
Тел.: +7 (495) 935 70 12
E-mail: info@buyingbusinesstravel.com.ru
Captcha не прошла проверку!
ГОТОВО