Как всегда яркая и эффектная, Анжелика Снитко, менеджер группы закупок услуг по организации мероприятий концерна Bayer, встретила меня бодрой улыбкой. Это уже потом я узнала, что в тот день моя героиня ночью вернулась из командировки и уже с утра в офисе. «Такова обратная сторона нашей работы, которую часто сравнивают с праздником», — задала тон интервью Анжелика.
О том, что стоит за гала-ужинами и красиво сервированными банкетами, что может неожиданно выручить, когда мероприятие под угрозой срыва, и что выгодно отличает российских менеджеров от иностранных, эксперт рассказала изданию BBT Russia.
— Анжелика, вы очень свободно чувствуете себя в теме MICE. По крайней мере, такое впечатление складывается у многих, кто хоть раз слышал ваше выступление на мероприятии. Откуда такая осведомленность?
— Наверное, все потому, что в этой отрасли я давно. И не просто давно, а еще до ее рождения. Ведь начала решать организационные вопросы, связанные с поездками, когда MICE еще не было. Это достаточно новое понятие.
Пожалуй, точкой отсчета можно считать 90-е годы. На российском рынке, тогда уже в постсоветском пространстве, приезжим иностранцам было сложно ориентироваться в нашей стране. Они не могли заказать такси, выбрать и забронировать гостиницу, ресторан. А так как у меня были наработанные связи в этой сфере, мне звонили и просили помочь: встретить в аэропорту, сопроводить до отеля, добраться до места встречи. И для меня это был дополнительный вид заработка.
И потом, во время своего делового визита иностранные гости спрашивали, что можно посмотреть в Москве. Тогда только открылся «железный занавес», и им было интересно узнать о нашей культуре, традициях, привычках. Приходилось организовывать поездки в музеи, галереи, устраивать прогулки по историческим местам, — все это было hand-made. И главное — мне хотелось показать зарубежным путешественникам Россию не серой и мрачной, а яркой и радушной страной, ведь это так и есть! Помню, даже отвозила близких деловых партнеров в обычные русские семьи, приглашала в гости к своим друзьям. Те обязательно накрывали стол, как это у нас принято. И хочу отметить, иностранцы всегда удивлялись гостеприимству русских людей.
Потом уже рынок начал потихоньку формироваться. Как мою должность только ни называли: и менеджер по работе с клиентами, и ассистент, и помощник руководителя. Но в любом случае это была координация поездок, выбор маршрута, своего рода мини travel agency. И вот уже скоро 15 лет, как я этим занимаюсь.
А впервые профессия «оформилась» в моей голове лишь в 2005 году, когда я работала в хорватской компании персональным ассистентом генерального директора. В мои обязанности входила организация новогодних корпоративных вечеров, выездных совещаний, VIP-мероприятий. И вот однажды, после удачно проведенной встречи с коллегами, топ-директор компании сказал, что я бы могла быть идеальным event-менеджером.
— Как вы думаете, что он тогда имел в виду?
— Наверное, он говорил об отношении к жизни. В первую очередь, необходим живой интерес к миру, вообще всему происходящему, потому что ты должен быть в курсе IT-технологий, изменений в гостиничном и ресторанном бизнесе, авиационной отрасли. Даже знать, в какой театр лучше сходить! При этом уметь не только организовывать, но и предлагать. Еще и с учетом разных особенностей группы (возраста, половой принадлежности, опыта участия в других мероприятиях).
Плюс нужно быть постоянно на связи, и к этому event-менеджеру следует относиться спокойно. Он не может работать с 9 до 18 часов, это невозможно. Представьте, даже в дороге я думаю о том, как провести, например, Гала-ужин в рамках заявленного мероприятия в Петербурге! То есть время, проведенное в пробках, можно использовать с умом. Да и думать никто не мешает — красота!
Это старая фраза, но я люблю ее повторять коллегам: для того, чтобы оставаться на месте, нужно очень быстро бежать. Действительно, ритм сумасшедший.
— Скажите, а зарубежные event-менеджеры такие же неутомимые?
