На практике потенциал инновационных решений велик, и не всегда они чрезмерно дорогие или сложные в реализации, замечает Оксана Буханова, руководитель департамента организации мероприятий «Милленниум — командировочные решения».
Но готовы ли MICE-организаторы пробовать новое, о чём так много говорят и просят? Возможен ли сценарий организации мероприятия искусственным интеллектом, без участия человека? Об этом мы и спросили эксперта. А еще, конечно, порассуждали, каким для индустрии мероприятий будет 2026 год. Спойлер — ни минуты покоя, а значит, можно говорить о стабильности.
— Что свойственно сегодня MICE-организаторам? Не могли бы вы описать заказчика мероприятий 2025 года? И как этот портрет изменится в 2026-м?
— Сегодня MICE-организаторы сосредоточены на создании уникальных и запоминающихся событий, сочетающих инновационные технологии, экологичность и персонализацию опыта участников. Кроме того, современный «майсовик» ориентирован на автоматизацию процессов, аналитическую обработку данных и их использование для повышения эффективности проектов.
Заказчик 2025 года также отличается высоким уровнем требований и ожиданий. Его основные приоритеты — удобство, доступность и высокое качество обслуживания.
Самые популярные форматы — гибридные, включающие офлайн и онлайн-участие. При этом мы наблюдаем акцент на глубокие знания и качественный контент, способствующий профессиональному развитию.
Думаю, в 2026 году мы увидим дальнейшее усиление тенденции к цифровой трансформации и повышению экологической ответственности. Будет происходить активное использование ИИ, расширенной реальности и виртуальной интеграции для более глубокого вовлечения участников. Возрастёт роль расширенной аналитики для создания уникальных программ. Вырастет число мероприятий в рамках долгосрочной стратегии бренда и корпоративной культуры. Проектов, вызывающих сильные эмоциональные отклики, командообразование и мотивацию.
— Правда ли, что клиенты стараются проводить корпоративные мероприятия своими силами? Как вы оцениваете такой подход? Когда он оправдан?
— Любой клиент всегда будет искать наиболее выгодные для себя условия.
С одной стороны, самостоятельная организация мероприятий действительно позволяет снизить расходы и оперативно реагировать на меняющиеся потребности, особенно в случае небольших, повторяющихся или внутренне ориентированных событий, таких как тренинги или внутренние собрания. С другой — данный подход сопряжен с определенными рисками: отсутствие профессионального опыта может привести к плохо спланированному, неэффективному или технически не подготовленному мероприятию, что негативно скажется на имидже компании, мотивации участников и достижении поставленных целей.
Когда такой подход оправдан? В случае небольших, внутренних мероприятий, при наличии у компании необходимых ресурсов и опыта. При ограниченном бюджете и необходимости строгого контроля над всеми аспектами события. Когда внутри есть команда или сотрудники, обладающие профессиональными навыками организации мероприятий.
В целом, самостоятельное проведение мероприятий — допустимый и даже логичный подход в узкоспециализированных случаях, однако в большинстве ситуаций привлечение профессиональных организаторов обеспечивает более высокий уровень креативности, качества и безопасности.
— Какие востребованные российские города/регионы вы считаете сложными для проведения корпоративных мероприятий?
— Некоторые российские регионы действительно могут представлять особенные сложности для организации корпоративных мероприятий по нескольким причинам.
Так, в городах с географической отдаленностью зачастую происходят сложности с логистикой из-за ограниченного транспортного сообщения. А ввиду отсутствия постоянно сообщения с центральными регионами увеличивается стоимость и сроки доставки участников, гостей и технического оборудования. Это Новый Уренгой, посёлок Тазовский и ЯНАО, Владивосток.
В ряде российских регионов отсутствует широкая сеть надежных поставщиков услуг — современные гостиницы, конференц-залы и техническое оснащение, что усложняет проведение масштабных или элитных мероприятий. К таким направлениям можно отнести Выборг.
Также есть регионы с климатическими особенностями: суровые зимы или экстремально жаркое лето создают дополнительные трудности в обеспечении комфорта участников, ограничивают возможность предоставления более разнообразной выездной программы.
— Вы позволяете себе поспорить с заказчиком?
— Спорить с клиентом следует осмотрительно и только в тех случаях, когда это оправдано профессиональными соображениями и направлено на достижение наилучшего результата.
Когда целесообразно вступить в полемику? Если решение заказчика негативно влияет на качество мероприятия. Бывают ситуации, когда он принимает необдуманные решения, которые снижают общий уровень события. Например, выбор неподходящей площадки, неправильное распределение бюджета или неудачный сценарий. В таких случаях организатор должен выразить свое мнение, основываясь на опыте и знаниях. Или при наличии конфликта интересов. Случается, что желания заказчика противоречат интересам приглашенных гостей или партнёров события. Тогда необходимо попытаться прийти к согласованию позиций, убедительно аргументируя собственное мнение.
