Портал для корпоративных покупателей услуг бизнес-туризма, MICE и организаторов деловых мероприятий и встреч

События
Календарь

Календарь событий
Все события
События
Календарь

Календарь событий
Все события

Онлайну быть! Как эффективно перевести мероприятие в цифровой формат

21 Апреля 2020

Самоизоляция и удаленная работа — это не причина останавливать или снижать деловую активность. Именно поэтому так важно вывести формат онлайн-мероприятий на новый качественный уровень, который позволит решать бизнес-задачи эффективно. О том, как это сделать, рассказывает Елена Немцова, управляющий директор UnifestНеожиданно для себя мы вдруг попали под крыло «черного лебедя» и ясно осознали суть теории Нассима Талеба о непредсказуемых событиях с «толстым хвостом». Пандемия COVID-19 уже оказала огромное влияние на всю мировую экономику, и последствия этой ситуации мы будем ощущать на себе еще долго. В условиях современных реалий многие компании перестраивают бизнес и ищут новые форматы взаимодействия с клиентами, поставщиками и сотрудниками. Самоизоляция и удаленная работа — это не причина останавливать или снижать деловую активность. Именно поэтому так важно вывести формат онлайн-мероприятий на новый качественный уровень, который позволит решать бизнес-задачи эффективно.

У нас активный путь в онлайн в сфере MICE начался с одного большого проекта, намеченного в Москве на конец марта. В связи с ограничениями правительства на проведение массовых событий нашему мероприятию, конечно же, грозила неизбежная отмена прямо накануне старта — со штрафами, переживаниями и прочим сопутствующим негативом. И как же здорово, что нам и клиенту удалось быстро перестроиться и сохранить совместный проект! Мероприятие не только не отменилось, оно очень успешно прошло в онлайн-формате — и вместо запланированных 300 человек его смогли удаленно посетить более 1000 приглашенных гостей.

Окрыленные таким успехом, мы вместе с клиентом смогли перевести уже целый ряд запланированных событий в онлайн. И для заказчика этот формат оказался эффективным и экономичным. Для сравнения, мероприятие, которое было намечено на апрель в Екатеринбурге, численностью в 50 человек со сметой (включая логистику) почти в миллион рублей, мы заменили онлайн-форматом с ценником примерно в два раза ниже.

Проведенные события показали нам, что самым очевидным преимуществом онлайна для клиента стала возможность многократно увеличить аудиторию без расширения бюджета. У нас же упростился сбор отчетности благодаря тому, что списки участников и другую информацию теперь можно собирать через онлайн-регистрацию, а отчетные фото предоставлять в виде скриншотов с выступлений.

Поэтому мы смело можем советовать активно заменять офлайн-мероприятия на онлайн. Однако важно подобрать наиболее подходящие решения в зависимости от формата встречи.

Так, круглые столы или небольшие презентации можно перевести в онлайн-видеоконференции. При использовании такого сервиса спикер подключается с собственного гаджета, это не требует установки никакого дополнительного ПО или приложений, в которых нужно разбираться. Он просто проходит по ссылке в браузере, подключается к звонку и выступает. В удаленной студии оператор трансляции микширует изображение и презентацию спикера и отдает общую картинку на платформу. Удаленные зрители попадают на платформу по заранее присланной ссылке и смотрят трансляцию в режиме прямого эфира. Для того, чтобы картинка выглядела эффектно, здорово добавлять в трансляцию брендированные заставки, с их помощью также можно делать красивые переходы между выступающими. Кроме того, следует накладывать на картинку со спикером в эфире плашку с его ФИО и регалиями. Отлично оживляют аудиторию онлайн-голосования, квизы, возможности для спикеров интерактивно отвечать на вопросы.

Если у вас в планах была большая конференция, то рекомендуем замещать ее потоковым вещанием из студии, тут уже домашней трансляцией не обойтись. Такой формат предполагает, что спикеры собираются в офисе или студии для съемок. Выстраивается правильный свет, настраиваются микрофоны под каждого эксперта, съемка ведется с одной или более HD-камер (чем больше камер, тем интереснее смотреть трансляцию). Оператор микширует крупные и общие планы с камер и презентацию спикера и выводит общее изображение на платформу. Удаленные зрители переходят по заранее присланной ссылке на платформу и смотрят конференцию в режиме прямого эфира. В этом формате складывается живой диалог. А если такое вещание организовать сразу в нескольких городах, то в результате получится настоящий телемост.

Чтобы мероприятия проходили на максимально высоком уровне, не забывайте о мелочах. Спикеры не всегда на «ты» с техникой, поэтому очень важно, чтобы кто-то помогал им с настройками. Иногда полезно подключиться к их компьютерам — и оказать необходимую поддержку. Всегда нужна репетиция.

Если не хотите, чтобы мероприятие было похоже на стандартную встречу в Zoom, уделите время и разработке графики для онлайн-трансляции. Не нужно пользоваться стандартными камерами, встроенными в ноутбук, лучше обеспечить спикера гарнитурой, веб-камерой, портативным фоном для выступления. Конечно же, услуги гримера и визажиста помогут создать наиболее эффектный образ выступающего. Ну и все мы любим фуршеты — и карантин совсем не повод от них отказываться: можно доставить участникам накануне мероприятия подарочную коробочку прямо на дом.

Онлайну быть! Идет ли речь о «чистом» онлайне или о встрече в гибридном формате, когда 50 человек собираются офлайн и еще 1000 подключаются по интернету. И очень важно понимать, что реализация онлайн-проекта — дело не менее ответственное и сложное, чем проведение классического мероприятия. По сути, ни один их элементов офлайн-проекта не уходит, они просто видоизменяются: остается площадка, но сейчас это не отель, а офис, дом или студия; остается задача ее правильного подбора; остается программа мероприятия, спикеры, сценарии, ведущие. И еще большее значение приобретают технологии и качество интернет-связи.

В MICE-бизнесе еще совсем недавно практически не было онлайн-услуг, но сейчас, я считаю, участники индустрии встреч могут найти продуктивные способы создания и масштабирования онлайн-форматов мероприятий. Думаю, нас ожидает значительный спрос со стороны клиентов на подобные сервисы, поскольку потребности заказчиков будут все больше уходить в цифровую плоскость. И Unifest активно адаптируется под такую транcформацию. Сейчас мы начинаем MICE-цифровизацию с деловых форматов мероприятий, но постепенно придем и к онлайн-инсентиву.

Я уверена, что переход к онлайн поможет как внести новые краски в старые форматы, так и ускорить восстановление после кризиса; позволит заказчикам быстро вернуться к прежним уровням деловой активности, а TMC открыть для себя новый продукт.

Елена Немцова,
управляющий директор Unifest

Контактная информация
Адрес: Москва, ул. Нижняя Масловка, д. 5, стр. 3
E-mail: info@bbt.news
Captcha не прошла проверку!
ГОТОВО