По числу деловых путешествий 2024 год стал рекордным для бизнеса. Как это повлияло на задачи тревел-менеджеров и какая она, современная командировка, спросили Инну Демидову, отвечающую за организацию деловых поездок и мероприятий в крупной российской телеком-компании.
— Согласно исследованию BCD Travel, о котором мы писали, круг вопросов за последние годы в работе тревел-менеджеров существенно расширился. Какие новые задачи появились у вас?
— Прежде всего это расширение функционала в сфере технологий: разработка собственного продукта по командированию, автоматизация процесса организации бизнес-поездки, интеграция с новыми поставщиками услуг. Необходимо серьезно погружаться в тему, расширять свои знания, обращаться к опыту других компаний, использовать консалтинг ведущих бизнес-тревел-агентств.
В прошлом году мы использовали искусственный интеллект для презентации возможностей одного из смартфонов в Музее Москвы — она проходила с участием цифрового художника. Этот кейс под названием «Сквозь AI к искусству: мобильные технологии будущего» получил широкий резонанс на рынке, и теперь мы думаем, как внедрять ИИ в наш продукт по деловым поездкам.
Изменения, которые происходят на рынке делового туризма, диктуют потребность в постоянном обучении, мгновенном реагировании на изменения и их отражении в тревел-политике.
Также, в связи с популярностью bleisure, возникает необходимость в проработке механизма оформления некоторых сотрудников на удаленке.
— Российский бизнес-тревел ушел в российские регионы. С какими трудностями вы здесь сталкиваетесь?
— Ограниченный выбор отелей в ряде городов, несоответствие гостиниц по уровню комфорта стандартам компании, как и соотношение цены и качества обслуживания, в ряде регионов отсутствует необходимая инфраструктура для проведения бизнес-мероприятий.
— Не так давно мы проводили сессию Index BBT Club, где эксперты обсуждали, можно ли сказать вип-клиенту «нет». Как часто поставщики говорят вам «нет»?
— Признаюсь, я не понимаю слово «нет» в бизнесе, если просьба или требования клиента адекватны и соответствуют реалиями. Нет ничего невозможного при желании двух сторон. Не могу вспомнить, когда мне говорили «нет».
Хотя бывают случаи, когда отели отказывают в предоставлении корпоративного тарифа. Стараемся относиться к этому с пониманием, но ведем статистику причин отказов и предупреждаем партнеров, что в дальнейшем, при заключении корпоративных контрактов, будем ориентироваться на эту статистику. Я ценю, когда лояльны к компании.
— Как бы вы описали современную командировку? Что при организации деловой поездки сегодня самое важное?
— Современная командировка — это командировка, которая облегчает путь сотрудника, поездка оформленная с минимальной бюрократией. Ее главное условие — высокий уровень сервиса. Всё должно быть быстро, четко и бесшовно для внутреннего заказчика.
Мы используем собственную OBT-платформу, которая помогает оптимизировать процесс оформления и согласования командировки, оформления авансового отчета и одновременно позволяет нам экономить тревел-расходы.
— Можете привести пример высшего пилотажа в работе, профессионализма партнера на своей памяти? И самом большом разочаровании.
— Высший пилотаж партнера — когда для клиента делают невозможное, показывая не только высокий сервис, но и честные отношения, в которых слышат заказчика, своевременно реагируют на изменения на рынке и предлагают оптимальные решения, которые помогают и оптимизировать процессы, и сократить издержки.
Для нас в прошлом году высшим пилотажем стало признание поставщиком тревел-услуг своих ошибок и покрытие им не только понесенных расходов, но и предоставление ряда преференций.
Наиболее ценно для меня в организации мероприятий то, что поставщики услуг, несмотря на то, что на рынке они конкуренты, объединяются для помощи клиенту.
Самое большое разочарование я испытываю тогда, когда встречаю поставщиков, не соответствующих заявленному опыту. Нередко приходят за «имиджевым» клиентом, предлагая низкую комиссию, которую впоследствии (после тендера) пытаются изменить.
— Как вы определяете вызовы в части организации корпоративных мероприятий в наступившем году?
— Сохранение качества и необходимость оптимизировать бюджеты из-за роста цен. А также персонализация, инновации и поддержание вовлеченности сотрудников в рабочие процессы.
Подготовила Марина Осипова
