Портал для корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма, MICE и организаторов деловых мероприятий и встреч

«Безбумажный» бизнес-тревел — неидеальный, но такой неизбежный. Часть 1

6 Июля 2021

Anatoly_Kuryumov.jpg

Лет пять назад я ездил в Новую Зеландию. Интересно, что уже тогда при оплате любого товара или услуги, будь то кофе, книга или поездка на такси, клиента там всегда спрашивали: «Вам электронный чек или бумажный?». Я всюду просил цифровой, указывал каждый раз свой e-mail, куда и направляли документ. Новозеландцы неизменно благодарили: «Спасибо, что защищаете окружающую среду!» Но в какой-то момент я просто устал вводить одни и те же символы и начал просить выдать мне бумажный чек.

Внедрение цифровых технологий — процесс необходимый, неизбежный, но все же неидеальный. В нем тоже возникают свои трудности. Хорошая новость в том, что пути преодоления таких трудностей уже известны, а некоторые хорошо описаны. При этом с учетом происходящих в мире событий времени на их преодоление не просто мало — его нет.

На диджитал-волне

Мы все помним, как в свое время ввели электронную маршрут-квитанцию к авиабилетам. Сколько было противников, и насколько резко рынок тогда воспринял это нововведение! Но его участникам ничего не оставалось, кроме как смириться и принять это новшество. Затем появились и диджитальные посадочные талоны, электронные ключи в отелях, билеты на «Аэроэкспресс» с QR-кодами и, конечно, электронный документооборот. Все это сыграло немаловажную роль в цифровизации тревела (и бизнес-тревел-индустрии в частности). Хотя, будем откровенны, в корпоративном туризме еще хватает «бумажных» дел: это диктуется, но меняется на законодательном уровне. Так, по требованиям налогового законодательства обязательны бумажные документы для подтверждения расходов компании. Да и самим предприятиям тоже хочется убедиться, что сотрудник потратил деньги действительно на ужин с партнерами, а не на «сольный выход» в бар.

Еще одна проблема — согласования внутри компаний путем бумажных документов, которые еще остаются доброй традицией во многих организациях. Но это можно оптимизировать, усовершенствовать. Сокращение и удаленный режим ручных процессов — начало этого пути; цифровизация бизнес-тревел как раз поможет обеспечить дополнительную эффективность и лучшие способы работы.

Как работать без бумаг?

Последние полтора года стали для нас еще более «безбумажными»: из-за пандемии, удаленной работы и обновленных бизнес-процессов нам пришлось оптимизировать документооборот.

В «Ракете» мы тоже на практике столкнулись с новыми требованиями и пожеланиями клиентов. И сейчас уже знаем, как решать эти задачи.

При анализе процесса организации командировки для самих себя команда использовала подход Customer Journey Map и увидела, сколько disruptions (дезинтеграций) возникает в целом и у нас, и в бизнес-тревел. Большинство из них касается как раз документооборота. Исследование позволило нам учесть боль клиентов и проблемы рынка, реализовать конкретные практические задачи. Например, бесшовную авансовую отчетность или бесшовный процесс авторизации командировок.

Тревел-политика

Хотя слово «тревел-политики» уже набило всем оскомину (меня лично от обсуждений тревел-политик уже подташнивает), практика показывает, что они все же работают и с весьма неплохим эффектом. Ведь деловому путешественнику вообще не нужно думать про документы, согласования, авансовые отчеты. Система сама «раскручивает» и выполняет необходимые задачи: автоматически согласовывает командировку, учитывает все допустимые и недопустимые отклонения, отправляет сотруднику всю информацию о поездке, организует весь процесс в цифровом пространстве. Такой digital space экономит компании время, деньги, снижает трудозатраты и повышает лояльность бизнес-туриста по отношению к организации.

К примеру, один из наших клиентов — крупная машиностроительная компания — уже через первые полгода использования платформы подсчитал, что благодаря тревел-политике сэкономил 26 % бюджета командировок. В рублях это составило 9,3 млн за шесть месяцев. Добиться такого результата позволило автоматизированное управление бюджетом на поездки и сокращение административных затрат.

Мобильные решения

Мы видим четкий тренд в расширении функционала использования мобильного телефона в В2В. Digital expense management оказался самым востребованным в нашей мобильной технологии, несмотря на то, что itirnerary management до сих пор — неосвоенная клиентом технологическая база. У нас этот вопрос наряду с самой платформой также решает мобильное приложение Rocket in your pocket. Сотовый телефон всегда в кармане (отсюда и название нашего мобайла), а это идеальный инструмент для учета расходов. Быстро сфотографировали чек, счет и документ тут же оказался у бухгалтера. Не нужно складировать квитанции и бояться, что они потеряются. Через mobile app все чеки будут у бухгалтера, аудитора. Всегда.

Сейчас мы пилотируем распознавание и разведение проводок расходов в автоматическом режиме. Нам страшно не хватает тестовых полигонов — с ними работа пошла бы еще быстрее. Сейчас современно говорить, а хотелось бы делать проекты именно с кем-то, а не просто для кого-то. Именно поэтому мы активно развиваем сотрудничество и коллаборационные проекты. В их числе — популяризация науки для бизнеса. Начинаем, конечно, с самых корней, взаимодействуем с вузами, не только в России, привлекаем молодых творческих ребят, которые подают интересные идеи для отрасли.

Степень готовности

Рассуждая о цифровизации бизнес-тревел, нельзя забывать о зрелости рынка, его готовности принять новые технологии. Если проводить аналогию с физикой, то ситуацию можно сравнить с неравномерностью, неоднородностью распределения частиц. Так, одна компания будет целиком и полностью готова к цифровой трансформации и минимизации бумажного документооборота, а другая — совершенно нет. И здесь нужно понимать, что во втором случае нельзя сразу взять и «прыгнуть на Луну». Здесь задача экспертов и профессионалов — помочь клиенту понять, на каком этапе находится компания и как она может усовершенствовать свою диджитал-систему. Одному предприятию еще только предстоит прописать бизнес-процессы, другому — внедрить автоматизацию, а третьему — впору цифровизироваться. Здесь все должно идти шаг за шагом. Опять же, если вспомнить физику, мощность — это результат работы за определенное время. Любой компании для результата нужны усилия и период времени, хотя у нас были эксперименты вроде «Давайте все внедрим за один день».

Так и не решили для себя, нужен ли вам цифровой бизнес-тревел? У меня для вас есть весомые аргументы. Но о них — в следующий раз.

Анатолий Курюмов,

генеральный директор цифровой экосистемы
для организации деловых поездок «Ракета»

Контактная информация
Адрес: Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 5, стр. 3
E-mail: info@bbt.news
Captcha не прошла проверку!
ГОТОВО