Как мы знаем, в пандемию большинство организаций были вынуждены перейти на виртуальные встречи. И сейчас, когда эпидемия отступает, пришло время оценить плюсы и минусы работы в офисе в сравнении с онлайном и решить для себя, а можно ли обойтись без командировок.
Этот выбор руководства сегодня напрямую влияет на отношение сотрудников к компании, в целом корпоративную культуру, а также конкурентоспособность организации. Более того, решение о том, КАК встретиться, стало стратегическим вопросом, уверены аналитики tClara. В исследовании экспертов «How We Meet Matters» («Как мы встречаемся») отражены мнения 522 бизнес-лидеров, в том числе 95 руководителей высшего звена, о том, насколько ценны в настоящее время личные переговоры и когда их можно заменить виртуальными.
Свобода выбора
Двое из пяти (42 %) респондентов признаются, что хотели бы иметь выбор формата работы. В то время как более половины (58 %) предпочли бы работать из дома, а встречаться с коллегами — по необходимости.
Подавляющее большинство руководителей (70 %) сказали, что сбалансированное сочетание виртуальных и личных встреч позволило им выполнять свои служебные обязанности «наилучшим образом». Однако, отвечая на вопрос о предпочтительном режиме переговоров для достижения «масштабных» бизнес-целей, 43 % руководителей проголосовали в пользу личной встречи, 35 % — онлайн-общения. Для 22 % формат не столь важен.
Почему важно встречаться с коллегами лично?
Восемь из десяти бизнес-лидеров согласны с тем, что личные встречи с коллегами способствуют укреплению доверия и командной работе, вовлеченности сотрудников в дела компании, а также скорому решению производственных вопросов. Интересно, что важность очных переговоров особенно отмечают руководители высшего звена — 53 %.
Такой вывод аналитики сделали, предложив топ-менеджерам организаций закончить фразу «Личная встреча с моими сотрудниками, менеджером и коллегами...». Голоса распределились следующим образом:
95 % — это для меня важно;
93 % — помогает мне улучшить навыки и поддержать репутацию;
92 % — помогает тренировать и развивать моих сотрудников;
92 % — позволяет мне оставаться вовлеченным в работу;
89 % — улучшает мое эмоциональное состояние;
89 % — укрепляет доверие и командную работу;
88 % — расширяет мое представление о корпоративной культуре компании;
87 % — повышает мою преданность компании.
Трое из четырех руководителей считают, что для эффективной работы им необходимо лично встречаться со своими коллегами по крайней мере несколько раз в неделю; 21 % готовы проводить совещания несколько раз в день; 15 % — несколько раз в месяц; 8 % — несколько раз в квартал и 4 % — несколько раз в год.
К достоинствам виртуальных встреч CEO компаний отнесли экономию времени и финансов и удобство планирования. Кроме того, такой формат экологичен: с его помощью участники могут сократить выбросы углекислого газа в атмосферу.
При этом почти половина опрошенных (47 %) отметила, что переговоры онлайн почти в два раза чаще приводят к широкому спектру нежелательных результатов по сравнению с очными встречами. К негативным последствиям они отнесли потерю внимания и риски, например, произвести плохое впечатление, продемонстрировать неэффективное руководство или сделать ошибочный анализ.
Большинство бизнес-лидеров сошлись во мнении, что оптимальным будет сбалансированное сочетание виртуальных и личных встреч. Это подтверждают ответы менеджеров на вопрос о том, какой формат переговоров позволил бы команде выполнять свою работу максимально эффективно.
Работать в офисе пять дней в неделю хотели бы лишь 23 % топ-менеджеров. За 1-2 рабочих дня в неделю высказались 36 %, за 3-4 — 39 %.
«Возможность работы из любого места весьма привлекательна даже для тех, кто видит ценность в частых личных встречах со своими коллегами», — резюмирует результаты опроса Скотт Гиллеспи, генеральный директор tClara.
Нужна ли командировка?
Порядка 84 % руководителей хотели бы, чтобы их подчиненные отправлялись в командировки так же часто или значительно чаще, чем сотрудники компаний-конкурентов. При этом 77 % бизнес-лидеров не могут сказать, каков объем тревела в их организации — большой или маленький, пока не изучат бюджет.
Важность командировки — фактор, который становится определяющим при ее согласовании при ограниченном бюджете для 43 % респондентов. Треть считает, что лучше отдавать предпочтение поездкам с клиентами. Причем подавляющее большинство (92 %) руководителей высшего звена уверены, что деловые путешественники должны сами обосновать необходимость своих поездок. А главными приоритетами в этом случае для бизнес-туристов должны стать доверие клиентов, доход и выстраивание командной работы.
«Компаниям нужен быстрый и эффективный способ оценки того, какие деловые поездки оправданы, а какие — нет. Современный подход к обоснованию поездки, а не устаревшее предварительное одобрение — ключ к стратегическому тревел-менеджменту», — утверждает генеральный директор tClara.
