Этой весной журнал BBT Russia объявил о старте онлайн-курса «Специалист по организации деловых поездок», где в роли преподавателей выступили известные профессионалы в сфере бизнес-тревел из Фонда «Сколково», Банка ВТБ (ПАО), «АИМ Менеджмент», «Детского мира» и других российских корпораций.
Среди первых слушателей курса, «счастливчиков», как назвали студентов сами лекторы, оказалась главный специалист управления административной поддержки бизнеса АО «ОПК» Юлия Середнякова. Ранее, на протяжении десяти лет, она занималась командированием и миграционными вопросами экспатов в одной из крупных российских девелоперских компаний. И вот уже седьмой год работает в структуре ГК «Ростех», взаимодействуя с предприятиями, входящими в контур управления холдинговой компании.
Что привело Юлию (с таким внушительным опытом в тревел-менеджменте!) на курс, какие «ребусы» ей приходится разгадывать на практике и много ли вообще, по ее мнению, в отрасли бизнес-тревел тех, у кого хочется учиться, мы спросили ее в нашем интервью.
— Юлия, как часто в своей работе вам приходится решать вопросы по организации командировок сотрудников? Какие этапы/моменты в этой работе вы бы назвали максимально напряженными и почему?
— В компании, где я работаю, организацией деловых поездок занимается отдел управления персоналом, и я единственная, кто администрирует все вопросы, касающиеся командировок. Иногда сложности возникают с тем, чтобы корректно донести информацию и быть понятой. Не всегда что-то, что очевидно мне, кажется таким же очевидным другим, приходится проявлять настойчивость в том, чтобы сотрудники выбирали принцип не «на все без сдачи», а руководствовались экономической целесообразностью при оформлении услуг.
— Как часто сотрудники компании отправляются в командировки? Что для них здесь в приоритете?
— В месяц мы фиксируем приблизительно 50 командировок. В основном это поездки по России, бывает, что коллеги отправляются в Саудовскую Аравию, ОАЭ. В целом, как и для всех, в приоритете у них удобные перелеты, надежные авиакомпании, сетевые отели, двуспальные кровати и вкусные завтраки; в меньшей степени важно наличие дополнительных услуг, будь то спортзал или бассейн в отеле.
Если касаться технической стороны, то здесь главное, наверное, — скорость оформления самой командировки: от момента заведения заявки на командирование до момента получения всего пакета документов, необходимого для поездки.
Для меня, как для тревел-менеджера, очень важен баланс между их предпочтениями и ограничениями, связанными с соблюдением тревел-политики. Все же хочется, чтобы сотруднику было комфортно в дороге, его ничего не отвлекало от выполнения трудовых обязанностей во время командировки, хочется предусмотреть все возможные трудности.
— За ответами на какие вопросы вы пришли на образовательный онлайн-курс BBT «Специалист по организации деловых поездок»?
— Если честно, то больше из любопытства. Так как в бизнес-тревел я уже сравнительно долго, с 2010 года, и успела поработать со многими агентствами, набралась опыта в плане создания тревел-политик, нормирования расходов, оценки и выбора надежных поставщиков и так далее, мысленно, когда смотрела видеоуроки, ставила себе галочки, отмечая: «Да, я знаю, у меня в компании тоже это есть».
— А, кстати, как вы узнали о нашем курсе?
— Впервые я услышала о нем на BBT Forum 2024, потом еще несколько раз вспоминала и вот наконец решила получить как подсказку всю самую важную информацию про бизнес-тревел под рукой.
— Что вам понравилось в нем больше всего?
— Мне понравился весь курс целиком: очень структурированный, логичный. И особенно хочется отметить урок про закупки с Татьяной Парахиной. Она, конечно, гуру в проведении закупочных процедур. Мне сейчас это очень актуально, потому что готовлюсь к большой централизованной закупке для своих предприятий. Признаюсь, уже взяла на заметку несколько ее рекомендаций.
