Автоматизация авансовой отчётности и командировок с Hamilton Apps — на примере компании «Ашан»

В современном мире автоматизации бизнеса большое внимание уделяют те компании, которые не только стремительно развиваются на российском рынке, но и уверенно выходят на международную арену. Hamilton Apps — яркий тому пример.

Компания Hamilton Apps с 2022 года входит в состав крупнейшего холдинга Випсервис.

Холдинг Випсервис, лидер российского рынка транспортных услуг, был основан в 1993 году. Компания специализируется на продаже авиа- и железнодорожных билетов, являясь ведущим агентом «Аэрофлота» и РЖД.

Холдинг сегодня объединяет более восьми направлений бизнеса. В его структуру входят: субагентская сеть, служба организации деловых поездок, разработка ИТ-решений для транспортной отрасли, консьерж-сервис и платёжный агрегатор. Випсервис управляет популярными онлайн-сервисами: ОТА «Biletix» для частных клиентов, В2В-решением «Портбилет», отельным агрегатором «ХотелСтар».

Штат компании насчитывает более 1200 сотрудников. Ежегодно через структуры холдинга реализуется более 13 миллионов билетов. За годы работы компания выстроила уникальную корпоративную культуру, основанную на профессионализме, инновациях и клиентоориентированности. Смело можно заявить, что Випсервис — это компания с «цифровым мышлением».

Три года в составе холдинга Випсервис и 18 лет с момента основания Hamilton Apps в России — это не просто цифры. За весь период работы в сфере автоматизации документооборота командировок, авансовых отчётов и общехозяйственных расходов моя команда накопила уникальный опыт. Наши знания и решения уже много лет помогают бухгалтерии работать эффективно — не случайно нас считают их надёжными союзниками. И сейчас пришло время подвести итоги.

Для крупных фармацевтических компаний были созданы инструменты, упрощающие организацию профессиональных мероприятий:

• Интеграция со сторонними системами для заключения договоров с лекторами;
• Управление фармкружками с гибкими настройками лимитов по расходам;
• Управление презентациями, семинарами и цикловыми конференциями.

Для торговых компаний предложены решения, оптимизирующие их операционную деятельность:

• Гибкие механизмы компенсации за работу в выходные и праздничные дни;
• Бесшовная интеграция с кадровыми системами учёта;
• Автоматизация отчётности по расходам при работе с блогерами и лидерами мнений.

Для производственных предприятий был разработан функционал, повышающий прозрачность и контроль:

• Разнообразные форматы отчётности для системных инженеров;
• Детализация сервисных ордеров;
• Полная информация о выполненных работах;
• Отчёт о местонахождении сотрудников с опорой на список стран оранжевого уровня.

Для ИТ‑компаний мы стали надёжным инструментом автоматизации:

• Удалённое согласование любых типов отсутствия (отгулы, отпуска, командировки, удалённая работа и т.д.);
• Управление табелем рабочего времени из любой точки мира и с любого устройства.

Реальный кейс: Как Hamilton Apps помог компании «Ашан»

В качестве наглядной иллюстрации эффективности автоматизации хочу рассказать реальный кейс нашего клиента, компании «Ашан Ритейл Россия».

До внедрения экосистемы Hamilton Apps обработка одного авансового отчета требовала 105 человеко‑минут, а полный цикл согласования занимал от двух до шести недель. При годовом объёме в 20 тысяч отчётов суммарные трудозатраты достигали 2 100 000 минут — эквивалент 4 375 рабочих дней.

После интеграции нашего облачного бизнес‑приложения показатели кардинально изменились:

1. Время обработки одного отчёта сократилось в два раза;

2. Существенно выросла производительность бухгалтерского отдела;

3. Высвободилось 2 187 рабочих дней — время, которое сотрудники теперь могут направить на выполнение стратегических задач.

Согласно усреднённым показателям по нашим клиентам, обработка 5 тысяч авансовых отчётов в месяц требует участия 10 бухгалтеров. Автоматизация этого процесса позволяет сократить штат вдвое — до пяти специалистов. При средней зарплате бухгалтера 100 тысяч рублей в месяц компания ежегодно может экономить 6 миллионов рублей. Эти средства можно эффективно перераспределить на стратегические инициативы: разработку новых продуктов и маркетинговые активности.

