В эпоху тотальной цифровизации налоговые органы могут отслеживать любые финансовые операции организаций, а правила оформления командировок становятся всё строже. О том, как действовать в этих условиях, рассказала Татьяна Шишова, основатель компании «ST Консалтинг», на практикуме «Учёт, налоги и риски в оформлении командировок в 2026 году» в рамках Форума BBT. Мероприятие прошло в Radisson Blu Olympiyskiy Hotel 5* 20 апреля.
Эксперт начала с ключевой тенденции — тотальной цифровизации. Федеральная налоговая служба стала огромной IT-компанией, имеющей прямой доступ к данным различных государственных структур: от МВД до Росреестра. Это напрямую коснулось командировочных документов. Теперь главный маркер их подлинности — QR-код. Если он не считывается, чек признают недействительным. Исключение — бланки строгой отчётности: QR-кода на них нет, но такие документы должны быть оформлены безупречно.
«Принимая к учёту поддельные документы, компания рискует: налоговая служба исключит эти расходы, а сумму могут вменить сотруднику как дополнительный доход, обязав уплатить с него НДФЛ и страховые взносы», — предупредила эксперт.
Оказывается, дополнительные налоговые риски несёт и тренд bleisure (сочетание бизнеса и отдыха). Задержки работника после командировки должны быть согласованы с руководством. Существует негласное правило 48 часов: если сотрудник вернулся позже, но в пределах этого срока, продление поездки ещё смогут счесть производственной необходимостью.
«Более длительная задержка без оформления отпуска считается доходом сотрудника, и стоимость обратного билета облагается налогами», — обратила внимание Татьяна Шишова.
Кстати, о выплатах сотрудникам. Лимиты суточных не менялись с 2008 года: 700 рублей по России и 2,5 тыс. рублей за рубежом. Выплачивая больше, компания должна закрепить это в локальном акте, но с разницы придётся заплатить налоги.
Ещё один важный момент — иногда встречающаяся подмена вахтового метода командировками.
«Если сотрудник ездит в командировки с определённым циклом (к примеру, месяц через месяц), это сразу заметят проверяющие, — предупредила эксперт. — Итогом могут стать не только доначисления, но и штрафы».
При использовании личного транспорта в деловых поездках для подтверждения расходов обязателен путевой лист с указанием маршрута, а также документы, подтверждающие заправки на АЗС. И даже при наличии всех бумаг налоговая может проверить реальное местонахождение сотрудника с помощью биллинга мобильного телефона:
«К примеру, в документах указано, что он был в Костроме, а на самом деле — в Калуге. Теперь доказать это просто. Поэтому не надо идти на уловки — это дорого обходится: помимо доначисленного налога, компания получает штраф 40% за умышленное нарушение и пени», — добавила спикер.
Кроме того, г-жа Шишова подчеркнула, что «благодаря» налоговой реформе многие компании теперь — плательщики НДС. При этом бизнес часто упускает выгоду, забывая о праве на вычет «входного» НДС с командировочных расходов.
«Обязательно это учитывайте, даже если суммы кажутся маленькими — сэкономите и деньги, и нервы», — посоветовала Татьяна.
В завершение встречи спикер обратила внимание на важное нововведение: теперь страховки для сотрудников, оформляемые для получения виз, не облагаются страховыми взносами и налогами, что даёт бизнесу дополнительную экономию.
В новых условиях цифровизации и реформ главное — строго соблюдать законодательство. Грамотный подход к документам позволит избежать проблем при проверках и сохранить командировки как эффективный инструмент бизнеса без лишних издержек, резюмировала эксперт.
Мария Коваль
Подпишитесь на наши каналы в Telegram, VK и MAX и будьте в курсе главных новостей!
