Портал для корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма, MICE и организаторов деловых мероприятий и встреч


Календарь событий
Все события
События
Опрос

Egencia: как сократить расходы за счет управляемой тревел-программы и инструментов онлайн-бронирования

4 Декабря 2013
Egencia: как сократить расходы за счет управляемой тревел-программы и инструментов онлайн-бронирования

Одна из крупнейших в мире ТМС Egencia всего за 7 дней успешно имплементировала корпоративный Online Booking Tool (OBT) в компании Lacoste, а также помогла создать эффективную тревел-программу.

Задача

Руководством известного молодежного бренда модной одежды и аксессуаров Lacoste была поставлена задача оптимизировать процессы тревел-менеджмента, а также дать бизнес-путешественникам возможность самостоятельно бронировать отели и авиабилеты, оформляя заказ на командировку в режиме онлайн. При этом все организационные и технические вопросы, связанные с переходом на OBT, менеджеру компании Фернандо Рентериа предстояло решить в течение всего одной недели! Цели г-на Рентериа заключались в том, чтобы минимизировать ресурсы и время, затрачиваемые на управление тревел-программой, сделать расходы на деловые поездки более прозрачными и повысить уровень compliance.

Решение

Г-н Рентериа связался с представителями Egencia, которые согласились на столь масштабные изменения тревел-программы, несмотря на жесткие временные рамки — неделю перед рождественскими праздниками.

И им это удалось: онлайн-инструмент Egencia был внедрен в течение недели. В первую очередь, он кардинально изменил процессы авторизации в компании. Благодаря автоматизированной системе Trip Controller менеджеры Lacoste получили возможность одобрять или блокировать транзакции всего одним кликом.

Кроме того, была организована круглосуточная служба поддержки бизнес-путешественников. Ранее в случае чрезвычайных ситуаций, например, отмены или переноса рейсов, сотрудники были вынуждены обращаться лично к г-ну Рентериа.

«Как раз во время поездки наших сотрудников на ежегодную конференцию по продажам начался сильнейший снежный буран. Зная о поддержке со стороны тревел-агентов компании Egencia, я мог быть уверен в том, что они помогут всем деловым путешественникам поменять бронь и без проблем добраться до места назначения. Я же в это время смог заняться решением более важных задач», — заявил г-н Рентериа.

Также Egencia ввела в действие программу централизованного управления счетами для более четкой и прозрачной отчетности и системы возмещения затрат в командировках. Это позволило Lacoste не только оптимизировать расходы, но и создать дополнительную мотивационную программу для сотрудников. Новая система нематериального поощрения стимулирует деловых путешественников добиваться наивысших показателей соответствия тревел-политике, используя только минимальные корпоративные тарифы бронирования и экономя тревел-бюджет компании.

Результаты

• Egencia запустила новую тревел-программу Lacoste в течение недели;

• процесс предварительной авторизации бизнес-поездок стал занимать несколько секунд и может осуществляться даже с мобильных устройств;

• показатель использования корпоративных инструментов онлайн-бронирования составил 93%, что положительно повлияло на уровень compliance;

• команде тревел-менеджеров Lacoste удалось сократить время, затрачиваемое на управление деловыми поездками, на 4 недели в год;

• система отчетности Egencia, работающая в режиме реального времени, позволила Lacoste легко и просто отслеживать расходы и определять, где требуется вмешательство;

• цена авиабилетов сократилась на 23%, соответственно, снизились расходы на воздушные перевозки;

• в Lacoste стали использовать отельную программу Egencia с выгодными ценами на проживание и широким набором услуг, включенных в стоимость (паркинг, интернет-доступ, завтрак и др.);

• Тревел-менеджер компании Фернандо Рентериа разделил бизнес-путешественников компании по 10 регионам, при этом была создана отдельная группа для топ-менеджеров. Для каждой группы установлены определенные правила, параметры, тревел-бюджет, а также специальные ризон-коды, позволяющие объяснить, в каких случаях путешественник выходит за рамки тревел-политики.