Портал для корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма, MICE и организаторов деловых мероприятий и встреч

События
Календарь

События
Календарь


На гастроли? Особенности планирования «звездных командировок» с учетом пандемии

30 Ноября 2020

Ekaterina_Andreeva.jpgКульминацией юбилея компании, новогоднего корпоратива или презентации нового продукта зачастую становится выступление известных артистов. Поэтому в период ограничений из-за пандемии COVID-19 концертным агентствам приходится сталкиваться с уменьшением не только числа гастролей, но и объема заказов в B2B-сегменте — как и другим игрокам рынка MICE. А еще — менять свои бизнес-процессы. Ведь организаторы гастролей артистов — это сразу и event-, и тревел-менеджеры. Только среди их «деловых путешественников» не бывает рядовых сотрудников, сплошь — первые лица с самыми высокими требованиями. Об особенностях планирования «звездных командировок» с учетом пандемии рассказывает управляющий партнер концертной «Компании КИТ» Екатерина Андреева.

Что происходит с гастролями во время пандемии

При выстраивании графика выступлений артистов основной объем работы приходится на гастроли. Но в условиях пандемии выезды сократились до минимума.

Работа театров и концертных залов в ряде регионов частично разрешена, но допустимая заполняемость зала в 25-70%, за редким исключением, не предполагает окупаемости для организатора. Во многих городах нельзя проводить мероприятия без рассадки. Выступления в клубах и ресторанах в ночное время на данный момент запрещены практически повсеместно. Также есть ряд важных для гастролей городов, в которых концертная деятельность полностью остановлена с марта. Эффективность в нашей сфере во многом зависит от возможности выстроить тур на несколько регионов, что в этих условиях почти невозможно.

Более того, решающее значение имеют опасения зрителей. Из-за напряженной эпидемиологической обстановки и сопутствующего неблагоприятного информационного фона аудитория с осторожностью рассматривает возможность посещения концертов. Покупка билетов заранее также вызывает настороженность из-за риска переноса или отмены события.

У нас, к примеру, почти 90% кассовых афишных мероприятий, которые были поставлены с региональными партнерами на период с начала введения ограничений и до конца года, сейчас перенесены. Около 75% этих событий мы отложили повторно. Отмен концертов из-за пандемии у нас нет.

Букинг артистов для рекламного, event- и MICE- рынков, PR-проектов, съемок не позволяет компенсировать ситуацию с гастролями. Заказные мероприятия возобновились у нас с лета, но сейчас объем резко уменьшился из-за ограничительных мер, введенных в Москве и Санкт-Петербурге на весь сезон новогодних корпоративов до середины января 2021 года. Больше половины сохранившихся запросов идет на выступления в онлайн-формате.

Как изменилось планирование выездных выступлений артистов

Мы продолжаем обсуждение кассовых афишных мероприятий на 2021 год с теми партнерами-организаторами, которые готовы сейчас это делать. Основное изменение — смещение и своеобразный микс горизонтов планирования.

Началась работа над среднесрочной перспективой, которой в нашей индустрии в условиях пандемии можно считать следующий сезон с октября 2021 года по апрель 2022-го. Но обсуждаемый объем новых проектов значительно меньше обычного. В первую очередь нужно отработать мероприятия, перешедшие с 2020 года. Организаторы максимально откладывают подписание договоров на следующий сезон, так как оборотные средства заморожены в перенесенных проектах.

Часть артистов свободно дает даты с октября 2021-го по апрель 2022 года. В то же время уже несколько крупных туровых звезд ответили нам, что вначале они должны расставить все перенесенные концерты, по крайней мере, в пределах одного «куста» городов. Тем не менее мы рассчитываем на подписание нескольких контрактов в ближайшие месяцы.

На вторую половину текущего сезона с февраля по апрель 2021 года перенесены мероприятия 2020-го. Новые проекты на этот период также обсуждаются, но подписываться будут при улучшении эпидемиологической обстановки. При выборе дат мероприятий мы пробуем «опередить коронавирус» в его волнообразном течении, то есть предугадать следующее «окно» для работы. Возможности планирования в краткосрочной перспективе также сильно зависят от географии бизнеса, так как обстановка и ограничения в регионах разные.

Обычно выполнение бытового райдера звезды, включая бронирование билетов, выбор отеля, транспорт на месте, питание, наполнение гримерной комнаты, охрану, начинается за 1–2 месяца до даты концерта. Значительная часть расходов по подготовке к пребыванию артиста на гастролях не подлежит возврату. Поэтому в текущих условиях эта задача максимально откладывается до критической точки, когда еще можно успеть обеспечить логистику, но будет больше информации о вероятности вынужденного переноса концерта.

Нужно отметить, что это не типичная ситуация, а именно влияние пандемии. В нормальных условиях сроки бронирования билетов и отеля указаны у нас в договоре на выступление звезды или бытовом райдере. Подготовка к проекту заранее позволяет организатору экономить как минимум на билетах. А составление маршрута в обычных условиях ведется с учетом возможности выступлений в соседних городах, чтобы разделить между ними расходы.

В случае положительного прохождения критической точки в планировании и в итоге проведения проекта нужно быть готовыми максимально ускорить организацию мероприятия. В этом может помочь предварительная оптимизация бизнес-процессов и исключение как минимум излишних проверок, исправлений, передвижений, задержек, ненужных шагов. При этом планирование и согласование с артистом всех моментов по выполнению райдера проводятся нами заранее, чтобы при положительном исходе ситуации не тратить на это время.

Для обеспечения гибкости также стоит заранее поработать над согласованностью действий команды, повышением скорости передачи информации и «вшиванием» контроля внутрь процессов.

Снизить риски при ускоренной организации логистики поможет ведение основной проектной документации: матрицы ответственности, контакт-листа, плана по трансферам, размещению, плана подготовки площадки (заезда, монтажа, саунд-чека), тайминга пребывания на гастролях. Также следует продумать план действий в кризисной ситуации по каждой контрольной точке.

Таким образом, несмотря на кризис планирования, мы готовимся к следующему году. Если рассматривать текущую ситуацию как расширение своего опыта в поиске решений, становится легче адаптироваться под постоянно меняющиеся внешние условия.

Контактная информация
Адрес: Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 5, стр. 3
E-mail: info@bbt.news
Captcha не прошла проверку!
ГОТОВО