По прогнозам одной из ведущих глобальных ТМС и провайдера онлайн-решений для делового туризма Egencia, на фоне растущего спроса со стороны покупателей в наступающем году многие поставщики тревел-услуг повысят цены. Именно поэтому, объясняют в компании, сейчас гораздо важнее, чем когда-либо, сосредоточиться на стратегии оптимизации расходов на командировки. Эксперты предлагают тревел-менеджерам некоторые рекомендации, которые те могут использовать в условиях подорожания авиаперевозок и размещения в гостиницах.
Главное, что нужно сделать, — это проанализировать и обеспечить выполнение тревел-политики. Только она — основа любой успешной корпоративной программы по управлению деловыми поездками.
И начать лучше с того, что обозначить группы путешественников и установить для каждой конкретные требования и лимиты, основанные на той или иной ответственности, роли или функции. К примеру, каждая из них может получить доступ к отелям определенного уровня: средний для рядовых сотрудников и премиум для руководства или в случае возмещения стоимости клиентом.
Сделайте так, чтобы сотрудникам было легко руководствоваться выбранными вами опциями во время покупки. Постарайтесь выделить для них наилучшие варианты поездки. При этом активно общайтесь с сотрудниками и дайте понять каждому без исключения, насколько важно соблюдать правила.
Для этого:
1. Предоставьте альтернативные варианты путешествия в рамках тревел-политики, когда сотрудник делает выбор с ее нарушением.
2. Требуйте от сотрудников объяснить выбор в случае, если он отказывается от предпочтительного поставщика.
3. Настройте отправление уведомлений на электронную почту руководителя, если покупка совершается вне тревел-политики.
4. Отслеживайте сотрудников, бронирующих услуги «на свое усмотрение». Озвучьте последствия, которые им грозят в случае нарушений, и управляйте их поведением на последнем шаге оформления заказа. Ну и не лишним будет сделать так, чтобы путешественники могли обсудить между собой преимущества соблюдения тревел-политики в корпоративных социальных сетях или интранете.
Эксперты обращают внимание на то, что многие дополнительные расходы при первоначальном заказе появляются не сразу, а только после того, как покупка в торговой точке завершена. Поэтому сотрудникам следует тщательно сравнивать и изучать все сопутствующие сборы, прежде чем они завершат бронирование. Для этого тревел-менеджерам стоит потратить время на проведение образовательных семинаров на эту тему. В дополнение — попросить каждый департамент управлять конкретным и подотчетным тревел-бюджетом. А для самих путешественников можно составлять подробные отчеты, чтобы помочь им контролировать траты.
Лучше при этом, чтобы тревел-политика была доступна в режиме онлайн или размещалась на внутреннем сайте компании. Путешественники должны регулярно получать информацию о ее изменениях и обновлениях, данные о специальных предложениях той или иной гостиницы или особых услугах, заложенных в стоимость корпоративного договора.
Экономим на авиаперевозках
Прежде всего, чтобы сэкономить на авиаперевозках, эксперты советуют приобретать невозвратные билеты — обычно они дешевле возвратных. И в большинстве случаев экономия тогда больше, чем при аннулировании заказа.
Бронировать перелет лучше онлайн, а не через агента. Чем больше путешественников это сделают, тем лучшую среднюю стоимость билета (ATP) вы получите. Так, клиенты Egencia серьезно сэкономили на покупке билетов point to point онлайн, — в сравнении с оффлайном. При сравнении вариантов в интерактивном режиме деловые путешественники скорее ориентируются на более низкие тарифы. Этот эффект получил название Visual Guilt, и суть его заключается в том, что деньги компании, потраченные на командировку, сотрудник тратит с мыслью, будто это его собственный бюджет.
И попросите путешественников оставлять минимум двухчасовое «окно» между пересадками: исследование показало, что это также может значительно повлиять на стоимость перелета.
Договоритесь о соответствующих статусу пассажира привилегиях. В частности, элитный статус дает пассажиру «легкость передвижения» и предполагает экономию расходов, то есть отказ от сбора за регистрацию багажа, приоритетную регистрацию на рейс и посадку/
На условиях отелей
В вопросе снижения тарифов гостиницы могут быть более несговорчивы. Однако всегда есть выход — договориться с ними о дополнительных услугах и выгодах, которые станут для вас неплохим подспорьем.
Они могут включать:
• информацию о свободных номерах, которая обновляется в интерактивном режиме;
• индивидуальные сроки для отмены брони (вплоть до 18 часов дня приезда);
• отмену закрытых для бронирования дат;
• бесплатный Wi-Fi, завтрак и парковку.
Обязательно расскажите путешественникам о наличии этих преимуществ, наладив с ними коммуникацию — устную, через интранет или корпоративный сайт.
Сократить затраты можно и за счет выбора отеля «по нисходящей»: пусть разница будет даже в 1\2 звезды (от гостиницы 4* к 3,5*). Сбережения будут существенными, а услуги/номер, который в итоге получит путешественник, — такими же.
Попробуйте обозначить возможные пределы (лимиты) отельных тарифов, допустимые для вас за ночь. Не забудьте их периодически обновлять в соответствии с динамикой рынка. Многие компании сегодня устанавливают максимально допустимые отельные ставки в зависимости от региона (Европа, Северная Америка, АТР), однако не берут во внимание средние расценки за проживание в гостинице в конкретных городах. Выясните это значение для средств размещения среднеценового сегмента, отелей люкс и так далее.
Если вы ориентируетесь на порог отельных тарифов в отношении городов/регионов, то, возможно, захотите узнать ADR в той или иной гостинице на определенном направлении за последние 12 месяцев, а затем взять за основу цифру на 5% ниже этой ставки. И это будет весьма эффективным способом снизить тревел-расходы.
Когда с лимитом все ясно, остается убедить путешественников бронировать гостиницу, не выходя за его границы. Важно донести до сотрудников, насколько значительна их роль в оптимизации тревел-расходов компании.
TMС на страже
Консолидация затрат на командировки через TMC представляет собой один из наиболее важных на сегодняшний день способов контроля. Иначе довольно сложно, а порой даже невозможно управлять тревел-расходами и быть уверенным в том, что получаешь лучшие цены на авиабилеты и отели. Консолидация помогает сократить затраты, выступая гарантом того, что сотрудники всегда будут опираться на тревел-политику компании и смогут совершить покупку по договорной стоимости на момент совершения сделки, считают эксперты.
В сочетании с сильным инструментом отчетности консолидация обеспечивает полную прозрачность расходов, необходимую для эффективного управления тревел-программой и повышения к ней лояльности со стороны путешественников.
Организации могут также воспользоваться преимуществами больших скидок и льгот, о которых уже договорилась их TMC. Во многих случаях тревел-агентства способны укрепить покупательную способность широкого круга клиентов и предложить льготные тарифы, договориться о которых в одиночку компании не под силу. К примеру, программа Egencia Preferred Rate предлагает дополнительную скидку до 40% от тарифа у стойки или опубликованного на сайте плюс такие удобства, как бесплатный Интернет и завтрак.
............................................................................................................
Тарифы авиакомпаний и отелей будут расти, признают аналитики, но не нужно воспринимать это как трагедию. Путем укрепления тревел-политики, постоянного просвещения путешественников и благодаря «маленьким хитростям» (некоторые из них вам теперь известны) вы можете не просто сохранить расходы на командировки на прежнем уровне, но и сократить их. При этом не снижая требования к сервису, комфорту и безопасности сотрудников.
По материалам Egencia
