Сегодня все только и говорят о тревел-данных. Как их собирать, анализировать, как с ними работать, рассказывают на каждой второй, если не первой образовательной конференции для профессионалов отрасли. Почему? Именно big data позволяют найти новые «рычаги» для экономии. За рубежом аналитика такой информации уже даже не тренд, а обыденность. В российских компаниях все только если не начинается, то только входит в колею...
Готовы ли тревел-менеджеры примерить на себя роль аналитика? Юлия Жогло, менеджер по организации поездок и корпоративных мероприятий в «МегаФон», считает, что наставником в этом деле для специалистов должны быть тревел-агентства. Поведение сотрудников при бронировании командировки здесь анализируют совместно с TMC.
Наиболее «перспективными» для аналитики и последующей экономии эксперт считает расходы на отели. «Здесь с поставщиками легче работать, причем, бывает, что они сами выходят на клиента с интересными предложениями, — делится спикер. — С авиакомпаниями все сложнее: здесь скидка зависит от объемов». Специальные тарифы гостиниц при условии прямого сотрудничества зачастую даже ниже тех, которые предлагает агентство. «Это один из рычагов по оптимизации, экономии тревел-расходов. И, на мой взгляд, самый действенный», — отмечает Юлия.
А вот в BNS Group одним отчетом от агентства не ограничиваются: здесь есть внутренняя система анализа тревел-расходов. «Это развернутая таблица, которую мы составляем ежемесячно, — поясняет Юлия Евлахова, руководитель отдела организации деловых поездок в компании. — Все затраты в нее заносятся по категориям. В ней же прописаны формулы, которые позволяют выявить превышение средней стоимости командировки в различных разрезах: например, по дирекциям». Допустим, если таблица показывает рост затрат на 5-10% по бизнес-поездкам членов правления, в BNS Group проводят детальный разбор, почему произошел «сбой». Причиной может быть срочное оформление командировки, то есть менее чем за три дня, объясняет Юлия. «Понимая общую тенденцию в процентном соотношении по каждому разрезу, мы углубляемся и выясняем, почему это произошло. В нашем конкретном случае — были ли нарушены сроки бронирования в целях компании или по халатности сотрудника», — комментирует эксперт.
Потом в компании так же, как и в «МегаФоне», работают с отелями напрямую. «У командированных сотрудников есть корпоративные карты, которые позволяют им бронировать отель напрямую, и здесь мы очень экономим средства, — говорит Юлия. — Мы запрашиваем стоимость гостиницы у нашего тревел-менеджера, сравниваем ее с той, что предлагают сторонние сайты, в том числе booking.com, или запрашиваем ее напрямую. А потом выбираем самое выгодное предложение».
И это не все. Два года назад в BNS Group приняли решение пересадить всех сотрудников на «Аэроэкспресс» в дневное время. В итоге бизнес-туристы сказали за это «спасибо»: они сэкономили значительное время на дороге до аэропорта. «Ну и „Аэроэкспресс“ — транспорт комфортный, ничего плохого в нем нет», — резюмирует эксперт.
Пускаем корни
Вообще анализ тревел-расходов можно свести к пониманию трех основ, которые применимы к каждой категории закупок:
• Тип сервиса или продукта;
• Поведение сотрудника при бронировании;
• Бизнес-драйвер («контекст») платежа.
Проще говоря, нужно смотреть на то, что, как и зачем покупается.
Эксперты CWT предлагают свой подход к анализу затрат на командировки. Условно они называют его «деревом принятия решений» (T&E Decision Tree). Комплексность и большой объем тревел-данных затрудняет управление и оценку закупочного процесса, обращают внимание в агентстве. Схема T&E Decision Tree «аккумулирует» эту информацию и не дает ей потеряться. «Подход позволяет руководителям грамотно тратить деньги, при этом способствует повышению безопасности сотрудника в поездке, соблюдению тревел-политики и улучшению его опыта в командировке», — говорят аналитики.