Из пожеланий на будущее организаторам курса — хотелось бы узнать про способы стимулирования работников (геймификацию или что-то в этом роде), как их мотивировать соблюдать тревел-политику и за это поощрять.
— Что усложняет получение образования в сфере бизнес-поездок, на ваш взгляд?
— Мне кажется, в принципе отсутствие профильных вузов по этому направлению. Когда я училась, существовало направление гостиничного и туристского бизнеса. Все образование в основном было сосредоточено на индивидуальном туризме. Но бизнес-тревел диктует свои правила, которые касаются выстраивания эффективных партнерских взаимоотношений с агентствами, поддержки сотрудников в режиме 24/7, настраивания тревел-политик и рабочих процессов по управлению расходами, отчетности, взаимодействия с внутренними подразделениями компании. Только комплексно можно добиться эффективности на данном направлении. Это не просто выписать билет или оформить гостиницу, как многие порой думают.
— Что в работе тревел-менеджера для вас — показатель высокого профессионализма?
— Наверное, как и во многом, грамотная расстановка приоритетов в выполнении задач, структурированность, целеполагание, работа на результат, многозадачность, выдержка, стрессоустойчивость, отсутствие суетливости, уверенность в себе, доверие и партнерство в отношениях со своими внутренними клиентами.
— Как вы считаете, в российской индустрии бизнес-тревел много профессионалов?
— За последние 5-7-10 лет бизнес-тревел в России сильно вырос, именно в профессиональном плане. И это несмотря на сложные обстоятельства, о которых вам говорила в одном из последних интервью Мария Захарова из «СИБУРа». Более того, нужно понимать, что деловые поездки — это низкомаржинальный бизнес, поэтому людям, волею судеб вовлеченным в эту сферу, приходится каждый раз изощряться и придумывать что-то интересное и уникальное. Я часто присутствую на профильных конференциях, вижу сколько сил, труда, знаний, опыта вложено в развитие индустрии, поэтому уверена, что профессионалов сейчас достаточно. И приятно, что это всё те же люди, которые стояли у истоков этого бизнеса.
— А вам самой приходится учить коллег по индустрии? Быть ментором?
— Порой бывает. Совместно с ТМС мы отрабатываем ну очень необычные кейсы, поэтому у нас менторство взаимное.
— Можете рассказать что-то из такого необычного?
— Это была командировка заместителя нашего руководителя в Сингапур. Уже находясь на борту, она вдруг поняла перед взлетом, что в аэропорту назначения ей понадобится машина. В Сингапуре глубокая ночь, поставщики, с которыми работает компания, предоставить машину нужного класса не могут. Тогда мы вспоминаем ребят из трансферной компании, с которыми познакомились на форуме BBT Russia. Звоним им, и вот, представьте, не имея с нами договора, они умудряются за время перелета организовать нужный автомобиль. Всё получилось, но натерпелись, конечно.
Еще был случай, когда руководитель прошла все предполетные процедуры, отправилась на посадку, практически миновала проход через рукав в самолет, но... заговорилась и, когда оказалась у двери самолета, та была уже закрыта. Мы тогда снимали багаж с рейса, меняли билет. Авиакомпания пошла нам навстречу, и в итоге она все же улетела.
Или 31 декабря руководитель отправлялась в Израиль, но засиделась в бизнес-зале. На один из двух доступных рейсов она тогда, увы, опоздала.
Словом, вызовов в нашей работе хватает!
— Нужно много учиться, чтобы немногое знать, сказал Шарль Луи Монтескьё. А какой афоризм про образование нравится вам?
— Пожалуй, наиболее близко мне выражение Федора Михайловича Достоевского «...образование — самое лучшее лекарство против всех заблуждений».
Свою профессию я очень люблю. И не зря еще говорят: «Найди занятие по душе, и тебе никогда не придется работать». В этом смысле я — счастливый человек.
Подготовила Марина Осипова
!!Ждем и вас на онлайн-курсе «Специалист по организации деловых поездок». О программе, преподавателях и партнерах рассказываем на отдельной странице. Здесь же можно подать заявку на участие.
