Каждый организатор корпоративных событий знает: 100% явки не бывает никогда. Кто-то обязательно окажется в отпуске, на больничном или внезапно сошлётся на уважительную причину отсутствия (и да, иногда это даже день рождения кота). Поэтому, чтобы добиться хорошей явки, а 90% считается отличным результатом, придётся потрудиться.
Вот что я рекомендую предпринять для достижения этой цели:
1. Save the date.
Объявите о событии заранее, даже если программа ещё не готова. Разошлите в календари сотрудникам пометку «Save the date» («Сохранить дату»). Адресаты поймут, что в определённый день и месяц «что-то будет». Это создаёт интригу и даёт повод для второй рассылки — уже с подробностями.
2. Работа со списками.
Активно ведите списки гостей. Просите подтверждение участия и вносите в перечень только тех, кто ответил согласием. Не прекращайте работу со списками до даты мероприятия: если кто-то заранее узнал, что не сможет прийти, оперативно заменяйте на другого желающего. Живой список — это не формальность, а ваш главный инструмент управления явкой.
3. Анонс мероприятия.
Анонс должен отвечать на вопросы: что, где, когда. А главное — нужно его составить так, чтобы возникло желание прийти. Если приглашение рассылается по электронной почте, оформите его красиво, обозначьте программу и напишите, почему будет классно. Приложите приглашение к письму.
4. Площадка.
Правильный выбор площадки — залог высокой явки. Место должно быть удобно расположено, в идеале — в пешей доступности от метро. Если у площадки есть парковка — это плюс для гостей на авто. А если до неё далеко добираться — организуйте трансфер туда и обратно.
5. Время.
Если мероприятие вечернее, обязательно укажите, до которого часа оно продлится, чтобы люди могли спланировать своё время. Особенно это важно, если следующий день рабочий.
В случае если корпоратив запланирован на выходной день (например, спортивный open air или фестиваль), дайте участникам возможность прийти с членами семьи — это также повысит явку.
6. Базовые потребности.
Ещё в Древнем Риме говорили, что люди хотят хлеба и зрелищ. Продумайте питание и напитки для гостей.
7. Главная фишка.
При подготовке программы нужно чётко решить, в чём будет главный вау-эффект. Соревнования? Концерт? Хедлайнер? Призы? Без этой «фишки» мероприятие рискует стать просто «ещё одной встречей», а с ней — превратиться в событие, которое ждут и помнят.
Пример из практики: обучающий семинар по страховым продуктам выпал на конец декабря и грозил низкой явкой. Мы пригласили выступить спикера с необычной темой — счастье — и анонсировали его как хедлайнера мероприятия. В канун Нового года эта тема «выстрелила»: мы получили высокую явку и создали участникам праздничное настроение.
8. Комфорт.
Продумайте всё до мелочей. Договоритесь о том, чтобы гости могли сдать в гардероб сменную обувь и рюкзаки с ноутбуками. Организуйте лаунж-зону для общения. Если мероприятие на улице и в вечернее время — приготовьте пледы. Когда участники знают, что о них позаботятся, они идут охотнее.
9. Фирменный мерч.
Готовьте мерч — и тут всё понятно без лишних слов! Правильный мерч создаёт чувство причастности к чему-то большому.
10. Вовлечённость сотрудников.
Сотрудники лучше посещают мероприятия, когда они задействованы в программе. Если это корпоративный вечер, дайте возможность талантливым, креативным коллегам выступить и проявить себя. Если спортивное событие — позвольте людям заранее разделиться на команды, придумать костюмы и девизы. Если это ужин — вовлекайте сотрудников в формирование рассадки за столами. Иногда хорошо работает формат «домашнего задания»: когда готовят ролики, стендапы, фотографии. Можно устроить конкурс на лучшее название мероприятия, чтобы участвовать могли все, а победителя наградить прямо во время события.
Вспоминается случай, когда перед корпоративной регатой мы объявили конкурс на лучший девиз события, который объединит страхование и гонку. Мы получили множество отличных вариантов, а интригу с победителем держали до дня мероприятия. Лучшим оказался девиз «Паруса и полисы!» — его автору подарили мерч.
В целом же, когда ваше мероприятие по-настоящему ждут и к нему готовятся, явка всегда отличная! Берите эти правила и внедряйте — результат не заставит себя ждать. Проверено!
Светлана Лялина,
директор по маркетингу «А.Страхование»