Эти цифры наглядно демонстрируют потенциал цифровизации: автоматизация рутинных процессов не просто оптимизирует операции, но и открывает новые возможности для развития бизнеса за счёт перераспределения человеческих ресурсов.

Как 2025 год изменил Hamilton Apps

За прошедший год мы реализовали ряд значимых проектов и инновационных решений, что позволило нам выйти на новый уровень развития. В подтверждение достигнутых результатов мы провели первое заседание «Экспертного совета» — специализированное мероприятие, призванное продемонстрировать главные достижения компании.

К диалогу были приглашены ключевые пользователи из числа крупнейших компаний‑партнёров. Эти эксперты — не просто клиенты, а настоящие соавторы развития нашей экосистемы, чей практический опыт формирует вектор её совершенствования.

В фокусе обсуждения были инновации экосистемы Hamilton Apps, внедренные в 2025 году:

• Интеллектуальный контроль расходов: автоматическая проверка дубликатов для исключения ошибок и переплат;
• Проактивные уведомления: оповещения о «зависших» авансовых отчётах в статусе «Черновик» для ускорения процессов;
• Гибкость рабочего графика и функционал работы в выходные и праздничные дни;
• Международное расширение, аналоги которого отсутствуют на рынке на сегодняшний день (разработка КЭП для Республики Казахстан);
• Финансовая интеграция: API‑подключение к «Райффайзенбанку» для бесшовного обмена данными;
• Интеграция с ФНС для автоматической проверки подлинности чеков;

и многое другое.

Для поддержания лидерских позиций на рынке мы систематически отслеживаем ключевые тенденции отрасли и актуальные изменения внешней среды.

В рамках этой работы мы:

• Оперативно отслеживаем обновления нормативно‑правовой базы;
•  Анализируем развитие технологий искусственного интеллекта и оцениваем возможности их интеграции в наши процессы;
• Отслеживаем тренды в области кибербезопасности, чтобы своевременно внедрять передовые методы защиты данных.

Такой проактивный подход позволяет нам не просто следовать за изменениями, но и заблаговременно адаптировать бизнес‑процессы к новым реалиям, обеспечивая устойчивое развитие компании.

Что мы запланировали

Наступивший 2026 год станет для Hamilton Apps годом масштабного расширения и технологического прорыва. Мы ставим перед собой амбициозные цели, которые позволят не просто укрепить наши позиции на рынке, но и задать новые стандарты в сфере автоматизации бизнес‑процессов.

1. Экспансия на рынок СНГ: открываем новые горизонты.

Одним из ключевых приоритетов станет выход на рынки стран СНГ. Наш анализ показывает: потребность в современных решениях для автоматизации документооборота актуальна для бизнеса по всему постсоветскому пространству.

Почему именно СНГ?

• Растущий спрос на цифровизацию бизнес‑процессов;
• Дефицит локальных решений, сочетающих функциональность и простоту использования;
• Схожие регуляторные требования, позволяющие адаптировать наши наработки с минимальными изменениями.

2. Технологическое обновление: надёжность и безопасность.

Чтобы соответствовать растущим требованиям клиентов, мы модернизируем техническую базу:

• Внедрение двухфакторной аутентификации для всех пользователей — дополнительный барьер против несанкционированного доступа;
• Совершенствование работы с ЭП и оптимизация процессов подписания электронных документов;
• Интеграция AI‑технологий в ключевые процессы, что сделает работу с авансовыми отчётами еще эффективнее.

Почему это важно?

Наши планы на 2026 год — не просто список задач, а стратегический ответ на вызовы времени:

• Для бизнеса — сокращение издержек и рисков за счёт автоматизации.
• Для пользователей — простота и интуитивность в работе с документами.
• Для партнёров — новые возможности для совместного развития.

Hamilton Apps доказывает: цифровизация не усложняет, а упрощает бизнес‑процессы.

Через год я расскажу вам о новых успехах и приведу новую статистику — о том, как ещё больше компаний изменили свои процессы с помощью Hamilton Apps. А пока приглашаю вас присоединиться к числу тех, кто уже выбрал эффективность, прозрачность и развитие.

Юлия Брагинская,
управляющий директор Hamilton Apps