Безопасно и технологично: как прошел Business Travel Forum «Объединяя возможности»

Компания Demlink провела в Москве первый Business Travel Forum «Объединяя возможности». Мероприятие для корпоративных клиентов, участниками которого стали около 300 человек, прошло 6 февраля в InterContinental Moscow —Tverskaya при поддержке Ассоциации «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» (АХП). Модератором выступила президент Ассоциации Олеся Багманян. 

Форум состоял из двух сессий, первая была посвящена безопасности путешествий, вторая — технологиям. 

«Сегодня активно развиваются инновации: Илон Маск обещает, что из США в Австралию можно будет долететь за час, нам пророчат жизнь до 150 лет, а дополненную реальность почти не отличить от той, в которой мы живем. Технологии ворвались в нашу жизнь, поэтому давайте сегодня обменяемся свежими идеями и решениями для сферы деловых поездок», — призывают гостей на открытии мероприятия основатели Demlink Олег Шабуцкий и Олег Бегляров. 

Также в условиях нестабильной ситуации в мире все острее стоит вопрос безопасности в командировках. Тревел-менеджерам и агентствам делового туризма приходится учитывать множество моментов, чтобы бизнес-путешественникам ничего не угрожало и чтобы во время поездки они чувствовали себя комфортно. 

Чего опасаться бизнес-туристу в 2020-м 

В этом году, согласно прогнозу организации International SOS (ISOS), тревел-индустрию ждет немало серьезных рисков, рассказывает региональный менеджер компании по безопасности в России и СНГ Тимур Байгужинов. 

Одна из наиболее вероятных угроз касается геополитической ситуации. Так считают около 62 % опрошенных ISOS представителей российских компаний. Другие вероятные риски — изменение климата, рост уровня киберспреступности, несоблюдение компаниями duty of care.

Есть три компонента безопасности в поездках, продолжает спикер. Это люди (как чувствует себя сотрудник, где он находится и куда направляется); процессы (наличие у компании политики безопасности командирования, плана эвакуации, материальной поддержки делового туриста в сложной ситуации); и технологии (инструменты, позволяющие оперативно связаться с работником). 

Причем связь может оказаться большой проблемой в условиях нестабильного интернета в поездке, продолжает директор по развитию бизнеса компании GTS («Глобальные Технологические решения») Евгений Голубчиков: 

«Пытаясь подключиться к сети, деловой турист сталкивается с множеством сложностей — это низкая скорость интернета, высокая цена, ограничения при раздаче, необходимость покупать новую сим-карту». 

Решение, предлагаемое GTS, — «облачная» технология Jetfi, позволяющая через специальное устройство подключиться к одному из местных операторов.

Ряд рисков традиционно будут связаны со здоровьем командированных сотрудников. И этот прогноз уже начал сбываться — все следят за развитием ситуации со вспышкой нового коронавируса в Китае, отмечает заместитель медицинского директора ISOS Ирина Кузина.

«Из-за глобального потепления, политики открытых границ и загрязнения воздуха вспышки вирусов распространяются по всему миру и захватывают даже те территории, на которых ранее не могли появиться», — говорит эксперт. 

Стоит внимательно следить и за психическим здоровьем путешественников. «В любой поездке у нас увеличивается физическая нагрузка, меняется характер питания, часто путешествие также сопровождается употреблением алкоголя. Все это — стресс для организма», — добавляет Ирина. 

Чек-лист по безопасности из 50 пунктов — правильный подход 

Чтобы минимизировать возможные риски в командировке, тревел-менеджер должен предпринять ряд шагов. Для начала — выбрать поставщиков, которые смогут сопровождать путешественника «от двери до двери». «Надежна ли авиакомпания, которой я лечу? А где делаю пересадку? В хорошем ли аэропорту я приземлюсь? Эти вопросы возникают и у самих деловых туристов, особенно если они первый раз путешествуют с тем или иным авиаперевозчиком», — говорит Валентина Кузнецова, коммерческий представитель Lufthansa Group в Москве и Центральной России.

Но до аэропорта сначала нужно добраться, уточняет менеджер по сопровождению клиентов компании «Аэроэкспресс» Иван Балашов: «Движение аэроэкспрессов круглосуточно отслеживает единый диспетчерский центр, также за безопасность отвечают выездные бригады». 

А что насчет отеля? Концепция безопасности любой гостиницы складывается из двух основных компонентов: это стандарты безопасности бренда и законы страны, в которой находится объект, объясняет руководитель службы безопасности InterContinental Moscow — Tverskaya Владимир Поевский. Правила безопасности касаются многих аспектов: доступа в номер, оповещения постояльцев в случае чрезвычайной ситуации, подбора персонала и так далее.

«Некоторые корпоративные клиенты приходят на инспекцию отеля с чек-листами, состоящими из 40-50 вопросов. Это правильный подход. Если же отель далеко и инспекция невозможна, попросите выслать по почте первую страницу паспорта безопасности объекта — там есть название отеля и видно, какие органы безопасности подтвердили, что гостиница соответствует всем требованиям», — советует Владимир. 

При этом большая доля ответственности за благополучие путешественников лежит на них самих, напоминает спикер: «Представьте, что в отеле, где проходит масштабная конференция, сработала пожарная сигнализация. Услышав оповещение, участники мероприятия сначала долго выходят из зала, потом встают в очередь в гардероб... Бегите сразу на эвакуационную лестницу!» 

Правила по безопасности написаны не только для персонала отеля, напоминает спикер. И, нарушая их, постоялец создает неудобства и потенциальные риски и для окружающих. К примеру, внутри гостиницы запрещено курение, но этим правилом часто пренебрегают. 