Ещё бывает, что необходимы дополнительные ресурсы или финансирование. Нередко возникают ситуации, когда бюджет ограничен, амбициозные планы заказчика выходят за его рамки. В таких случаях полезно привести аргументы, объясняющие важность инвестирования в определённые аспекты проекта.
Также иногда приходится сталкиваться с внутренними конфликтами среди участников мероприятия. Профессиональный организатор должен уметь находить компромиссы и предотвращать конфликты, чтобы сохранить целостность команды и благоприятную атмосферу.
Мы всегда сохраняем уважение и дружелюбие при переговорах с клиентами; используем факты и доказательства, подтверждающие нашу правоту, но в тоже время стараемся услышать и понять мотивы и намерения заказчика. Предлагаем альтернативные решения, соответствующие поставленным целям. Избегая при этом излишнего давления и агрессии. В конечном итоге главная задача организатора — достичь консенсуса и обеспечить успешное проведение проекта.
К примеру, не так давно к нам обратился новый клиент. Он выбрал площадку для проведения мероприятия, и мы организовали его на выбранной им территории. Однако в процессе многое пошло не так, и заказчик остался недоволен — банкетные менеджеры не успевали подготовить всё к запланированному таймингy. Это стало для нас важным опытом: даже при наличии чёткой идеи со стороны клиента и нашей заблаговременной проработки с отелем всех деталей важно быть готовым к возможным неожиданностям и предлагать профессиональные рекомендации.
Уже на следующее мероприятие клиент обратился к нам за советом по выбору площадки. Это показывает, что после первого опыта он оценил наш профессионализм и доверил нам свою организацию снова.
Другой случай: заказчик остановил выбор на площадке, которая у нас зарекомендовала себя негативно из-за регулярных отмен бронирования. Несмотря на наши аргументы и попытки отговорить, заказчик настаивал именно на этом варианте. После подтверждения всех условий и программы мероприятия площадкой была инициирована попытка переноса на альтернативные даты, которую мы отвергли. Итогом стало получение отказа в организации события именно на этой локации и выбор был в пользу нашего проверенного поставщика.
— Довольно часто корпоративные клиенты просят креатива, новых идей. А готовы ли они сегодня пробовать что-то новое? По вашим наблюдениям.
— Организация мероприятий для корпоративных клиентов стала значительно сложнее и разнообразнее в последние годы. Современные компании стремятся выделяться среди конкурентов, удивлять аудиторию и повышать лояльность участников. Однако степень готовности корпоративного сектора к радикальным новшествам остается ограниченной. Почему?
Во-первых, из-за страха рисков. Инновационный подход предполагает неизвестность результатов. Даже успешные кейсы могут вызывать недоверие, если они выглядят необычно.
Потом многие крупные компании работают в рамках многолетних ритуалов и традиций, отказываясь отходить от знакомых форматов. Так, ежегодные конференции или тимбилдинги становятся похожими друг на друга из-за нежелания организаторов нарушать статус-кво.
Третья причина — ограниченность бюджета. Нестандартные мероприятия требуют больших вложений, включающих расходы на подготовку, оборудование, привлечение экспертов и исполнителей. Такие затраты могут отпугнуть потенциальных заказчиков.
Ещё мешает недостаточная информированность: иногда заказчики не до конца понимают потенциал инновационных решений, считая их чрезмерно дорогими или труднореализуемыми.
Тем не менее, несмотря на консервативные настроения многих компаний, мы наблюдаем постепенный сдвиг в сторону новых подходов. Особенно актуально это становится в условиях жёсткой конкуренции и роста ожиданий заказчиков.
— Искусственный интеллект — вы с ним уже на «ты»?
— Да, вопрос использования искусственного интеллекта в сфере организации мероприятий стал актуальным и популярным в последнее время. Этот тренд вызван общим интересом к технологиям и ростом ожиданий со стороны клиентов. Клиенты начали требовать большего от организуемых мероприятий: ярких впечатлений, высокого уровня вовлеченности и качественного взаимодействия. Традиционные форматы теряют привлекательность, и организаторы вынуждены искать свежие идеи и новые способы привлечь внимание аудитории.
Сегодня искусственным интеллектом пользуются в разных аспектах организации мероприятий. Перечислю лишь несколько.
Первый — генерация контента: алгоритмы ИИ способны создавать уникальные сценарии выступлений, анимацию и иллюстрации, существенно облегчая работу дизайнеров и режиссёров.
Второй — интеллектуальные помощники: чат-боты позволяют участникам получать необходимую информацию мгновенно, будь то расписание мероприятия, контактная информация спикеров или инструкции по навигации.
