В последнее время фразы «Сделайте нам мероприятие в бюджете прошлого года» или «денег нет, но придумайте что-нибудь» стали привычными для MICE-организаторов. Но где проходит та тонкая грань, за которой экономия превращается в репутационные риски? Как не перейти её и сохранить эффективность? Ответы на эти вопросы искали представители заказчиков, технических подрядчиков и площадок на сессии «Навигация бюджета 2026: как не сесть на мель между площадкой, технологиями и ожиданиями клиента» в рамках Форума BBT 2026, который состоялся в Radisson Blu Olympiyskiy Hotel 5* 20 апреля.
Главный вектор сессии задала её модератор Мария Васильева, совладелец IVS Group, предложив экспертам порассуждать, есть ли в принципе «разумный минимум» и что ни при каких обстоятельствах не подлежит секвестированию.
Первой взяла слово Мария Самсонова, руководитель направления по организации деловых поездок и мероприятий Циана. Спикер знает не понаслышке: идея сделать событие «за ноль» кажется привлекательной только на первый взгляд. Ведь организация выездного события требует инспекций, поиска площадки, обзвонов, на что в среднем уходит от двух до пяти дней работы менеджера. Эти трудозатраты не видны в смете.
«И получается, что мероприятие „за ноль“ — это условный ноль», — подчеркнула она.
Мария Самсонова привела пример из практики: компании нужно было организовать мероприятие за рубежом, и команда первоначально решила попробовать сделать всё самостоятельно. Отель был найден по цене 650 долларов за ночь. При том что у агентства-партнёра он «продавался» за 505 долларов.
«В итоге благодаря отельной базе и работе подрядчика мы сэкономили на этом выезде более 15 тысяч долларов. И это ещё с учётом его комиссии», — сказала эксперт.
Приведённый кейс разрушает главный миф: что агентства — лишнее звено, которое только увеличивает стоимость.
«Прежде чем сокращать бюджет, просто посчитайте этот ноль», — посоветовала г-жа Самсонова.
И добавила, что у агентств есть не только база, но и экспертиза, а ещё, что для организатора тоже важно, единая точка ответственности. Кто-то заболел? Что-то пошло не так? Партнёр разрешит ситуацию незаметно для заказчика.
«Когда вы делаете всё сами, ответственность лежит на вас. Когда есть профессиональная команда — стресса меньше», — считает спикер.
Если с общей экономией ситуация более-менее ясна, то отдельные крупные статьи расходов требуют особого внимания. Как, например, не позволить технической составляющей «потопить» бюджет?
И вновь Мария Самсонова привела случай из практики. Во время проведения мероприятия для IT-специалистов в Московской области подрядчик настоятельно рекомендовал выделенный интернет, но организаторы решили сэкономить: «Есть же Wi-Fi в отеле, разберёмся». В итоге основная бизнес-задача была решена частично.
«Уже в первый день вся наша дружная команда „положила“ Wi-Fi отеля напрочь, — рассказала спикер. — Вместо того чтобы генерировать идеи, команда пыталась наладить связь».
Экономия оказалась неэкономной: команды не успели завершить проекты к дедлайну, эффективность мероприятия сильно упала. Стоимость интернета, предложенная подрядчиком, оказалась не сопоставимой с потерями эффективности мероприятия.
«Таким образом, техническое сопровождение — очень важная статья бюджета мероприятия, на которой точно не стоит экономить», — подчеркнула Мария.
А какие расходы «неприкасаемы» при бронировании площадки? Поделилась мнением уже Вера Колоскова, региональный директор по продажам в России, СНГ и Грузии Radisson Hotel Group.
«На мой взгляд, неприкасаемая статья бюджета — это питание. Именно здесь экономия недопустима, и дело не только в стоимости продуктов. Снижение затрат на эту сферу напрямую сказывается на ассортименте блюд, а порой и на их качестве. Для гостей и клиентов, которые проводят деловые встречи, конференции или торжественные мероприятия, уровень питания — один из ключевых показателей успеха. Плохое меню или скудный выбор могут свести на нет все впечатления от события. Поэтому мы всегда оставляем эту статью бюджета в приоритете. Все остальные статьи затрат можно обсуждать и оптимизировать в зависимости от пожеланий и ожиданий клиента», — ответила спикер.
