Портал для корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма, MICE и организаторов деловых мероприятий и встреч


Календарь событий
Все события
События
Опрос

BCD Meetings & Incentives: как снизить расходы за счет оптимизации SMM

24 Октября 2013
BCD Meetings & Incentives: как снизить расходы за счет оптимизации SMM

В последние годы все больше компаний переходит на централизованный и подчиняющийся жестким стандартам meeting-management. При этом участники рынка делового туризма постепенно приходят к осознанию того факта, что для грамотной организации и проведения круглого стола, конференции, семинара или инсентив-поездки можно и нужно применять технологии, используемые в тревел-менеджменте, консолидируя эти направления деятельности компании. Новые программы стратегического управления корпоративными мероприятиями (SMM, Strategic Meetings Management) позволяют отслеживать рынок услуг и осознанно выбирать поставщиков, эффективно рассчитывать стоимость любых, даже самых масштабных, мероприятий, а объединение усилий сотрудников отдела закупок и финансовых менеджеров со специалистами MICE-департамента дает возможность рационально использовать как временные, так и бюджетные ресурсы компании.

Согласно исследованию Meeting Professionals International (MPI), сегодня уже многие компании включают планирование мероприятий в список стратегических сфер, которые способны положительно повлиять на развитие бизнеса. На основании опроса участников отрасли были сделаны следующие выводы:

• 71% специалистов по организации корпоративных мероприятий убеждены, что их деятельность крайне важна для успеха компании;

• 49% респондентов считают, что в ближайшие три года ценность и значимость корпоративных мероприятий существенно возрастет;

• 62% опрошенных прогнозируют, что их деятельность в скором будущем получит признание в связи с ее стратегической важностью для бизнеса.

Следуя глобальным тенденциям на рынке делового туризма, компания BCD Meetings & Incentives разработала и внедрила в одной из ведущих финансовых корпораций в США комплексную SMM-программу.

Задача: упорядочить деятельность SMM-отдела и повысить ее эффективность посредством выработки набора стандартных процедур и централизации планирования корпоративных мероприятий.

Шаг 1. Мониторинг и анализ

Первый шаг — сбор и анализ информации. «На этом этапе мы изучили, какие задачи стоят перед клиентом, а также собрали данные о предполагаемом бюджете компании на MICE-мероприятия и принятых моделях взаимодействия с поставщиками услуг. Очень важно было понять, готовы ли сотрудники соблюдать новую SMM-политику», — рассказал Дэйв Санрикер, старший вице-президент BCD Meetings & Incentives.

Вот перечень шагов, которые необходимо было предпринять на первом этапе:

• оценить, как работает существующая система организации корпоративных мероприятий (внутри компании и в работе с внешними поставщиками);

• выявить действующих лиц, уже занимающихся организацией мероприятий в компании;

• получить одобрение и поддержку новой программы среди сотрудников.

Выяснилось, что и масштабные, и малые мероприятия планируют как маркетинговые отделы компании-клиента, так и привлеченные со стороны meeting-management агентства. «Мы поняли, что нужно объединить разрозненные финансовые потоки, и передать вопросы SMM-политики, управления персоналом, закупок, планирования и проведения мероприятий под единое руководство», — заключает г-н Санрикер.

Шаг 2. Выработка SMM-политики

На втором этапе BCD Meetings & Incentives разработала бизнес-план и новую стратегию для:

• малых мероприятий компании,

• обучающих программ для сотрудников,

• мероприятий для клиентов,

• больших корпоративных встреч.

В новой стратегии оговаривалось, что все договоры о проведении мероприятий должны быть рассмотрены и одобрены административным отделом BCD. Это было сделано для того, чтобы дать специалистам агентства возможность собирать данные о расходах. Впоследствии на основе этой информации была разработана стратегия закупок: в частности, выбраны отели и DMC (Destination Management Companies), то есть составлен четкий список предпочтительных поставщиков.

Затем BCD Meetings & Incentives помогла клиенту разработать план эффективной внутрикорпоративной маркетинговой кампании в поддержку новой стратегии, чтобы донести до сотрудников ее цели и задачи.

Шаг 3. Внедрение новой технологии

Расходы на проведение деловых мероприятий снизились уже через кроткое время после запуска новой стратегии, однако для того, чтобы закрепить успех, потребовались новые шаги.

Параллельно с организационной работой создавалось ПО — технологическая платформа, которая была имплементирована в корпоративные тревел-программы клиента для поддержки новой SMM-стратегии. Чтобы адаптировать программу к потребностям компании, BCD регулярно проводила обучение сотрудников, чутко реагируя на отзывы и предложения пользователей. «Технология — это только средство, недостаточно просто установить ее... Нужно стимулировать ее правильное использование и, что еще важнее, анализировать данные, которые могут стать эффективным рычагом давления на поставщиков», — говорит г-н Санрикер.

Дальнейшее развитие SMM-программы

Позднее была запущена модифицированная в соответствии с требованиями заказчика программа организации корпоративных мероприятий. Сотрудники административного департамента клиента теперь могли планировать мероприятия самостоятельно, минимизируя риски компании за счет работы с заранее выбранными поставщиками. Был запущен интернет-портал для обмена информацией, касающейся деталей travel- и meeting-policy, а также стандартных процедур взаимодействия с поставщиками. В частности, благодаря порталу удалось добиться наибольшей эффективности программы выбора средств размещения, поскольку сотрудники компании автоматически направлялись к избранной группе партнерских отелей.

Работа над compliance

Если сотрудники компании не намерены выполнять или хотя бы активно поддерживать SMM-стратегии, шансы на снижение затрат падают. Поэтому после запуска новой программы выбора отеля специалисты BCD Meetings & Incentives сосредоточились на достижении высоких показателей compliance.

Маркетинговые кампании и выездные презентации, проведенные BCD, были направлены на то, чтобы объяснить преимущества использования услуг предпочтительных поставщиков и повысить узнаваемость программы в среде сотрудников компании-клиента. Компьютерная программа автоматически отслеживала каждый случай отступления от тревел-политики, а специалисты BCD, основываясь на этих данных, проводили работу с главами отделов, объясняя им, как лучше использовать SMM-политику, на конкретных примерах.

Сейчас BCD продолжает работать с финансовой корпорацией. Сотрудничество с опытным консультантом в области SMM уже позволило существенно снизить бизнес-риски, обновить и усовершенствовать политику выбора и покупки MICE-услуг, в результате чего компания добилась сокращения тревел-бюджета на 20%, уверенно продемонстрировав способность к увеличению своей доли на рынке.