За последние годы роль тревел-менеджеров существенно изменилась. Сегодня они должны не просто обеспечивать авиабилетами и гостиницами деловых путешественников, но делать это по лучшей цене и в рамках тревел-политики, анализировать огромные объемы данных, прогнозировать, эффективно управлять закупками и вести переговоры с поставщиками, заботиться о безопасности и комфорте командированных сотрудников... Они — настоящие стратеги и управленцы, которые экономят корпорациям не только деньги, но и время благодаря оптимизации бизнес-процессов. Заменят ли их однажды роботами? Эксперты-футурологи в этом сомневаются, ведь машина не сможет поддержать вас в любую минуту. Но почему бы не взять на вооружение технологические инструменты, превратив их в ту самую волшебную палочку, с которой гораздо проще творить чудеса? Как технологии помогают специалистам по управлению бизнес-поездками в решении ключевых задач, можно рассмотреть на примере продуктов Travelport.
Выбор шире
Независимо от того, кто подбирает вариант маршрута — сотрудник TMC, тревел-менеджер или сам путешественник, большое значение имеет возможность доступа к максимальному количеству предложений во всех точках земного шара. Это позволяет решить проблему лояльности деловых путешественников к тревел-политике и удержать их в рамках предпочтительной системы бронирования, упростить поиск и выбор агенту или организатору командировок в компании.
Travelport предоставляет пользователям своих технологий расширенный контент, который выходит за рамки GDS. К примеру, при поиске проживания вы получите доступ не только к вариантам размещения свыше 320 гостиничных цепочек, но и к уникальным предложениям более 650 тысяч объектов — благодаря решению для бронирования гостиниц Travelport Rooms and More, которое «открывает» контент отельных агрегаторов. Вы получаете дополнительный выбор — от бюджетных вариантов размещения вроде хостелов и Bed&Breakfast до бутик-отелей. Для каждого поиска выдаются предложения в среднем от трех агрегаторов. Расширенный гостиничный контент Travelport также объединяет предложения независимых отелей через продукт Hotelzone.
«Представьте: вы ищете размещение, скажем, в Европе. GDS осуществляет поиск по 38 тысячам предложений в этом регионе, а расширенный контент Travelport дает возможность выбора из более 300 тысяч вариантов!» — рассказывает региональный менеджер по продуктам Travelport Марина Ковшова.
С технологиями Travelport вы сможете забронировать автомобиль в более 36 тысячах пунктов проката, найти и заказать услуги 14-ти железнодорожных сетей, более 400 полносервисных авиакомпаний и сотни лоукостеров. При этом уже более 180 авиаперевозчиков используют инновационные технологии мерчандайзинга Travelport Rich Content and Branding. Это позволяет агентам видеть на экране системы подробную информацию о бренде, семействах тарифов и дополнительных сервисах, причем в том же формате, что и на сайте авиакомпаний, — с иллюстрациями, общепринятыми символами и обозначениями. Данные отображаются на интерактивном дисплее в режиме реального времени в рамках стандартного процесса работы с заказом. То есть весь контент попадает в «одно окно», не нужно отдельно заходить на сайт перевозчика, чтобы, к примеру, выбрать питание на борту или место с дополнительным пространством для ног.
Больше привлекательных тарифов
Сокращение расходов по-прежнему остается одной из наиболее приоритетных задач специалистов по управлению деловыми поездками. И в первую очередь они ищут возможность сэкономить на авиабилетах, ведь на перелеты приходится самая существенная статья тревел-затрат. Стандартный поиск в GDS может выдать слишком дорогие варианты воздушной перевозки только потому, что на указанный день на одном из отрезков маршрута не осталось дешевых мест. Инструмент Travelport e-Pricing осуществляет гибкий поиск с учетом различных параметров. К примеру, можно подобрать варианты со смещением дат на несколько дней или с вылетом из альтернативных пунктов назначения и аэропортов. Или отсортировать предложения конкретного перевозчика, по определенной цене, выбранным точкам маршрута.
«В e-Pricing заложены усовершенствованные алгоритмы поиска тарифов, обрабатываются миллионы опций. Это дает возможность найти действительно лучшие цены на нужный перелет и предложить клиенту больший диапазон оптимальных вариантов маршрута, — поясняет г-жа Ковшова. — Технологией обеспечены все системы бронирования Travelport. Пользоваться ею могут как агентства, так и сами путешественники, если заказывают тревел-услуги через инструменты, созданные на основе наших программных интерфейсов, то есть с нашими API. К примеру, тот же TripGate или другие online booking tools — как b2c, так и b2b».
Чтобы повысить качество результатов выдачи предложений, агентства, включая OTA, также могут воспользоваться дополнительным продуктом — Search Control Console, с которым легко настроить поиск авиабилетов по более чем 35 параметрам. «Он позволяет регулировать логику поиска наименьших тарифов, указав приоритетный порядок предоставляемых предложений. К примеру, исключить ночные перелеты или установить определенное ограничение для длительности пересадки и так далее. То есть пользователю не нужно будет выбирать из множества вариантов и тратить время на поиск самого релевантного, ведь оптимальный для него результат всегда будет на первой странице поиска», — добавила Марина.
Не выходя за рамки
Впрочем, если деловые путешественники не следуют правилам положения о командировании, ни о какой экономии не может быть и речи. По данным GBTA Foundation Survey, сотрудники, которые выходят за рамки тревел-политики, обходятся компании в среднем более чем на три тысячи долларов дороже, чем «законопослушные». Сколько таких нарушителей в вашей корпорации?
Инструмент самостоятельного бронирования TripGate поможет не только обеспечить соблюдение корпоративной тревел-политики, но и оптимизировать бизнес-процессы, связанные с организацией деловых поездок. В продукте представлены авиаперелеты, гостиницы, железнодорожные перевозки, трансфер.
