Выездные корпоративные мероприятия — это столько ярких эмоций! На общих фотографиях лица участников излучают радость и восторг, и невольно думаешь — как здорово выбираться вот так всем вместе. И неважно — конференция ли это или тимбилдинг в экзотической стране.
На самом деле, за этими улыбками на снимках — большой труд сотни людей. «Если бы только участники знали, сколько вопросов нам приходится решать, они бы точно не смогли полностью насладиться путешествием», — говорят организаторы. А это большая команда, в которую входят event-менеджеры компании-клиента, специалисты MICE-агентства, представители принимающей стороны, авиаперевозчиков, персонал отелей и многие другие.
Действительно, логистика таких MICE-туров, когда речь идет о выезде нескольких сотен, а то и тысячи сотрудников, требует тщательно продуманной технологии: от выдачи документов, бронирования билетов, организации трансферов до регистрации и выезда из отеля. И если не учесть все нюансы, то само мероприятие может просто сорваться, или ваши сотрудники доедут, но дорогой для вас ценой — во всех смыслах этого слова.
Экономика групповой поездки
«Золотым» правилом для корпоративного покупателя при организации группового тура должно стать раннее бронирование. Чем больше времени до выезда, тем больше шансов получить лучшие цены от поставщиков (гостиниц, авиакомпаний). «При заблаговременном, то есть от трех и более месяцев, запросе отель в большинстве случаев дает лучшие групповые тарифы, чем при обращении к нему за 1-2 месяца, — рассказывает Дмитрий Шаньгин, управляющий партнер MICE-агентства RCS-Russian Corporate Services. — Ведь в это время уже практически полностью сформированы индивидуальные заказы, и „групповой“ клиент, пришедший последним, зачастую получает худшие условия».
Конечно, не исключены горящие варианты при недозагрузке отелей в последний момент, но если у компании важное мероприятие, жестко привязанное по срокам, то лучше не рисковать.
То же самое и с отдельными авиаперевозчиками, только здесь сроки для лучшей цены — 5-6 месяцев, а то и больше до вылета. «При заблаговременном запросе стоимость для группы по сравнению с опубликованным индивидуальным тарифом у некоторых авиакомпаний может быть на 10-15% ниже. Если же вы пришлете запрос менее чем за два месяца, то рискуете не только получить цену процентов до 30 выше индивидуальной стоимости, но и оказаться без необходимого количества мест», — замечает г-н Шаньгин.
Эксперт приводит конкретный пример: при перевозке около 70 человек в США, когда до вылета остается шесть месяцев, тариф для группы — 35 тысяч рублей за билет, а индивидуальный — 60 тысяч рублей.
Однако чаще, заказывая групповые перелеты, корпоративные покупатели получают цену все-таки выше индивидуальной стоимости. «Если бронировать блок мест, билеты, как правило, выходят гораздо дороже, нежели если их покупать на конкретные фамилии, — рассказывает Анна Олехейко, руководитель отдела MICE агентства UniFest. — Но в групповом бронировании есть свой „плюс“ — список участников можно корректировать до самого последнего момента».
«В любом случае тариф ниже самого низкого или самым низким не будет, — утверждает Анна Зинковская, директор отдела по взаимодействию с поставщиками агентства делового туризма Continent Express. — Минимально — на уровне 2-ого или 3-ого по стоимости на направлении. Все зависит от ситуации на рейсе и количества командированных сотрудников».
«Клиент часто спрашивает, почему получает цену на групповой билет выше, чем он фактически стоит (например, на сайте авиакомпании) на данный момент. И подтекст такой: „Я же покупаю много, поэтому должно быть дешевле!?“ Приходится объяснять, что авиакомпания продает индивидуальные места на рейс по классам в соответствии с загрузкой самолета: чем больше загружен рейс, тем дороже авиабилеты, — а групповой тариф усредняет стоимость билетов для всей группы», — объясняет Алексей Горшков, управляющий директор Zelenski Destination Management Solutions.