По её словам, тенденция к сокращению бюджетов ощутима. Вдобавок, непростая ситуация складывается с глубиной бронирования, загрузкой отелей особенно на южном направлении — в Сочи, Ростове, Краснодаре.
Не стоит также экономить в MICE на технологиях, которые лишь повышают эффективность проекта. Об этом говорил уже Руслан Демьяненко, директор Event Rocks.
Эксперт рассказал о трёх форматах, где технологии действительно помогают. Первый — замена физического выезда виртуальным. К примеру, с помощью мобильного приложения в форме игры крупной компании удалось обучить бережливому производству почти тысячу человек без отрыва от работы.
Второй формат — распределённые мероприятия. Когда участники находятся в разных регионах, но технологии объединяют их в единое информационное пространство и, как следствие, в единую команду.
«Не обязательно проводить одно большое мероприятие и везти на него участников со всей страны, иногда не менее эффективным для достижения цели могут быть несколько отдельных небольших ивентов в городах присутствия. Главное — чтобы было общее цифровое пространство, связывающее всех участников», — подчеркнул спикер.
При третьем формате — выездном мероприятии — технологии работают на вовлечённость и снижение рисков.
«Мы ловим все изменения на лету. К примеру, если спикер не доехал, расписание изменилось, мы вносим новые данные в систему, отправляем пуш-уведомление участникам. И всё, возможный негатив от этих изменений нивелирован», — отметил Руслан Демьяненко.
Такой подход заметно снижает нагрузку на организаторов и агентство. Кроме того, появляется долгосрочная ценность: можно вовлекать аудиторию за месяц до мероприятия, продлевая эффект от события.
На вопрос о сроках подготовки приложений спикер ответил, что обычно на это уходит около месяца. В экстренных случаях, если весь контент уже готов, можно уложиться и в пару дней.
Однако даже самое быстрое и качественное приложение не компенсирует просадки в базовых элементах события — звуке, свете или визуальной части, отмечает Михаил Калитин, сооснователь и генеральный директор Structura.
Компания работает с масштабными государственными проектами, такими как БРИКС и ПМЭФ. При этом, по словам Михаила, ключевые принципы не зависят от масштаба: эффективность одинаково важна как для крупных, так и для камерных мероприятий.
Основные сложности, как правило, возникают на этапе работы с бюджетом.
«Часто запрос формулируется как стремление к оптимизации, но решения принимаются без учёта их влияния на итоговый результат. При этом эффективность — это не просто сокращение затрат, а грамотная работа с приоритетами», — отметил он.
Эксперт выделяет два подхода к построению проекта. Первый — когда бюджет и задачи зафиксированы заранее и команда подбирает решения, исходя из этих вводных, а второй — когда проект изначально формируется в одном виде, а затем проходит через серию сокращений, что неизбежно влияет на качество реализации.
Отдельное внимание Михаил уделяет управлению рисками в условиях ограниченного бюджета. В частности, он рекомендует избегать избыточной фрагментации подрядчиков.
«Когда разные блоки реализуются несколькими командами, в случае сбоев зона ответственности размывается. Это усложняет управление и влияет на итоговое качество. Комплексный подход позволяет сохранить управляемость и предсказуемость результата», — пояснил г-н Калитин.
В этом контексте агентство, технический продакшен и площадка рассматриваются не как отдельные статьи затрат, а как единая система, работающая на общую цель.
Как резюмировали участники дискуссии, успех мероприятия определяется не столько объёмом бюджета, сколько точностью принятых решений и качеством их реализации. Именно это позволяет достигать сильного результата даже в условиях ограничений.
Подводя итоги сессии, Мария Васильева выразила надежду, что эксперты дали гостям форума необходимый инструмент — ту самую «лопату» для строительства эффективных мероприятий.
«Стремление свести бюджет к нулю неверно. Во всём должен быть смысл и разумный минимум. Надеюсь, теперь вы подойдёте к своим сметам иначе — с пониманием, как выстраивать диалог и с площадкой, и с технологическим и техническим подрядчиками», — заключила модератор встречи.
Мария Коваль