T&E Decision Tree включает пять категорий расходов, связанных с командировкой. Если начинать с основания дерева, это:
• Услуги, забронированные TMC — как правило, отель и аренда машины;
• Дополнительные сервисы, позже добавленные путешественником для бронирования агентством. К ним можно отнести, например, GPS-навигацию;
• Услуги, купленные не через агентство (перелет, отель или трансфер);
• Дополнительные сервисы, которыми сотрудник воспользовался во время поездки (ранее они не были забронированы);
• Прочие услуги (канцелярские товары, поездка до места работы и обратно на личном автомобиле).
Отправной точкой для анализа расходов Тravel&Еxpense служат данные, полученные из систем отчетности, кредитных, lodge-карт или системы бухгалтерского учета.
T&E Decision Tree не просто теория, говорят в CWT. В компании уже разобрали по новой схеме около 300 тысяч транзакций и готовы поделиться результатами своего исследования. Что важно: система настолько понятна, что в ней без труда может разобраться любой специалист, не имеющий экономического образования.
Примеряем листву
Первый шаг к пониманию T&E — определение доли расходов, связанных именно с командировкой. В некоторых организациях клиентская сеть может быть преимущественно локальной (особенно в крупных городах), в то время как в других сотрудники путешествуют на большие расстояния (для поддержания прочных отношений с клиентами). Однако и в том, и в другом случае «блоки» тревел-транзакций имеют хотя бы одну из следующих категорий: авиаперелет, отель или аренду машины.
На рисунке показано разделение расходов на командировочные и некомандировочные:
Помимо авиаперелета, отеля и аренды машины, командировка предполагает расходы на питание, такси по городу, оплату парковки. Это и есть дополнительные издержки. Их объем зависит от компании, длительности пребывания в поездке и поведения сотрудника. В среднем эта статья составляет 15%.
Далее дополнительные расходы следует разбить на подкатегории. К слову, встречи и мероприятия (meetings & events), к которым можно отнести командные встречи, обучающие программы, конференции, занимают в этом списке первую строчку. Их детальный анализ — первый шаг к оптимизации, убеждены в CWT.
На авиаперелеты, отели и аренду автомобиля приходится примерно половина всех расходов Т&Е. Покупку этих услуг обычно берет на себя агентство, что связано не только с экономией, но и вопросом безопасности сотрудника в поездке. Резервирование по корпоративным каналам (то есть через TMC) позволяет тревел-менеджерам отслеживать перемещение бизнес-туриста.
Бронирование командировки без участия агентства называют открытым. Для компании оно может обернуться утечкой информации. В целом, по данным CWT, на открытые каналы приходится 15% T&E. Причем чаще всего таким образом сотрудники бронируют отели (73%).
Расходы на услуги, приобретенные с помощью корпоративных каналов, далее можно поделить на совершенные при участии агентства и сделанные самостоятельно. К последним эксперты относят провоз багажа или дополнительное место для ног на борту самолета; повышение категории номера или платные ТВ-каналы; страховку; использование GPS-навигатора.
Бывает, что путешественнику выдается один недетализированный чек, обращают внимание в CWT. Например, за проживание в отеле, услуги прачечной и обеда в номере. Прачечная и столовая в данном случае и есть дополнительные издержки (разница между итоговой суммой и той, на которую агентство забронировало номер). На рисунке видно, что дополнительные расходы составляют 2% от общей суммы T&E.
Система T&E Decision Tree помогает оптимизировать тревел-затраты различными способами, убеждены эксперты. Например, путем анализа расходов, сделанных вне корпоративных каналов бронирования. Здесь важно понять, почему, занимаясь организацией командировки, сотрудники не обратились к агентству.
Серьезную долю в стоимости поездки составляют именно дополнительные расходы. Опираясь на первый уровень T&E Decision Tree, эксперты CWT оценивают среднюю стоимость командировки в 975$, причем дополнительные издержки составляют почти четверть этой суммы.