«К примеру, можно проставить лимиты на проживание в гостиницах в разных городах. В результатах поиска путешественники будут видеть, соответствует данный вариант тревел-политике или нет, — рассказала Марина Ковшова. — В инструменте есть функция проверки наименьшего тарифа — при бронировании он всегда будет выходить в первых строках. И если сотрудник выбирает более дорогой вариант, можно задать в системе, чтобы в этом случае он указывал причину. TripGate автоматизирует процесс согласования командировки: после того, как создается бронирование, уведомление высылается на e-mail менеджера, который утверждает поездку. Все это обеспечивает больший контроль за расходами».
Кроме того, в TripGate можно подключать промотарифы, индивидуальные корпоративные скидки от поставщиков, учитывать и многие другие специфические требования корпоративных клиентов — благодаря гибким настройкам необходимых параметров. Инструмент довольно прост в использовании: он имеет русскоязычный интерфейс, к тому же путешественнику не нужно при каждом бронировании вводить свои данные — они хранятся в системе.
Аналитике — дорогу
Контролировать стоимость заказанных перелетов и соблюдение тревел-политики можно также благодаря решению Travelport Booking Feed, которое в автоматическом режиме собирает всю информацию по бронированиям и оформленным билетам из GDS. Данные поступают по мере внесения изменений по всем полям файла бронирования (PNR).
«Технологический прогресс кардинально изменил возможности по сбору, консолидации и аналитике данных. Почему бы ими не воспользоваться? Travelport Booking Feed — это объем данных, который производится системой бронирования Galileo. В базу поступает информация после каждой транзакции. Если заказываются предложения от отельных агрегаторов на нашем дополнительном продукте Rooms and More, можно настроить создание пассивного бронирования в Galileo: в этом случае в отчетность будут попадать и эти сведения, — отметила г-жа Ковшова. — На основе этих данных можно создавать кастомизированные отчеты, в том числе осуществлять бенчмаркинг. К примеру, если в тревел-политике прописан лимит на билет, можно провести сравнительный анализ бронирований с этой суммой».
Как подчеркнула эксперт, Travelport Booking Feed помогает специалистам по управлению деловыми поездками и в решении других ключевых задач: «Он позволяет предоставить отчет по пассажирам, которые находятся в странах, где происходят форс-мажорные ситуации. Этот инструмент — незаменимый помощник в обеспечении безопасности деловых путешественников».
Кроме того, данные Travelport Booking Feed можно применить и для того, чтобы усилить ваши позиции в переговорах с авиакомпаниями. Продукт позволяет получить достоверную информацию по объему забронированных и оформленных услуг у конкретных поставщиков, проанализировать ее, спрогнозировать дальнейшие затраты и изменение доли рынка. Такие знания точно не будут лишними при принятии различных управленческих решений.
При этом инструмент позволяет агентствам формировать внутренние отчеты, в том числе для корпораций, посредством собственных программ либо разработок третьих сторон. Информация экспортируется в XML и может использоваться сторонними базами данных.
Всегда под рукой
Тревел-менеджер должен позаботиться не только о поддержке тревел-программы, но и самих путешественников. Для них командировки и так сплошной стресс, а тут еще нужно держать в голове информацию по поездке! Обеспечив командированных сотрудников возможностью просматривать данные прямо на ходу со смартфона или планшета, вы точно заслужите их благодарность. Согласно исследованию CWT, с 2009 года рост использования мобильных устройств для получения тревел-информации составил 450%.
«С помощью инструмента Travelport ViewTrip можно проверить самую актуальную информацию по своей поездке. В него автоматически попадают данные обо всех изменениях, которые происходят в системе бронирования, — по заказанным авиабилетам, гостиницам, железнодорожным перевозкам, услугам автопрокатных компаний. При этом путешественнику не нужно устанавливать программное обеспечение — достаточно зайти на сайт, — пояснила Марина Ковшова. — Весной у нас произошло обновление этого продукта. Теперь путешественникам доступна улучшенная версия маршрута. В том числе был изменен дизайн — новая, интуитивная веб-технология ориентирована в первую очередь на пользователей мобильных устройств. Обновленная версия сайта позволяет еще проще и быстрее находить нужную информацию».
Не всегда у путешественника есть доступ к интернету. Но даже в режиме офлайн маршрутная квитанция будет отображаться — инструмент сохраняет кешированновую версию при последнем онлайн-просмотре, рассказала г-жа Ковшова. Помимо этого, агент может отправить на e-mail пассажира маршрут или электронный билет с View Trip в PDF-формате. С View Trip также легко сохранить в календарь информацию о бронированиях, распечатать ее, отправить на почту и так далее.
В маршрутной квитанции ViewTrip в любое время суток можно просмотреть детали поездки — данные о перелете, включая класс обслуживания, терминал вылета, питание, заказанные дополнительные услуги, контакты отеля, место, где забирают и оставляют арендованный автомобиль, номер поезда и информацию о станции прибытия. Кстати, все телефоны и адреса в ViewTrip кликабельны, для них активирована функция телефонного звонка и отображения карты с информацией о местоположении.
Итак, за технологиями — будущее. Благодаря использованию современных инструментов в выигрыше остаются все: и TMC, и корпоративные клиенты, и сами путешественники. Но при их внедрении важен комплексный подход. Travelport — это не просто продукты или решения. Это — открытая платформа, предоставляющая связь между ведущими мировыми провайдерами и покупателями услуг по организации путешествий, где все технологии работают в совместном режиме — на благо тревел-программы, принятой в вашей компании.
Наталья Травова