Отсутствие встреч приведет к серьезным проблемам внутри компании
А еще аналитики tClara попросили руководителей бизнеса представить, что их компания запретила все личные встречи. Почти две трети респондентов признались, что это привело бы к серьезным проблемам. Каким?
65 % — это в высшей степени истощит работу компании;
63 % — приведет к снижению морального духа;
63 % — отразится на найме сотрудников. Он станет некачественным;
63 % — ухудшится командная работа;
63 % — приведет к разрушению корпоративной культуры;
62 % — доверие сотрудников будет утрачено;
61 % — инновации окажутся неэффективными;
61 % — выявит недостатки руководства.
Следующий вопрос был обращен уже к сотрудникам компаний. Их спросили, стали бы они искать другую работу, если бы не могли достаточно часто встречаться со своими коллегами лично. В результате 59 % ответили «очень или наиболее вероятно».
Вообще руководители высшего звена в среднем значительно чаще своих подчиненных выбирают очные переговоры. По их мнению, это способствует достижению бизнес-целей. Среди таковых — выстраивание доверительных взаимоотношений с коллегами, работа в команде (23 %), убеждение и продажи (20 %), влияние и мотивирование (17 %), поиск консенсуса (13 %). При этом виртуальные встречи предпочтительнее, если цель собрания — добиться большего разнообразия среди участников, собрать различные мнения или проинформировать о чем-либо, а также сэкономить время сотрудников и партнеров, подчеркивают аналитики.
Татьяна Парахина, начальник управления организации деловых поездок ООО «СТЭМ Консалтинг»:
Пандемия наглядно показала, что успешно и продуктивно работать можно не только в офисе. Безусловно, есть процессы, которые требуют личного присутствия. На мой взгляд, идеальная история в текущих условиях — это «гибридный» офис. И с точки зрения оптимизации офисного пространства и экономии расходов, и с точки зрения жизненного баланса.
И, если говорить о деловых встречах — здесь ситуация аналогичная. Вспомните, как после пандемии мы радовались встречам в офлайне, живому, человеческому общению. Такие встречи — неотъемлемая часть существования нашей индустрии. При этом некоторые из них удобнее проводить онлайн. Например, презентации различных автоматизированных систем, IT-платформ. За последние несколько лет техническое обеспечение формата видеоконференций шагнуло далеко вперед, на рынке постоянно появляются новые решения. Причем не только для бизнеса. Например, как приятно, не выходя из дома, совершить небольшое онлайн-путешествие и побродить по залам лучших музеев мира! Но я — за баланс и гармоничность. Душевную и духовную близость нельзя передать через сообщение в мессенджере или дежурный телефонный звонок. Пусть даже с видеоподдержкой.
Мария Захарова, руководитель функции «Протокол и корпоративные сервисы» ООО «СИБУР»:
В целом в нашей компании хорошо прижились практики проведения встреч и совещаний в онлайн-формате. Не могу сказать, что после пандемии количество виртуальных мероприятий существенно сократилось, скорее осталось на прежнем уровне. Тем не менее потребность в личном общении остается, и при возможности сейчас, особенно в летний период, у нас появляются запросы на офлайн-встречи, когда в одном городе собираются представители разных регионов и предприятий для обсуждения именно в очном формате рабочих вопросов, как правило, стратегического характера или вопросов планирования.
Полина Тризонова, руководитель пресс-службы «Сбера»:
В «Сбере» действует гибкая политика в отношении форматов встреч. Участники руководствуются возможностями сторон в части временных ресурсов, целей встреч, состава участников и прочими факторами. Значимую роль в выборе формата также играет пандемийная обстановка. У нас разработан свод рекомендаций об особенностях дистанционной коммуникации. В нем, в частности, говорится, что «нежелательно использовать электронную почту или другие каналы письменной коммуникации для разбора конфликтов и сложных ситуаций, а также для предоставления развивающей обратной связи». А вот похвала и благодарность должны быть не только регулярными, но и, по возможности, публичными.
Елена Антипова, административный менеджер Volvo Cars:
В период пандемии большинство сотрудников работали на «удаленке», в офис мы ходили по графику, максимум 2-3 раза в неделю. Во многом такой формат работы показал свои преимущества — экономия сил и средств на дорогу, бОльшая гибкость в выборе графика работы и онлайн-встреч, экономия офисных ресурсов и пр. Но за два года большинство сотрудников соскучились по нормальной жизни и встречам офлайн. Уже весной этого года наш офис перешел на полноформатный режим работы. Практически все сотрудники приходят в офис пять дней в неделю.
Встречи с деловыми партнерами и бизнес-мероприятия проводятся в основном в режиме офлайн, правда пока за исключением международных конференций и телефонных переговоров со штаб-квартирой. Тут, по понятным причинам, «рулит» формат теле- и видеоконференций. Но некоторые сотрудники уже слетали и на международные мероприятия в Европу. Перелеты через Стамбул очень выручают международный бизнес, хотя расходы на перелеты, конечно, заметно подорожали.
Мария Коваль,
По материалам tClara