Кроме того, в случае с групповым перелетом будьте готовы столкнуться с очень жесткими условиями выписки билетов: сроки аннуляции, замена фамилии (бывает, что со штрафными санкциями) и другие. «И это с учетом того, что внесен невозвратный депозит», — замечает Анжелика Снитко, менеджер группы закупок услуг по организации мероприятий фармацевтической компании Bayer.
Еще один нюанс — авиакомпании очень редко выделяют более 100 мест на борту. Поэтому при больших группах 200-400 и более человек лучше рассмотреть такие варианты, как разбивка группы на несколько, либо — бронирование чартерного рейса. В последнем случае клиент получает собственный борт с желаемым временем и местом вылета. Да, это самый удобный, но при этом самый трудоемкий для event-менеджеров и дорогой для компании вариант перевозки. «Стоимость билета на индивидуальном чартерном рейсе несравнима со стоимостью кресла на регулярном рейсе, — комментирует г-жа Олехейко. — Ситуация осложняется строгостью внутренних правил безопасности каждого клиента: сколько директоров может лететь одним бортом, максимальное количество сотрудников в самолете, требования к воздушному судну, репутация авиакомпании на рынке и многое другое».
«Отдельного чартера часто требует транспортировка вещей делегатов. Поэтому не забудьте его организовать, когда требуется перевести объемный или тяжелый багаж, — добавляет Азат Мулгимов, генеральный директор Air Charter Service. — Зачастую это спортивный инвентарь или музыкальные инструменты и сценическое оборудование, которые не помещаются в багажное отделение/салон пассажирского самолета».
Если речь о перевозке от 800 до 1500 делегатов, а значит серии рейсов под объем группы, компании следует понимать, что организовать чартер с отстоем в месте проведения мероприятия будет проблематично: «У авиакомпании нет для этого достаточного парка самолетов, — объясняет г-н Шаньгин. — При постановке же разворотных рейсов стоимость авиабилета может быть в полтора, а то и два раза выше, чем на регулярных рейсах».
Следующим важным фактором, который серьезно влияет на бюджет путешествия, эксперты называют туристическую сезонность выбранного направления. Если корпоративный клиент хочет получить лучшее ценовое предложение и не зависит от конкретных дат проведения мероприятия, то следует четко знать периоды высокого сезона в выбранном месте встречи. «Причем совершенно не обязательно, чтобы это был активный летний период. В некоторых европейских городах практически невозможно найти свободные номера, и особенно для большой группы, в периоды проведения международных конгрессов и выставок, да и цены на отели в это период могут вырастать до 50% по отношению к ценам других сезонов», — замечает г-н Шаньгин.
Приятной практикой для компаний считаются дополнительные скидки отелей при больших объемах заказанных услуг. Если группа не просто проживает в гостинице, а использует его конференц- и развлекательную инфраструктуру, безусловно, можно рассчитывать на особые условия. Некоторые предоставляют бизнес-залы бесплатно при оплате полного пансиона в отеле или делают специальные предложения по конференц-пакетам. Практически все отели предоставляют несколько бесплатных номеров для сопровождающих при количестве бронируемых номеров от 15-20 и более. Кроме того, можно договориться об апргейде (повышении категории номера) для руководителя группы клиента.
Счет не только деньгам, но и времени
Необходимо обязательно рассчитать тайминг командировки с учетом пересадки. Если группа летит на стыковочном рейсе, то лучше выбрать продолжительность стыковки не менее 1,5-2 часов, в противном случае любая задержка может нарушить все планы или попросту привести к срыву мероприятия. «Сопровождающим делегацию я рекомендую заранее изучить маршруты переходов между терминалами в промежуточном аэропорте, так как в некоторых из них простой транзитный переход может занять до 35-40 минут», — предупреждает г-н Шаньгин.
«Именно из-за сложной логистики групповой поездки мы всегда стараемся бронировать регулярные рейсы — да, дороже, но это фактор надежности, — замечает Екатерина Гусар из MaxiMICE. — Самолеты вылетают по расписанию, они лучше и аккуратнее. Есть возможность делать сквозные билеты для участников из регионов: стыковка рейса гарантирована перевозчиком».
