Юлия Золотарева: «Моя задача – уменьшить тревел-расходы, сохранив высокий уровень сервиса в командировке»

Представляем новую претендентку на звание лучшего тревел-менеджера международной Премии Buying Business Travel Awards Russia & CIS — Юлию Золотареву.

Юлия Золотарева — ассистент генерального директора генподрядной компании STEP (г. Санкт-Петербург). Пассажирская база организации насчитывает около 200 сотрудников, из которых около 20 человек — топ-менеджеры. Объем бизнес-поездок в среднем составляет около 5,5 млн рублей в год.

Свою работу в области организации командировок Юлия начинала непосредственно с заказов билетов и бронирования гостиниц для учредителей компании через онлайн-инструмент партнерского тревел-агентства. Чуть позже стала посещать образовательные конференции ABT-ACTE Russia, где узнала о том, что во многих крупных компаниях существует так называемая Travel Policy, позволяющая оптимизировать и упорядочить процессы, связанные с деловыми поездками. В конце августа 2015 года, после очередного мероприятия ABT-ACTE Russia в Санкт-Петербурге, Юлия поняла, что такой документ действительно нужен и ее компании.

В ходе работы над документом были проведены встречи с ведущими TMC (на тот момент у компании был всего один партнер, но эксперты образовательных конференций ясно дали понять, что «одна голова — хорошо, а две лучше»); инициированы переговоры с гостиницами, представленными в первую очередь в Москве (самое востребованное направление среди сотрудников), а также в Санкт-Петербурге (для содействия в размещении партнерам, приезжающим на переговоры из других городов); организованы встречи с авиакомпаниями (с целью получить не только привилегии для часто летающих пассажиров, но и договориться о более привлекательных условиях); был проведен анализ предложений от транспортных компаний, а также переговоры с представителями аэропорта «Пулково» с целью оптимизации расходов на трансферы и парковку личных автомобилей.

В итоге к концу декабря 2015 года после множества проведенных встреч Юлией была написана тревел-политика, содержащая алгоритм действий по организации командировок, правила бронирования билетов и гостиниц, а также стоимостные лимиты, правила составления отчета по командировке и возмещению потраченных средств, а также распределение ответственности между командируемым сотрудником и компанией.

В дополнение к основному документу были составлены сопутствующие формы: справка для бизнес-туриста, содержащая информацию о правилах поведения в непредвиденных ситуациях (отправляется ему вместе с билетами и ваучерами на гостиницу); общая информационная справка, объясняющая, почему пользоваться услугами Skyscanner не следует.

Поскольку часто путешествующие сотрудники STEP — преимущественно топ-менеджеры, люди более чем самостоятельные и знакомые с сервисами Skyscanner и Booking.com, одной из основных трудностей и одновременно задач было доказать, что без поддержки централизованных компаний организация поездок более чем неэффективна. Для этого Юлия подробно описала все риски работы корпоративного клиента с сайтами индивидуального бронирования, к которым можно отнести отсутствие возможности оперативного управления заказами; финансовые потери, отсутствие гарантии в оказании забронированных услуг, проблемы с получением закрывающих документов.

Также была написана инструкция по работе с системами бронирования для всех, кто занимается организацией командировок (соответствующие функции распределены между ассистентами и секретарями).

В начале 2016 года подписан корпоративный договор со вторым тревел-агентством, а также заключены два договора с гостиницами 4* сети IHG в Москве и одним отелем той же цепочки в Санкт-Петербурге. Таким образом, командируемые сотрудники получили более высокий уровень комфорта проживания по тем же ценам, что до этого момента обеспечивал бизнес мини-отель в центре Москвы (около 6 500 рублей с учетом завтрака). Кроме того, было оформлено участие STEP в программе лояльности авиакомпании «Аэрофлот».

К июлю 2016 года в связи с открытием строительного проекта по заказу «Норильского Никеля» был подписан корпоративный договор с «Уральскими авиалиниями», заключен корпоративный договор с гостиницей Azimut Hotel Olympic Moscow, что позволило компании расширить «географию присутствия» в столице.

При написании тревел-политики Юлия ориентировалась не просто на снижение затрат, а на их оптимизацию, позволяющую добиться достаточно высокого уровня сервиса в командировке. Ей было важно структурировать процесс организации деловой поездки, сделать его более понятным для всех участников.

Сейчас, в рамках действующей тревел-политики, сутки в Москве обходятся компании в среднем в 13 500 рублей (7 000 рублей на авиабилеты/"Сапсан" + 6 500 рублей на гостиницу с завтраком). Кроме того, отмечается более слаженная работа по организации бизнес-путешествия, снижение уровня стресса и повышение удовлетворенности командируемых сотрудников.

Напоминаем, что голосование в номинации «Тревел-менеджер года» откроется на сайте Премии в ноябре и участвовать в нем сможет вся индустрия. Желаем удачи всем соискателям! И ждем новые истории успеха — регистрация участников завершится 31 октября.

Генеральный спонсор Премии:

Спонсор приветственной зоны:

Партнеры и спонсоры: