Среди ценностей «Авито» — «Упрощай», в процессах мы стремимся к прозрачности, в решениях — избегать ненужной сложности. Так, мы стали работать над тем, чтобы тревел-сопровождение было удобным не только для тревел-координаторов, но и для всех участников процесса, а это кадры, бухгалтерия, заказчик.
С чего же мы начинали:
1. Опросили всех причастных, поняли их сложности и «боли»: ни для кого не секрет, что самая сложная часть в бизнес-тревеле — это документы и согласования, а не маршруты поездок. Бухгалтерии нужны карточки расходов и посадочные, HR-приказы и так далее, что создает много дополнительных процедур.
2. Рассказали о своих потребностях поставщику тревел-услуг. Проговорили, как будет осуществляться интеграция, логика выписок, добавление нужных полей. Самое важное — общая заинтересованность, а еще желание с обеих сторон сделать нестандартные решения стандартными.
Работая над проектом, мы ставили для себя целью максимально исключить участие тревел-координаторов. Бизнес развивается, количество сотрудников растет. Командировок всё больше. Чтобы избежать расширения штата координаторов и увеличения количества затрат, система должна быть самостоятельна и автономна.
3. Разработали инструкцию и провели обучение сотрудников, чтобы новички с первого дня уже могли самостоятельно все оформить и отправиться в свою первую командировку.
Что мы получили?
Теперь, когда сотрудник бронирует билеты и отель в системе, он сразу указывает цель поездки — в системе формируется командировка. На основе этой информации, на стороне HR, в автоматическом режиме формируется приказ, а сотруднику остается только его «подписать», нажав на кнопку в письме.
Если по пунктам:
1. Автоматическое формирование приказов;
2. Готовые карточки расхода: подтверждающие поездку документы сразу поступают в бухгалтерию в электронном виде;
3. Все подписания и согласования — в ЭДО;
4. Единое окно для всех пользователей;
5. Контроль соблюдения политик.
На текущий момент 99% командировок оформляются с помощью платформы, и только 1% требует вмешательства тревел-координатора. Сложные кейсы решаются вручную. Например, из-за высокого спроса в деловой сезон вроде сопровождения в рамках ПМЭФ, тогда тревел-менеджер, сопоставив все внешние факторы, принимает решение о превышении лимитов. Или, когда нужно составить сложный маршрут в связи с закрытием аэропортов, и координатор помогает с альтернативными вариантами маршрута. Кто знает, может, в обозримом будущем мы обучим ИИ и переложим эту задачу на него? Но пока в таких ситуациях подключаемся мы.
Никита Ганиц,
специалист по организации командировок и
деловых мероприятий «Авито»
