Отраслевой опрос, проведенный изданием Buying Business Travel в преддверии BBT Forum 2025, показал, что с одним бизнес-тревел-агентством работает половина корпоративных заказчиков, с несколькими — 31%, без TMC обходятся 19% респондентов. Тем временем 10% за последнее время стали сотрудничать с агентством, а 6%, напротив, не так давно начали организовывать командировки самостоятельно.
Таким образом, подход к тревел-менеджменту остается неоднозначным. Плюсы и минусы выбранных вариантов уже очно обсудили эксперты BBT Forum 7 апреля в отеле Radisson Blu Olympiyskiy 5*. Модератором сессии «Вечная история. С агентством или без?» выступила Олеся Иванова, исполнительный директор «Агентства Авиа Центр».
TMC выполняет целый ряд функций, отметил участник дискуссии и директор по развитию Smartway Илья Вагнер. В первую очередь это обработка запросов клиентов, которая может осуществляться как вручную, так и с помощью онлайн-технологий — систем OBT. Сотрудники агентства могут предлагать различные маршрутные решения, осуществлять согласование поездок с учетом тревел-политики и контролировать ее соблюдение. Кроме того, агентства предоставляют клиентам гибкость в условиях оплаты.
«Не менее важна технология, помогающая в загрузке списков сотрудников, различных критериев, тегов, аналитики, передачи данных в систему заказчика. А также выполнение других операций, в том числе по обмену/возврату билетов и коммуникации с поставщиками», — добавил он.
СПАО «Ингосстрах», имеющее разветвленную сеть филиалов и большие объемы деловых поездок, уже больше десяти лет привлекает к организации командировок бизнес-тревел-агентство.
«Наш сотрудник получает в одном „комплекте“ практически всё: от оформления приказа на командировку до отчетности по деловой поездке», — рассказала Ольга Крылова, начальник службы отдела протокола Департамента внешних связей компании.
Также для бизнес-туристов определены четкие лимиты, они бронируют командировки строго в рамках тревел-политики.
А вот ПАО «Совкомбанк» с количеством командировок в квартал от 10 тысяч, а в высокий — от 15 тысяч пошел по пути создания отдела бронирования внутри организации.
«Еще пять лет назад, чтобы забронировать деловую поездку, нашим сотрудникам нужно было преодолеть своеобразный квест: они либо обращались к офис-менеджеру по электронной почте, и это занимало много времени, потому что он мог не сразу ответить, либо действовали по другой схеме — брали аванс и отчитывались уже после путешествия, что было очень трудоемко для нашей бухгалтерии», — поделилась Евгения Кузнецова, начальник отдела по организации деловых поездок банка.
Созданный как сервисное и контролирующее подразделение, отдел помогает сотрудникам с подбором оптимального маршрута, контролирует соблюдение тревел-политики и также оптимизирует затраты на поездку.
«А для бесперебойного оформления услуг у нас действует мультиагентская схема — это два личных кабинета двух агентств», — рассказала эксперт.
В компании полностью ушли от сбора бумажных отчетных документов, в том числе посадочных талонов, и получают справки о совершенных перелетах от агентств.
Еще одним решением для бизнеса может стать аутсорсинговое агентство. В случае с «Центром корпоративных решений», выросшим из Объединенного центра обслуживания группы в металлургии и ставшим самостоятельной сервисной организацией, число клиентов из разных сфер и индустрий составило 70 тысяч.
«У нас единый подход, и он технологический. Вдобавок, мы предоставляем консолидированную экспертизу, — взяла слово Виктория Литорина, руководитель по коммуникациям и организации мероприятий компании. — Эффективность командировки и, собственно, снижение ее стоимости — это наша ключевая ценность».
Она рассказала, что нередко клиенты полагают, что экспертиза Центра — это дорого. Тогда приходится разъяснять, что, если посчитать затраты на бизнес-тревел, аналитику, формирование рабочей тревел-политики, обработку командировок и многое другое, становится понятно, насколько это колоссальный объем задач.
Экспертиза важна многосторонняя, в том числе с точки зрения насмотренности, присоединилась к обсуждению Екатерина Спектор, сооснователь агентства Katana Event.
«По своему опыту в event-индустрии скажу, что дешевле взять тот самый аутсорс в агентстве, особенно когда речь идет о крупных мероприятиях. Тогда компания может спокойно заниматься планированием, бренд-маркетингом, стратегиями. А вот операционный менеджмент пусть останется за агентством, это действительно экспертиза и время!» — призвала эксперт.
Также она отметила, что, несмотря на прямые контакты с поставщиками, ее коллеги, к примеру, бронируют билеты через сервисное агентство, потому что оператор в мессенджере всегда подберет наилучший вариант.
Остановились эксперты и на том, как в компаниях решают вопросы организации вахты сотрудников, а также поездок высшего руководства. Как оказалось, в целом с решением таких задач текущие агентства справляются.«В эпоху, когда думают, как колонизировать Марс, развивать искусственный интеллект, чаты GPT и прочее, я по-прежнему верю и очень радуюсь, что человеку нужен человек», — сказала Екатерина Спектор.
«Действительно, работа вахтовым методом — намечающаяся тенденция. И мне точно нужна будет экспертиза у тех, кто уже собаку съел именно на этом процессе. А что касается топ-менеджмента, то тут надо понимать, какие у него требования. Если вполне себе демократичные, то тогда, вероятно, хватит обычного агентства с сервисной поддержкой 24/7, правда с выделенными под эту категорию сотрудников, агентами, которые будут обрабатывать их заказы в приоритетном порядке», — высказалась г-жа Литорина.
По словам директора по развитию Smartway Ильи Вагнера, сегодня корпоративные заказчики начинают организовать вахты через агентство, именно в силу специфики этого процесса.
«В настоящее время, когда на рынке появляются специальные тарифы для вахтовых пассажиров, весь процесс стал выгодным, а значит, уже можно обращаться в агентство, а не просто раздавать веером деньги сотрудникам», — отметил спикер.
Вообще работать напрямую с корпоративными заказчиками — очень непросто, резюмировали участники дискуссии. Условно, чтобы выписать один билет, необходимо задействовать специалистов трех разных департаментов. Это очень дорого с точки зрения времени. Поэтому ответ на вопрос «С агентством или без?» у экспертов один — только с агентством!
Генеральный партнер форума: Группа Мантера.
Площадка-партнер: Radisson Blu Olympiyskiy 5*.
Организационный партнер: Katana Event.
Партнер по регистрации: Ruvents.
Технический партнер: М.Тех.
Стратегические партнеры: Corteos, «Островок», S7, «Агентство Авиа Центр», ZCTS, Radisson Hotel Group.
Партнеры: «Миллениум — командировочные решения», i’way, «ЗИЛАНТ — Бизнес Путешествия», Satguru Travel Global TMC, T3 Hotel, Демлинк, FCM Travel Solutions, Smartway, ATH group of companies, кейтеринговая компания «Kostis», Учебный центр «Юпитер», «Мой агент».
Мария Коваль
