За почти 15 лет работы в ивент индустрии я убедилась, что в 99,9% случаев при подготовке и на самом мероприятии что-то пойдёт не так. Особенно любит подкидывать сюрпризы погода. Поэтому в работе, помимо альтернативных сценариев, стоит опираться на три суперспособности: сохранять спокойствие, быстро принимать решения и мыслить креативно. И, поверьте, за эти годы мы с командой как только не креативили!
Формат мероприятий бывает разным: от камерных встреч до крупных корпоративных программ с проживанием, деловой и развлекательной частью на несколько дней. Лучшая подстраховка — сразу выбирать площадку, где есть помещение для участников. При этом не стоит отметать варианты с небольшими или зонированными пространствами: это вовсе не компромисс — с ними можно, нужно и интересно работать. Да, идеальная площадка как снаружи, так и внутри существует, но она почти всегда дороже, при этом её виды могут оказаться не такими эффектными, как с более бюджетных локаций. Зачем сужать выбор, если задачу с непогодой можно решить — и даже сэкономить?
Чаще всего мы задумываемся про прогноз погоды летом и за пару месяцев до и после: именно в это время особенно хочется провести мероприятие на открытом воздухе. Моя рекомендация: смело выбирайте видовую площадку, но обязательно с возможностью разместить гостей в помещении. Заранее продумайте, как пересобрать пространство на случай дождя или сильного солнца, чем наполнить его, чтобы удержать внимание приглашённых. Делайте упор на интеллектуально-эмоциональный опыт и гастроактивности — они становятся точками притяжения, когда природа капризничает.
Помню июльское мероприятие, когда погода была едва ли не худшей из возможных — гроза, ливень и сильный ветер. В итоге гости меньше отвлекались на виды и фотосессии и больше внимания уделяли программе и еде — причём оценили их очень высоко.
Для камерного события на 100 человек отлично работает зонирование: не пытайтесь собрать всех в едином пространстве. Вместо этого предложите разные сценарии в нескольких помещениях. Пусть в одном зале гости занимаются творчеством и создают, например, трендовый арт-борд с подсветкой или обвесы на телефоны и сумки, знакомятся с редкими профессиями вроде торседора или чайного мастера. В другом — участвуют в интеллектуальной игре или играют в музыкальное лото, а потом танцуют на трансформированной под танцпол площадке.
Гастрономические станции с шеф-поварами, где блюда готовят прямо при гостях, привлекают внимание и создают нужную атмосферу: будь то паэлья в большой сковороде, раклет-бар, кулинарная станция «Брискет» или коктейли с криомороженым. Если прогноз обещает дождь или палящее солнце, заранее согласуйте с кейтеринговой службой установку навесов и зонтов — это простая, но эффективная мера.
У меня был случай, когда прогноз заранее обещал дождь, поэтому мы сразу планировали насыщенную программу внутри. Кейтеринг рассчитывали разместить снаружи — под навесами и козырьками, плюс подготовили зонты. Но в день мероприятия погода оказалась ещё хуже, чем прогнозировали, и всё пришлось переносить в здание, включая регистрацию и активности. Разместить всё сразу в одном помещении не удалось, и здесь на первый план вышла сплочённость подрядчиков. Коллегиально приняли решение: гостей не теряем ни при каких условиях. Регистрацию, закуски и активности оставили внутри. Бар и основную еду служба кейтеринга предложила вынести под навесы: шеф-повара работали под дождём, в первую очередь защищая еду, а официанты приносили блюда и напитки гостям в помещение.
В последний момент агентство предложило изменить рассадку: первый зал разделили пополам — одна часть гостей сидела за банкетными столами, другая стояла — за коктейльными высокими столами. Если бы сохранили изначальную банкетную рассадку, мы бы просто не поместились. Во втором зале на мастер-классах гости тоже могли сидеть, им также приносили еду и напитки. Кейтеринг заранее взял много стульев и высоких столов — их расставили вдоль стен, чтобы рассадить гостей с максимальным комфортом. В результате мы не отказались ни от одной активности и сохранили качество сервиса.
Этот кейс ещё раз доказал: организатор не всегда знает, на какие риски готовы пойти подрядчики. Но если вы заранее спрашиваете совета, просите помощи и выстраиваете партнёрские отношения, команда будет стараться сделать всё по максимуму — ведь это и их репутация тоже.
На крупных выездных событиях с проживанием логика та же, но масштаб другой. Сейчас всё больше отелей предлагают собственные активности на территории — это отличная возможность организовать фотоквесты, фестивали и вновь популярные тимбилдинги без дополнительных затрат. Здесь особенно важно заранее грамотно разделить гостей на группы, продумать вместо фотозоны пространства с мобильными объектами, которые легко перенести в помещение.
Ещё один кейс — мероприятие в отеле в начале августа. За несколько месяцев прогноз погоды был ужасным, поэтому мы запланировали всё в конференц-зале с банкетной рассадкой. Ближе к дате прогноз улучшился, и мы перенесли событие в шатёр с террасой у воды: выбрали лёгкий фуршет и коктейльные столы. Но незадолго до старта прогноз снова резко ухудшился. Вернуться в конференц-зал с фуршетом было бы худшим вариантом. Решили остаться на природе и опираться на универсальность программы: музыкальное лото, при котором гости играют стоя, и мобильная фотозона из объектов в русском стиле — наличник, стог сена и тематические арт-объекты (всё это можно было быстро перенести внутрь). К слову, тогда и «чудо» случилось — в итоге погода порадовала!
По моим наблюдениям, гости не так сильно боятся непогоды, как отсутствия заботы и вовлечённости. Системный подход решает многое:
- информируйте приглашённых заранее;
- не ограничивайтесь сухими рекомендациями по дресс-коду — подайте их в игровой форме. Например, предложите гостям поучаствовать в конкурсе «Лучшие предсказатели погоды»: победители получат брендированный мерч;
- обеспечьте достаточное количество модераторов и ведущих групп — их число стоит подбирать с учётом размера площадок, количества помещений и интересов аудитории;
- сместите фокус гостей с погоды на более ценные впечатления: новые знания, уникальный гастрономический опыт и эффектные локации для фотосессий.
При любой погоде важно сохранять тепло, душевность и человечность. Именно они создают атмосферу, дарят спокойствие и заряжают гостей оптимизмом. Люди запоминают не идеальные виды, а эмоции. И именно за этим они возвращаются снова.
Клавдия Токтарова,
ex-ивент-организатор Ernst&Young