Не менее важным аспектом выступает предиктивная аналитика: анализ предыдущих событий позволяет предсказать реакцию аудитории на предстоящие активности, определить оптимальное время начала выступления или выбрать наиболее удачные площадки.
VR и AR технологии предоставляют возможность погружения участников в виртуальное пространство, создавая незабываемые впечатления и усиливая эмоциональную связь с брендом.
И мы видим большой потенциал для дальнейшей интеграции искусственного интеллекта в организацию мероприятий. Эта тенденция продолжит развиваться, открывая перед специалистами огромные возможности для творчества и самовыражения.
— Согласны ли вы с тем, что MICE никогда не сможет развиваться без человека, потому что любое мероприятие — это прежде всего душа?
— Действительно, индустрия MICE представляет собой уникальную сферу, в которой сочетание организационной составляющей и человеческих эмоций играет ключевую роль. И организаторы мероприятий понимают, что сердце любого ивента — это прежде всего атмосфера, созданная усилиями профессионалов индустрии MICE. Важнейшую роль играют опытные специалисты, способные вдохнуть душу в каждый проект, добавив индивидуальность и человеческое тепло.
При всей важности технологических достижений, таких как цифровизация и автоматизация процессов, нельзя забывать о ключевой ценности живого контакта и личного присутствия. Люди взаимодействуют друг с другом гораздо глубже и содержательнее лично, нежели дистанционно. Поэтому любые попытки полной замены живых мероприятий технологиями оказываются ограниченными и недостаточными.
Кроме того, участие в реальных событиях формирует особые воспоминания, которые остаются в памяти гостей надолго. Каждый элемент мероприятия — от дизайна пространства до атмосферы встречи — оказывает влияние на восприятие присутствующих и их последующую активность. Поэтому, конечно, развивать MICE без человека невозможно.
— Как бы вы определили своё главное ожидание от 2026 года?
— Определить главные ожидания от 2026 года в сфере MICE непросто, но можно предположить ряд важных тенденций и ожидаемых изменений, исходя из текущих глобальных трендов и направлений развития отрасли.
Продолжится возвращение реального формата мероприятий: после пандемии Covid-19 мир пережил масштабный переход в онлайн. Однако опыт показал, что личные контакты, живое общение и физическое присутствие на конференциях, выставках и тимбилдингах обладают особой ценностью. Уже сегодня заметен рост числа гибридных мероприятий, объединяющих онлайн и офлайн-компоненты. Можно ожидать возвращения традиционного формата, обогащенного современными технологиями.
Одной из главных тенденций станет активное внедрение искусственного интеллекта, дополненной и виртуальной реальности (AR/VR). Организаторы будут стремиться удивлять аудиторию инновационными формами подачи информации и развлечений. Например, можно представить выставки, где посетители смогут путешествовать по виртуальному пространству, конференции с голографическими презентациями и интерактивацией, основанной на биометрических данных участников.
Вопросы экологии и устойчивого развития станут важнейшими критериями выбора мест проведения мероприятий. Уже сегодня участники отдают предпочтение ответственным туристическим направлениям, экологоустойчивым площадкам и мероприятиям с низким углеродным следом. В будущем ожидается увеличение количества экологически ориентированных событий, уменьшение пластиковых отходов и максимальное использование возобновляемых источников энергии.
Рост осознания важности здоровья и благополучия также повлияет на организацию мероприятий. Участники начнут уделять особое внимание своему физическому состоянию, предпочитая активные виды отдыха, спортивные соревнования и оздоровительные программы. Мероприятия, включающие фитнес, йогу, медитации и прогулки на свежем воздухе, получат дополнительную популярность.
В связи с изменением миграционных потоков и развитием инфраструктуры регионов, возрастёт интерес к проведению мероприятий вне традиционных центров притяжения. Регион, обладающий уникальным культурным наследием, живописными пейзажами и удобствами для размещения туристов, станет привлекательным местом для организации конференций, семинаров и выездных сессий.
Глобализация и цифровая революция приведут к росту значения персонализации услуг. Индивидуально подобранные маршруты, питание, мероприятия позволят участникам чувствовать себя особенными гостями, повысить уровень удовлетворения и лояльности.
Участие в деловых поездках позволит совмещать приятное с полезным, расширяя границы профессионального роста и культурного обогащения. Страны и регионы будут и дальше расширять привлекательные условия для приезжих бизнесменов, предлагая выгодные тарифы, качественное обслуживание и разнообразные развлекательные мероприятия.
Можно смело сказать, что отрасль MICE в 2026 году претерпит значительные изменения, став ещё более динамичной, технологичной и ориентированной на удовлетворение потребностей участников. Но главное останется — баланс между традициями и инновациями, физическим присутствием и цифровым взаимодействием, экологической ответственностью и личным комфортом.
Беседовала Марина Осипова