— Вообще, если сравнивать российских коллег с зарубежными, разница колоссальная. Наши люди вовлечены в работу с максимальной отдачей, работают со всей душой. К примеру, на одном из европейских мероприятий Bayer мы не смогли найти иностранного коллегу за час до официального открытия: он отлучился на обед, потому что таков его распорядок дня. А нам нужно было срочно решить возникшие вопросы... Думаю, с российским менеджером такой ситуации не возникло бы. У нас сначала мероприятие, а потом обед. Там же совершенно спокойно сотрудник может уехать в 18 часов домой со словами: «Мой рабочий день закончился».
— Может, они так же и нам удивляются, как мы — им?
— Сто процентов! Особенно когда сталкиваются с российским документооборотом. Это «взрыв мозга», по-другому я сказать не могу, причем и у них, и у нас. Когда я отправляю контракт на утверждение иностранным коллегам, готовлюсь к недельному «затишью». Должно быть, когда они его получают — «попадают в космос». Там не понимают всех нюансов, нашей специфики. Вплоть до закрывающих счетов, актов. И непонимание с той стороны возникает не потому, что люди необразованные, нет, а потому, что они никогда с этим не сталкивались, у них упрощенный документооборот. И для них это определенный опыт, challenge, им тяжело.
— Анжелика, хотелось бы перейти к теме санкций, которые затронули российский бизнес. Ваша компания как-то их на себе ощутила — в плане MICE?
— Стало ли меньше мероприятий после введения санкций? Не думаю. У компании есть определенные бизнес-задачи, к тому же большая часть MICE — это деловые встречи.
Не скрою, у нас были опасения, что могут повыситься цены на продукты (а значит, и стоимость меню), проживание в гостиницах, но отели сумели быстро сориентироваться и подстроиться под российский рынок, заменить привозные продукты местными или из тех стран, которые санкции не затронули. С получением виз я тоже не заметила проблем. Более того, зарубежные отели стараются нам всячески помогать в этом вопросе, ведь они не хотят терять здесь свой бизнес. И, слава богу, на данный момент у нас не было ни одного сорванного мероприятия.
На закупки, скорее всего, повлияет рост курса доллара и евро — увеличится рублевая стоимость международных мероприятий, но лично мы пока работаем по тем ценам, которые были ранее утверждены с поставщиками. И уже понятно, что необходимо пересмотреть дальнейшее ведение бизнеса, в том числе ивентов, задуматься, как можно оптимизировать расходы.
— И как можно оптимизировать эти расходы? У вас уже есть ответы?
— Есть много путей оптимизации. Например, успешное ведение переговоров с поставщиками и нахождение взаимовыгодного сотрудничества на долгосрочной основе. Или можно сэкономить, заказав на мероприятие не живую музыку, а фоновую; пригласив не дорогого ведущего, а более бюджетного; использовать для хостесов внутренние резервы. Всегда ли это допустимо? Здесь надо чувствовать.
Еще мы стараемся работать с отелями напрямую, и это позволяет нам добиваться лучших цен и при этом избегать оплаты agency fee. Да, такой подход усложняет нашу работу, но получить лучшие цены для компании важнее.
Кроме того, в офисе Bayer не так давно появились прекрасные meeting-центры, и в одном из них мы сейчас с вами сидим. И мы стараемся по максимуму использовать наши конференц-возможности, чтобы не платить за это гостинице.
— Все ли вас устраивает в работе с TMC?
— Они очень загружены. И мне даже страшно представить, сколько еще мероприятий ведет менеджер, отвечающий за мой ивент. Когда получаешь ответы на вопросы в два ночи, понимаешь, как человек завален работой. Безусловно, мы разговариваем с нашими агентствами и просим их, чтобы они увеличивали свой штат: нам не нужны измотанные агенты.
Вторая проблема — дефицит профессионалов в отрасли в принципе. При этом на российском рынке довольно много агентств и достаточно event-менеджеров. Но людей, которые делают свою работу действительно качественно, их не так много. Да, я тоже не заканчивала специальных институтов по MICE, но здесь успех во многом зависит от самого человека.
— Возможно, такая ситуация с кадрами сложилась потому, что, приходя в MICE, люди ищут праздника?