Средняя стоимость командировки может быть рассчитана для разных типов деловых путешествий и необходима для грамотного бенчмаркинга, уточняют аналитики. Путешественники и тревел-менеджеры могут использовать эти показатели при утверждении поездки. Возьмем, к примеру, перелет Чикаго-Нью-Йорк, который стоит $400 (в обе стороны). Если исходить из того, что стоимость авиабилетов на этом маршруте должна составлять около 40% от общей стоимости поездки, то сотруднику (или тревел-менеджеру) следует ориентироваться на общую стоимость командировки в $1000.
Но вернемся к дополнительным расходам. Чтобы понять, какие именно дополнительные услуги покупают путешественники в случае с авиакомпаниями, эксперты рекомендуют составить таблицу с указанием названий авиаперевозчиков и стоимости транзакции по каждой. В общем и целом, по подсчетам CWT, на дополнительные услуги при перелетах уходит до 2% от общих затрат на авиа. Причем 90% из них «съедает» провоз багажа, 4% «забирает» опция «возможность вносить изменения в рейс», еще 4% — выбор места на борту и около 1% — доступ к Wi-Fi.
Дополнительные расходы составляют 4% общего объема затрат на проживание. И все иначе с арендой автомобиля. Здесь дополнительные издержки могут быть весьма значительны — в 30% случаев чек превышает первоначальную сумму на $50 и более. В среднем это на 67% больше нормы, что связано в первую очередь с налогами и сборами, которые могут быть особенно высоки в пунктах автопроката при аэропорте, страховкой, навигацией, повышением класса автомобиля и так далее.
Вообще расходы T&E, которые условно делятся на командировочные и некомандировочные, должны отражать корпоративные приоритеты, говорят эксперт CWT. Глобальное расширение бизнеса обычно сопровождается ростом командировочных, а «заморозка» деловых путешествий, напротив, должна привести к росту затрат, с поездкой не связанных.
Чтобы оптимизировать некомандировочные затраты, следует разбить их на подкатегории. Например, если стоимость деловых обедов вас смущает, стоит проанализировать соглашения поставщика с местными ресторанами или кейтеринговыми службами.
Затраты в рамках открытого бронирования можно разделить на перелеты, отель и аренду автомобиля. Далее — рассмотреть и выделить поставщиков с наибольшей долей таких бронирований (например, лоукостеры, P2P-сервисы).
Для снижения уже дополнительных расходов, рассмотрите возможность проведения переговоров с провайдерами популярных дополнительных услуг, таких как GPS-навигация. «И не забудьте проанализировать данные поставщика, чтобы понять, не платит ли сотрудник за услуги, которые уже включены в оговоренную цену», — замечают в CWT.
T&E Decision Tree позволяет по-новому оценить, как и почему тратят деньги командированные сотрудники. Более того, определить «слабые» места вашей тревел-политики, которые требуют доработки, говорят аналитики.
Преимущества данного подхода они видят в следующем:
• Стратегическая перспектива: оценивая пять важных категорий расходов, T&E Decision Tree дает единое представление о структуре спроса со стороны путешественников и их поведении.
• Простота: подход позволяет сделать визуально простые выводы, в том числе в цифрах, которые легко интерпретировать.
• Гибкость: схема может быть расширена за счет интеграции новых подкатегорий и алгоритмов (при необходимости) с целью анализа других аспектов тревела. Например, способов оплаты, используемых сотрудником.
Чтобы повысить уровень соответствия сотрудников тревел-политике, многие компании регулярно анализируют одну или две категории, например, бронирования, сделанные вне корпоративного OBT, и дополнительные расходы. Авторы же этой методологии выступают за анализ сразу пяти аспектов тревела, в комплексе. Это позволяет компании выделять приоритеты и основные стратегические направления для оптимизации расходов. «Речь действительно о новом, структурном подходе к анализу затрат на командировки», — подчеркивают в CWT.
Марина Осипова,
по материалам исследования Carlson Wagonlit Travel
