При организации деловых поездок в нашей компании мы руководствуемся «великолепной пятёркой» принципов: оптимизация затрат, качество услуги, соблюдение тревел-политики, своевременная финансовая отчётность и безопасность. Остановлюсь на последнем пункте, тем более сейчас, когда внешняя ситуация непростая. Оформляя командировку, я всегда думаю о том, что сотрудник должен благополучно вернуться домой
Корпоративная безопасность в сфере бизнес-тревел начинается, казалось бы, с рутины: оформления страховки, выбора гостиницы и вида транспорта. Однако именно здесь закладывается тот самый «эффективный минимум», который сработает в критической ситуации. Расскажу подробнее.
Страховка — это база
В командировках по России у нас действует корпоративный полис ДМС. А при организации бизнес-путешествия за границу информация о командированном сотруднике поступает в Службу персонала для оформления страховки для выезжающих за рубеж (ВЗР). Это базовое правило.
Отель. Правило общего периметра
При совместных командировках нескольких сотрудников мы настоятельно рекомендуем им размещение в одной гостинице. Аргументы в пользу такого решения следующие:
— В случае чрезвычайной ситуации, если все в одной локации, проще и быстрее подтвердить местонахождение группы.
— Коллеги могут «присматривать» друг за другом: если кто-то не спустился к завтраку или не отвечает на звонки, это сразу заметят и предпримут меры.
— Группа людей, выходящих из отеля и направляющихся к транспорту, менее уязвима для злоумышленников, чем одинокий путешественник.
— Необходимая информация об изменениях распространяется оперативно и без искажений.
— Когда командированные работники живут в одной гостинице, удобно организовать единый трансфер.
— Защита конфиденциальной информации. Сотрудники часто обсуждают рабочие вопросы за ужином или в зонах отдыха. В «своём» отеле, где рядом коллеги, риск утечки данных при случайном подслушивании посторонними лицами несколько ниже: группа создаёт свой «безопасный периметр».
Транспорт. Почему мы против руля
При поездках на дальние расстояния (свыше 200 км) мы предпочитаем общественный транспорт — поезда или самолёты, а не личные автомобили сотрудников, которые они иногда предлагают использовать. Это вызвано необходимостью снизить риски, связанные с человеческим фактором, и объясняется статистикой аварийности. К слову, на железной дороге и в авиации происшествий в десятки раз меньше, чем на автотрассах.
Преимущества общественного транспорта:
— Утомляемость водителя. Поездка на расстояние свыше 200 км обычно занимает от 2,5 до 4 часов и более. Исследования показывают, что после двух часов непрерывного вождения концентрация внимания водителя притупляется, а скорость реакции снижается. Сотрудник, который едет либо рано утром, либо после тяжёлого рабочего дня, в поезде или самолёте может отдохнуть и восстановить силы. За рулём же он будет вынужден тратить энергию на управление автомобилем.
— Профессионализм. Пилоты, машинисты поездов и водители междугородних автобусов проходят предрейсовый медицинский осмотр и соблюдают нормы труда и отдыха. Профессиональный шофёр имеет значительно больший накат и навыки действий в экстремальных ситуациях, чем среднестатистический человек.
— Возможность работы. В общественном транспорте сотрудник может спокойно отвечать на электронные письма или готовиться к деловой встрече. Тогда как попытка совместить вождение с решением рабочих вопросов (звонки, мессенджеры) критически повышает риск ДТП.
— И, наконец, есть юридический аспект. В случае аварии на корпоративном или личном транспорте во время командировки ответственность и выплаты компенсаций часто ложатся на работодателя. Если же использован сертифицированный перевозчик, обязанности по обеспечению безопасности пассажира переходят на транспортную компанию.
Конечно, реальность вносит свои коррективы. Сейчас, в условиях регулярных задержек рейсов, мы часто действуем по ситуации: либо отменяем поездку с возвратом билетов, либо коллеги действуют по предписаниям авиакомпаний и при необходимости снимают отель около аэропорта.
Короткий список правил — страховка, единый отель, общественный транспорт на дальние расстояния — позволяет снизить риски там, где мы можем их контролировать.
Лидия Краснова,
руководитель Службы организации деловых поездок
Группы «Борлас»