— Но это миф! Мне часто говорят: «У тебя такая интересная работа, ты постоянно ездишь, столько посмотрела стран, у тебя не жизнь, а приключение!» Мало кто понимает, что вообще-то работа event-менеджера — это жизнь за стеклом. Сначала ты видишь город из окна самолета, потом смотришь на него из окна машины, потом наблюдаешь за жизнью из другого окна, только уже в отеле. Поэтому без преувеличения могу сказать, что я очень хорошо знаю аэропорты и холлы гостиниц.
Наверное, главное требование к event-менеджеру — быть готовым к постоянно меняющейся реальности. То, что мы видим вначале, и то, что получаем на выходе, — две разные вещи, два разных мероприятия. Потому что все меняется каждую минуту. Так, два дня назад, находясь на переговорах с нашими партнерами, где обсуждалось будущее мероприятие, в течение часа я узнала о том, что у нас все поменялось: другое количество номеров, другое время заезда и выезда. И так каждый день.
Ну и, конечно, важна предусмотрительность. Однажды в рамках циклового совещания я организовывала гала-ужин в русском народном стиле. То есть это должно было быть полное погружение в русскую жизнь с ее традициями, хороводами, квасом, барабанами. Даже с проживанием в избах. Специально для этого была подобрана площадка в Подмосковье. А планировали мы мероприятие в августе на январь. Так вот при подготовке креативной концепции возникла идея заказать участникам русские платки и валенки. В итоге для антуража они были заказаны. Представьте, зима наступила, а на улице — плюсовая температура. Мероприятие оказалось под угрозой срыва. И вдруг за четыре дня до встречи ударили Крещенские морозы! Пришлось волноваться уже по другой причине: на улице −35, а у нас вся активность на улице. Встречу перенести невозможно: ну где за неделю разместишь 200 человек? Тем более уже все оплачено. И, не поверите, нас спасли именно эти валенки и платки! А как наши гости водили хороводы!
Или другая ситуация: конференция в Риме, встреча завершена, группа рассажена и готова ехать в аэропорт. Захожу в отель, все, вздохнула. Через 15 минут смотрю в окно и вижу — автобус стоит. Он не завелся! Приходится искать другой транспорт, ведь людям надо успеть на самолет! Претензии к автомобильной компании можно предъявлять сколько угодно, но потом, — сейчас важно доставить сотрудников в аэропорт.
— После ваших ответов боюсь спросить, какой объем мероприятий у компании в месяц. Судя по всему, это очень большие цифры?
— В неделю мы получаем до 300 заявок на мероприятия — от маленьких до масштабных. Если под ивентом мы подразумеваем встречу с участием более 10 человек. Ресурсы при этом небольшие, но для нас важно, сколько человек может сделать в единицу времени. И мы все, конечно, работаем на 120%. Чем я могу гордиться, так это тем, что в нашей MICE-группе есть взаимозаменяемость и поддержка. Мы одна команда. И это естественно, так как мы работаем Bayer. Это компания лидер, которая успешно существует на международном рынке более 150 лет в соответствии с миссией «Bayer: Science For A Better Life». Наша корпоративная культура и ценности создают сотрудникам возможности для развития, и мы знаем, умеем адаптироваться к различным условиям бизнеса.
— Анжелика, а представьте, что участвуете в опросе среди участников тревел-индустрии: «Какие у вас прогнозы относительно развития MICE-отрасли в России»? Какой бы выбрали вариант ответа: «пессимистичные» или «оптимистичные»?
— Я по жизни оптимист. Мы живем в фантастическое время! Будут меняться условия, но ведь и жизнь меняется, появляются новые технологии. Возможно, мы будем мыслить такими категориями, в каких еще не живем. Нельзя смотреть в будущее вне политики, вне экономики, и то, что нам придется адаптироваться к новым условиям — это однозначно. Какими они будут? Трудно сказать. Но знаю точно, что MICE-рынок никуда не денется. Возможно, мы снова будем чаще обращаться к видео- и конференц-связи, но и личную встречу все равно никто не отменит.
Ну и, коллеги, мы же с вами креативщики, верно? Поэтому выше нос! Что-нибудь да придумаем, даже если таких возможностей, как сейчас, уже не будет! Обязательно появится что-то новое!
Беседовала Марина Осипова