«Помните, датчик дыма срабатывает еще тогда, когда реального возгорания нет. В итоге включаются все системы безопасности, прибывает пожарный расчет, все команды отеля мобилизованы... Бежим в номер, спрашиваем, что случилось... А гость в это время уже открыл форточку и проветривает», — говорит Владимир. 

Что для вас digital? 

Ведущий менеджер по продажам Sabre Ольга Григорьева открыла вторую часть форума, посвященную технологиям в отрасли делового туризма. Она назвала главные на 2020 год тренды в тревел-индустрии.

«Все больше компаний понимают, что деловые поездки напрямую влияют на продуктивность сотрудников, — называет спикер первую тенденцию. — Для того, чтобы увеличить вовлеченность работника и его эффективность в компании, важно организовать так называемое frictionless travel — путешествие без раздражающих факторов. И в этом компаниям помогают технологии». 

Еще один тренд — фокус на изменения. Google, Amazon, Microsoft и другие цифровые гиганты выступают законодателями основных технологических трендов, в том числе и для сферы путешествий. К примеру, меняется политика авиакомпаний по продаже билетов. Они развивают собственные онлайн-каналы продаж, внедряют чат-боты, активно промотируют свои услуги в социальных сетях. Также благодаря новым технологиям по обработке данных контент, который предлагают гостиницы и авиаперевозчики, становится более персонализированным. 

Чтобы удовлетворить потребности клиента, сегодня недостаточно «коробочных» решений, считает директор департамента развития Corteos Роман Блинов. Нужно создать целую цифровую экосистему, где каждая компания-заказчик может доработать продукт «под себя» — сделать визуально приятный интерфейс, интегрировать инструмент со своими внутренними программами. 

«Каждый корпоративный клиент, каждое агентство может приобрести копию Corteos и делать в ней свои локальные разработки. Можно самому управлять своим продуктом, даже если ты не создавал его с нуля», — отмечает Роман. 

Пример интеграции с системой Corteos привел Владимир Петров, проектный менеджер Hamilton Apps, приложения для управления расходами на туристические услуги: «Как это работает: сотрудник компании-клиента заполняет заявку на командировку, затем бронирует услуги самостоятельно в OBT или через TMC, потом в системе Corteos создается предварительное бронирование и автоматически формируется бюджет командировки. После авторизации бюджета со стороны менеджера Hamilton в Corteos выписываются электронные билеты и ваучеры, которые и получает бизнес-турист», — объясняет Владимир. Заявку на командировку сотрудник может заполнить через мобильное приложение. 

Мобильное приложение может существенно облегчить жизнь и организатору мероприятий, добавляет следующий спикер Олег Крючков, основатель и генеральный директор EventPlatform. 

«Что для вас digital?» — спрашивает Олег у аудитории. Для одних это все еще забавная фишка, для других — решение насущных потребностей. «Цифровые инструменты помогают вашей компании меньше тратить или вы используете их, чтобы больше зарабатывать?», — спикер просит участников ответить через мобильное приложение на еще один вопрос. Как показали результаты, 60 % гостей используют digital-решения ради экономии.

Причем даже «коробочные» продукты клиент может настроить под свои нужды, не делая глобальных доработок. К примеру, заказчику нужно приложение для мероприятия. Он сам выбирает дизайн и тематические блоки (среди которых есть как стандартные опции — список участников конференции, интерфейс для планирования встреч один на один, презентации спикеров, так и интерактивные — опросы в режиме реального времени, квесты, нетворкинг-активности).

У event-приложений есть еще одна важная функция, добавляет эксперт: «Этот инструмент не только развлечет гостей, но и поможет проанализировать их поведение. К примеру, после тимбилдинга HR-отдел сможет лучше понять, что за люди работают в компании. А еще, апеллируя конкретными цифрами, будет проще доказать руководству, что мероприятия — это важно». 

Технологии для безопасности

Используя современные технологии в процессе обеспечения безопасности, тревел-менеджер помогает сотруднику чувствовать себя в командировке комфортно и быть максимально эффективным, считает последний спикер мероприятия, руководитель группы командировок компании «Яндекс» Мария Колесниченко.

Держать информацию под рукой во время командировки сотрудникам «Яндекса» помогают технологии — мобильное приложение со всеми данными о поездке, а также чат-бот с ответами на частые вопросы: «К примеру, у нас есть классная история с чат-ботом. Мы все сейчас на 90 процентов живем в мобильных телефонах. Создать такого бота легко, и он позволяет существенно оптимизировать работу сотрудников отдела командировок». 

Отправляясь в командировку, сотрудник хочет понимать, как организованы процессы, что ждет его в поездке и после нее. Поэтому одна из основных задач — дать простой и удобный инструмент получения информации. Для этого существует внутренний портал с удобным и быстрым поиском, а роботы выполняют 30 % задач по информированию сотрудников о предоставляемых им возможностях в поездке. 

Сотрудники подразделения по командировкам помогают бизнес-туристам чувствовать себя в безопасности: «Наши сотрудники чувствуют себя спокойно в командировке. Они знают, что, если что-то случится, мы будем их бэкапом».

Партнерами Форума стали компании i`way, Very Good Transfer (VGT), парк-отель «Доброград».

Организаторы обещают сделать Business Travel Forum доброй профессиональной традицией.

«У всех, кто сегодня был на форуме, теперь есть в арсенале передовые инструменты и идеи для совершенствования процесса по организации деловых путешествий, поэтому можно смело утверждать, что будущее индустрии в надежных руках. На мероприятии были затронуты различные проблемы и даны ответы на важные вопросы по деловым поездкам, поэтому оно стало значимым событием не только в туристической отрасли, но и для бизнес-сообщества, — говорит генеральный директор компании Demlink Татьяна Нугманова. — Спасибо участникам за их профессиональное любопытство, мы обязательно встретимся еще».