Что касается трансферов до отеля, выставочного или конференц-зала, экскурсионных объектов, то здесь будет не лишним узнать мнение принимающей стороны, которая всегда даст ценные рекомендации с учетом особенностей трафика в месте проведения мероприятия.
Отдельного внимания заслуживает визовый вопрос. Здесь самое главное — соблюдение сроков предоставления документов. В каждом случае агентство старается уведомить об этом клиента, устанавливает дедлайны, но все равно случается, что бумаги на группу копятся. «В результате последние подаются с теми, кто подготовил все в срок, и оказывается, что какие-то справки уже просрочены», — рассказывают в агентстве MaxiMICE. Поэтому для корпоративно клиента важно понимать, что при оформлении больших групп можно и нужно передавать документы в агентство вовремя и по частям.
Если количество участников делегации, выезжающей за границу, набирает сотни, а то и тысячи, лучше организовать сбор нужных бумаг на месте. «Летом этого года мы в ZCTS отправляли группу в 4 тысячи человек на Крит. За несколько месяцев до мероприятия наш визовый департамент открыл штаб непосредственно в офисе клиента для более тесного взаимодействия по спискам участников и приему документов», — приводит пример Алексей Горшков.
От чего никто не застрахован
Увы, даже при самом ответственном отношении ко всем нюансам организации группового выезда и сопровождении профессионалов MICE-агентства подстелить соломинки везде, где только можно, не получится: всегда есть вероятность критических ситуаций, из которых придется выбираться, и хорошо — если получится это сделать с наименьшими потерями. Форс-мажоры, как замечают наши эксперты, могут произойти в силу разных причин. Прежде всего потому, что за организацию выезда отвечают люди, много людей, целые компании, и все они разные и тоже зависят от многих обстоятельств.
Анжелика Снитко, Bayer: Был случай, когда нам сообщили о переносе рейса из одного европейского города в другой — уже в аэропорту! В группе было больше 50 человек. Причины не объяснили, достаточно долго не было вообще никакой информации. Просто всех пассажиров через какое-то время посадили в автобусы и отвезли из Дюссельдорфа в Кельн. Хорошо, что все разрешилось в течение одного вечера.
Анна Олехейко, UniFest: В моей практике самым сложным кейсом стала ситуация с большой группой, под которую мы организовывали три индивидуальных чартерных рейса. Буквально за три дня до вылета обанкротилась одна из авиакомпаний, с которой мы договорились о перевозке. С билетами для двух рейсов все было в порядке, остальные (на 150 человек) нам привезли one way на бланках другого перевозчика. Пришлось объяснить руководству клиента, почему билеты выписаны в одну сторону и на рейс авиакомпании, которая ранее не контрактовалась. Пока делегаты работали на конференции, весь менеджмент компании был занят поиском нового самолета. Мы не могли изменить ни время, ни аэропорт прибытия, ведь большинство участников летели через Москву транзитом. Невероятно, но нам это удалось!
Алексей Горшков, Zelenski Corporate Travel Solutions: До сих пор в памяти случай, когда специалисты ZCTS организовывали вылет 5000 человек на мероприятие в Париж из пяти городов России. Участники вылетали и возвращались в несколько временных периодов (дат) на протяжении двух недель. В эти дни были забронированы все возможные регулярные рейсы на участке Москва-Париж и отправлены дополнительные чартеры из Москвы и регионов. В наши обязанности также входила координация вылетов из всех городов, установка брэндированных стоек в аэропортах. Наши менеджеры дежурили в авиагаванях круглые сутки на протяжении этих двух недель, оперативно организовывая транспорт для участников, которые приехали не на тот аэровокзал, выписывая новые билеты для опоздавших делегатов, которых по тем или иным причинам не оказалось в списках вылетающих. Дополнительный экстрим сложился из-за ситуации с визами — компания-поставщик, которая обеспечивала визовую поддержку мероприятия, не справилась с объемами, и в результате примерно 300 человек не получили визы. Их необходимо было оперативно размещать в отелях Москвы, а также предоставлять им обратные билеты в регионы. Было «весело», но все случилось, и основная масса участников успешно добралась до Парижа и вернулась обратно домой.
Марина Осипова
