Портал для корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма, MICE и организаторов деловых мероприятий и встреч

События
Календарь

Календарь событий
Все события
События
Календарь

Календарь событий
Все события

MICE & Event. Вместе или раздельно?

4 Марта 2020

Исторически сложилось, что в России рынок организации праздников — назовем современный «ивент» так — и рынок бизнес-мероприятий существовали и существуют до сих пор раздельно. Еще в 90-х годах после распада СССР произошло формирование двух различных структур: event-индустрии, к услугам которой обычно прибегали внезапно обогатившиеся «новые русские» граждане, а также индустрии встреч (MICE), которая зародилась вместе с заходом на российский рынок международных компаний.

Kulev_Grigory_upjet___.jpg

Постепенно международные компании стали приживаться в российской действительности и привносить свою культуру в массы. Именно в это время появились новомодные понятия «тимбилдинг» и «корпоративная культура», и рынок организации индивидуальных праздников ринулся в нишу корпоративных мероприятий.

Пожалуй, сейчас на рынке нет агентства, которое успешно совмещало бы и логистику, и «ивент-компетенции». К сожалению, у нас тоже сложилась репутация агентства MICE без Е. Только в последнее время нас начинают ассоциировать с компанией, которая может справиться с мероприятием под ключ без привлечения сторонних event-агентств.

Глобально, менеджмент любого мероприятия должен включать в себя все. Если же агентство позиционирует себя просто логистическим, то, скорее всего, на него можно навесить ярлык «бизнес-тревел». Ведь любое событие делается для чего-то, у него есть идея. Даже прыжки в мешках преследуют определенную цель — будь то сплочение коллектива или повышение лояльности к бренду. Агентство, которое относит себя к сфере MICE, в первую очередь при получении брифа от клиента должно задуматься о том, какой эффект от данного мероприятия преследует заказчик. Как событие должно изменить его участников?

По рынку гуляют абсолютно абсурдные истории о случаях, когда клиент брал двух или трех различных поставщиков. Невозможно проконтролировать ситуацию, когда нет понимания, где заканчивается задача у одного агентства и начинается у другого.

Вот простой пример: клиенту нужен welcome-кофе перед конференцией. При этом за стол отвечает MICE-агентство, брендированные скатерти и печенье привозит event-агентство, а кофемашину — отель. Здесь возникает вопрос — кто в этой цепочке несет ответственность за мероприятие в целом? Кто должен расстелить скатерть на стол, если скатерть от одного агентства, а стол — от другого? Простой случай, но он наглядно показывает, что при делении задач по организации мероприятия на несколько кусков между агентствами, на стыках взаимодействия этих агентств будет отсутствовать ответственный.

Есть случаи, когда в основной зал заказывается одна и та же техника или транспортные запросы дублируются и в MICE-агентство, и в event. Какая уж тут речь об оптимизации расходов?

Мы, конечно, всегда стараемся избежать такого рода «факапов» и требуем контакт event-агентства, чтоб связаться с ним самостоятельно и задать все необходимые для нас вопросы. Есть кейсы, когда мы работаем с очень опытными агентствами, но, поверьте, их немного.

В текущем времени очень тяжело представить MICE-агентство, которое совсем не ориентируется в «ивенте». Еще перед встречей с клиентом необходимо задавать вопросы, почему он вообще организовывает мероприятие, что им движет. Исходя из ответов клиента, можно и направление подобрать, а не тыкать в различные страны наугад. Да и когда делаешь предложение, классно, если направление и концепция «совпадают». Идеально, когда эти две составляющие прорабатываются одновременно — тогда и мероприятие получается качественное и цельное.

Отдельная история, также заслуживающая внимания, это выписка билетов через стороннее агентство бизнес-тревел. Так, один раз у нас 50 человек прилетели на день раньше. Инициатор со своим агентством что-то поменял с рейсами. Ну и мы были, естественно, не в курсе. Вот представьте, каково было этим несчастным людям, которых никто не встретил в чужой стране, и нам, которые пытались срочно решить этот вопрос.

Что вообще из себя представляет MICE-агентство? Это, по сути, агрегатор, который подбирает правильно поставщиков и членов команд. Да, верно, и event-агентство — это тоже агрегатор, они подбирают артистов, нанимают аниматоров, ведущих, режиссеров. На сегодняшний день не так много event-агентств и MICE-агентств, которые держат в штате режиссеров и креаторов. Намного эффективнее подбирать ту или иную команду под определенную задачу и специфику, как, собственно, и мы поступаем.

Не может MICE-агентство не быть универсальным. Это то же самое, как если мы заявим, что подбираем только отели 5*, а с другими запросами обращайтесь в другие агентства. MICE-агентство должно уметь организовывать мероприятия, а не просто пересылать информацию от партнера клиенту. MICE-агентство должно уметь создавать эффективные команды под проект. Причем масштаб этих проектных команд на порядок шире, чем у event-агентства, так как они включают в себя все звенья цепочки.

Вот пример неэффективной команды: когда режиссер на конференции от event-агентства, а менеджер проекта — от MICE. Собственно, event-агентство отвечало за контент конференции, а MICE — за питание и площадку.

Итак, обед в фойе запланирован на час дня. В 12.10 распахиваются двери зала — и в фойе высыпает одновременно тысяча человек. Мы понимаем, что это — провал, потому что обед еще не сервирован, а режиссер не подумал предупредить нас о том, что конференция окончится на час раньше заявленного тайминга. Вот чья здесь ответственность, кстати?

И таких историй — миллион: вынос горячего во время речи генерального директора, неподходящий размер маркетинговой продукции и так далее.

Это то, что происходит, когда нет общего видения мероприятия.

Ну и самая трагикомичная история, которая давно ходит по рынку. На гала-ужин сцену делало MICE-, а программу — event-агентство. В середине вечера на сцену вышло 300 человек, и сцена провалилась. Потому что она не была рассчитана на такое количество участников, но ни одному из тех, кто готовил наполнение программы, не пришло в голову предупредить о ее деталях тех, кто был ответственен за стройку.

Думается мне, что эта компания уж точно больше никогда не будет делить мероприятие на несколько частей.

Георгий Кулев,
операционный директор Upjet Travel Group

Контактная информация
Адрес: Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 5, стр. 3
E-mail: info@bbt.news
Captcha не прошла проверку!
ГОТОВО