Но полагаться лишь на везение, занимаясь организацией командировок в режиме, когда отмена или перенос рейса перестали быть форс-мажором, конечно, было бы неправильно, рассуждает наша собеседница. Формула успеха состоит из разных слагаемых, и есть среди них даже... кофе!
— Анна, мы в редакции пришли к выводу, что вы везунчик. А в целом, в работе тревел-менеджера удача важна?
— Моя работа — это сочетание логистики, переговоров и импровизации. Удача здесь не какой-то магический элемент, а фактор, который может спасти ситуацию там, где навыки и планирование упираются в хаос внешнего мира. При этом везение не заменяет профессионализм, а скорее усиливает его.
Здорово, когда удача сопутствует, это всё равно, что получить бесплатный апгрейд места в экономклассе до бизнеса. Однако без усилий специалиста, выбравшего билет и организовавшего деловую поездку, ты просто не сядешь на этот рейс. На мой взгляд, идеальный тревел-менеджер — это 80% опыта + 20% удачи + 100% кофе!
— Бывали ли случаи, когда в организованной вами командировке всё шло не по плану?
— Случалось, что рейсы задерживали из-за неблагоприятной погоды, забастовок и прочих обстоятельств.
Однажды мои коллеги находились в командировке в Лондоне. Заранее мной была проделана большая работа по получению виз, разработке программы пребывания, бронированию авиабилетов, отелей и трансферов. Но внезапно все рейсы из британской столицы отменили из-за вспышки Covid-19. Рано утром я успела взять билеты на последний вывозной рейс, а уже через 20 минут в продаже их больше не было. Конечно, этот перелёт обошёлся компании недёшево, но коллеги смогли благополучно вернуться домой, и я выдохнула...
— Ваша должность звучит как «специалист по связям с общественностью», но фактически вы выполняете функционал тревел-менеджера и отчасти MICE-организатора. И до сих пор во многих российских компаниях тревел-менеджера почему-то не принято выделять в отдельную штатную единицу, его функционал отдают секретарям или HR-службе. Как вы думаете, с чем это связано?
— Я работаю на предприятии более десяти лет. До моего прихода обязанности тревел-координатора действительно выполняли секретари. Затем организация расширила свою деятельность и количество поездок и мероприятий возросло. Вот тут и пригодились мои навыки, так как ранее я свыше десяти лет трудилась менеджером по продажам в туристическом агентстве.
Моя работа очень значима для компании, поскольку помогает экономить ресурсы. Это предполагает заключение договоров с отелями с целью получения корпоративных тарифов, поиск наиболее выгодных билетов, взаимодействие со множеством поставщиков и так далее. Главное же заключается в заботе о людях в командировках, создании комфорта вдали от дома. Вообще профессия тревел-менеджера связана с высокой ответственностью, требующей экспертизы, стрессоустойчивости и работы в режиме многозадачности.
Соглашусь, что позиция специалиста по бизнес-тревел в компании недооценена, так как многие её считают лёгкой, не понимая, что за покупкой билетов стоит глубокий анализ, сравнение вариантов, учёт корпоративной политики и личных предпочтений коллег. А ещё нашу работу порой не ценят, так как видят только результат — забронированную поездку, а сколько времени и усилий на это было затрачено — труд невидимый.
— В вашей авторской колонке для BBT вы писали, что важно получать обратную связь от сотрудников по отелям. На что чаще всего жалуются?
— Обратная связь очень важна. Случается, что отель считался идеальным, но, к примеру, поменялось руководство и что-то пошло не так. Я стараюсь приезжать в гостиницы с инспекцией, читать отзывы, прежде чем бронировать номера. Как результат — коллеги возвращаются довольные. Но бывают такие направления или периоды высокого спроса, когда выбора просто нет. Тогда и происходит, что сотрудники жалуются на низкое качество уборки, неисправное оборудование в номерах, недостаточную звукоизоляцию и неважное питание.
— Назовите три главных критерия при выборе отеля для командировки?
— Местоположение, соотношение цена/качество и уровень комфорта и услуг.
— В условиях экономии бюджетов на MICE шанс сделать качественное корпоративное мероприятие остаётся?
— Шанс есть всегда! Необходимо чёткое планирование и распределение бюджета. Так, вместо дорогостоящих решений, надо проявить креативность. Например, когда нет денег на хорошую площадку, есть вариант организовать мероприятие в парке. Если вам нужны интересные спикер и музыканты, рассмотрите талантливую молодежь, готовую работать за меньший гонорар. Ещё можно заменить печатные материалы на цифровые.
Уверена, качество мероприятия зависит не столько от бюджета, сколько от идей, организации и вовлечённости команды.
— Какое отраслевое событие в этом году вам запомнилось больше всего?
— Конечно, MICE Excellence Forum 2025, который проходил в Москве. Всё прошло на очень высоком уровне, было большое количество интересных сессий в рамках деловой программы, много общения с коллегами и новых знакомств.
— Что бы вы пожелали коллегам и нашим читателям в 2026 году?
— Пусть новый год принесёт рост индустрии делового туризма, благодарных клиентов и безупречную реализацию каждого мероприятия! Желаю всем здоровья, вдохновения и топовых отелей по спецценам! А ещё, чтобы ваш багаж никогда не задерживался, Wi-Fi в аэропортах работал быстрее 5G, а трансфер был без пробок, и пусть полёты проходят с коктейлем в бизнес-классе!
Беседовала Мария Коваль
