Портал для корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма, MICE и организаторов деловых мероприятий и встреч

Мероприятия в регионах — трудности и решения

18 Апреля 2019
Мероприятия в регионах — трудности и решения

После 20 лет работы в сфере организации мероприятий мне казалось, что ничему новому уже научиться нельзя. Было не совсем понятно, в каком направлении двигаться дальше, куда внедрять полученный опыт и знания. Но год назад я принял решение о переходе в ряды сотрудников компании «Таларии».

Основным фактором, сыгравшим решающую роль при принятии этого решения, стала самая обширная региональная сеть на территории РФ, на тот момент у «Таларии» было 24 офиса от Санкт-Петербурга до Хабаровска, открытые несколько лет назад. Сегодня у нас уже 26 региональных представительств и, как минимум, еще два офиса откроются до конца весны. Такого количества собственных филиалов в регионах нет больше ни у одной ТМС на рынке.

Проверенная годами команда, способная организовать цикловое совещание на 900 делегатов в Сочи, инсентив-поездку на 50 человек на Сардинию или конгресс во Владивостоке, продолжает выполнять свою работу в соответствии с высокими стандартами.

Но жизнь ставит нам все новые задачи, и большинство из них, как в учебнике математики, «со звездочкой». 

Последнее время на рынке MICE все более востребованной становится услуга по проведению небольших региональных мероприятий. Круглые столы, однодневные выездные совещания, кейтеринг в офис, тимбилдинги для региональных представительств и т.д. Связано это прежде всего со снижением покупательской способности населения, снижением доходов компаний и, как следствие, с оптимизацией расходов на поощрение сотрудников. Безусловно, все еще есть инсентив-поездки в Танзанию, Аргентину, ЮАР; цикловые совещания в Турции, Таиланде, Вьетнаме; конгрессы в Берлине, Лиссабоне, Мадриде... Но тенденция минимизации затрат — налицо. 

Если раньше это была поездка в Турцию, то теперь — выезд на ближайшую базу отдыха. Если раньше это было 50 человек, то теперь — 12. Вместе с этим уменьшаются и бюджеты. Экономия становится основным фактором при выборе места проведения. Зачастую, вступая на путь экономии, клиентам приходится жертвовать качеством.

Вопрос рентабельной организации небольших региональных мероприятий занимал меня уже давно. Работая третье десятилетие в этой сфере, я убедился, что ни технологии, ни прекрасный отдел продаж, подписавший с клиентом договор, где минимальный сбор составляет 6000 рублей за мероприятие, не способны покрыть ТМС денежно-временные трудозатраты на сотрудника, отвечающего за подготовку и организацию того же самого круглого стола. 

На сегодняшний день большинство ТМС решает этот вопрос одним из двух вариантов:

— увеличением объема заявок на одного сотрудника (в среднем, от 40 до 60 в месяц), что ведет к катастрофическому снижению качества, «выгоранию» специалиста на рабочем месте, сбоям в закрытии мероприятия и предоставлению бухгалтерской отчетности с огромными задержками; 

— аутсорсом услуги через компанию посредника с накруткой стоимости, что в свою очередь ведет к значительному удорожанию услуги для клиента и дополнительным временным затратам на обсуждение деталей по мероприятию через дополнительное звено в цепочке. 

Помимо озвученных недостатков есть еще один важный момент. В связи с тем, что офисы большинства ТМС сосредоточены в двух-пяти городах, происходящее на территории других регионов они представляют очень условно. Согласитесь, сотрудник ТМС Тюмени гораздо больше владеет информацией о тенденциях и возможностях своего региона чем, например, сотрудник агентства в Москве или Санкт-Петербурге. Большинство клиентов не получают полноценной консультации, им предлагают первую попавшуюся в интернет-поисковике площадку, подходящую под требования, и это в лучшем случае. В худшем — высылают отписку, что под высланный запрос в регионе нет подходящей площадки для проведения мероприятия. 

В принципе никому в голову не приходит покупать бананы в Магадане и доставлять их на ужин в Пензу. Но бронировать мероприятие в Перми через сотрудника в Краснодаре или Самаре почему-то считается нормальным. 

В то же время заказ на 12 человек с конференц-залом и кофе-брейком в Набережных Челнах зачастую неинтересен для менеджера в Москве, а для менеджера в Набережных Челнах это как глоток свежего воздуха, ворвавшегося в рутинный повседневный быт. 

Впервые я убедился в этом, создавая отдел MICE в региональном представительстве три года назад. Сегодня же этот опыт транслируется уже не на один, а на 26 офисов. Фактически в каждом городе-миллионике у нас есть свой филиал. 

26 региональных офисов — это как минимум 26 городов, где наши сотрудники знают, что можно предложить клиенту, а от чего его лучше отговорить. 

Именно наличие офисов в регионах на сегодняшний день и является единственным решением по рентабельной организации небольших региональных мероприятий без удорожания стоимости или ущерба качеству. Никакая автоматизация, никакой аутсорс не в состоянии заменить на территории РФ личного общения, знакомств и связей в любимом городе и энтузиазма по его продвижению в сфере MICE. Никогда в жизни сотрудник в московском офисе не будет с таким энтузиазмом и задором в глазах заниматься мероприятием на 20 человек в Ижевске, как сотрудник из самого Ижевска. 

Что дает клиентам наличие региональных представительств у TMC?

— полноценную консультацию по возможностям региона. Сотрудник, живущий в городе проведения мероприятия, может не просто переслать вам стандартную презентацию от отеля или ресторана, но и поделиться своими личными впечатлениями о предполагаемой площадке; 

— снижение издержек на сопровождение мероприятия в регионе проведения, ведь в большинстве случаев, если сопровождение необходимо в городе, где у агентства есть представительство, вам не придется оплачивать билет на самолет и проживание, например, в Екатеринбурге для сопровождающего из Москвы. Кстати, последнее время все больше клиентов из фармацевтической отрасли просят предоставить фотоотчет о проведенном в регионе мероприятии. В нашем случае эта услуга обходится гораздо дешевле, так как может быть осуществлена силами нашего сотрудника, находящегося в регионе; 

— ускоренный документооборот при закрытии мероприятия (сбор закрывающих документов происходит в разы быстрее, когда сотрудник живет в том же городе, где проводится событие;

— спокойствие и душевный комфорт клиента.

Мы постоянно продолжаем работать над повышением качества оказываемых услуг. Только за три месяца этого года были проведены тренинги по организации региональных мероприятий для MICE-менеджеров Самары, Нижнего Новгорода, Уфы, Казани, Санкт Петербурга, Екатеринбурга, Набережных Челнов. Постоянный контакт с региональными представительствами позволяет нам внедрять стандарты качества московского офиса по всей территории РФ, что, безусловно, сказывается на уровне удовлетворенности наших клиентов. 

Впереди открытие еще двух филиалов, а значит — новые задачи и цели, новые возможности и перспективы для нашей команды, а для наших клиентов — дополнительная оптимизация затрат на проведение мероприятий.  

Андрей Криницкий,
директор MICE-отдела компании «Таларии»

Контактная информация
Адрес: Москва, ул. Расковой, д. 34, стр. 14
Тел.: +7 (495) 935 70 12
E-mail: info@buyingbusinesstravel.com.ru
Captcha не прошла проверку!
ГОТОВО