О том, что видео- и конференц-связь может заменить командировки, никто уже не думает. Бывает, что сотрудники тратят на бизнес-поездки до $3 миллиардов в день! Деловые путешествия — необходимость для большинства компаний, причем по объемам расходы на них уступают лишь заработной плате. И даже при существующей (весьма осторожной) средней оценке тревел-затрат одной компании — 10% от общего бюджета — стоит подумать о том, как повысить ценность каждого потраченного в этом случае доллара, считают эксперты Travelport.
Очевидно, что современные путешественники хорошо разбираются в технологиях и с радостью готовы освоить любое мобильное приложение, предлагающее им лучший, более персонализированный опыт. Тревел-менеджеры, в свою очередь, находятся под постоянным давлением, ведь им нужно это учитывать — при том, что у компании все-таки свои бизнес-задачи. И поиск способов увеличить отдачу от деловой поездки в сочетании со стремлением оптимизировать командировочные расходы может привести к самым разным последствиям.
Так что же такое отдача от командировки, и как тревел-менеджеры могут ею управлять, контролируя расходы так, чтобы максимизировать возврат от инвестиций в деловую поездку?
Начнем с того, что среднестатистического бизнес-туриста нельзя отнести ни к одной конкретной возрастной группе, в то время как на формирование приоритетов и привычек влияет главным образом все же молодое поколение. Среди часто путешествующих сотрудников больше миллениумов, а они, как известно, любят мобильные технологии и отличаются большей гибкостью. Именно миллениумы формируют ожидания компании от своих командированных сотрудников, определяют, на что ориентироваться компании как покупателю, подчеркивают в Travelport.
Появление bleisure — заслуга в том числе миллениумов. Встречи в горах или показ презентаций в красивом дворце становятся обычным явлением. И, что наиболее важно, bleisure позволяет улучшить опыт путешествия, а заодно повысить удовлетворенность и вовлеченность сотрудников в процесс без дополнительных затрат бизнеса.
Большую часть времени в поездке бизнес-туристы проводят в своих смартфонах. И эту привычку тревел-менеджеры могут «монетизировать», предложив им самостоятельно управлять командировкой — с помощью мобильных приложений. Сейчас, когда компаниям важно выделиться среди конкурентов и удовлетворить запросы опытных путешественников, предложение лучшего тревел-опыта — их серьезное преимущество.
Позволяя сотрудникам самостоятельно планировать время в поездке, общаться в чате с агентом и обмениваться оповещениями в режиме реального времени, вы помогаете им оставаться на связи и при этом минимизируете свою коммуникацию с TMC. За счет автоматизации повышается отдача от командировки, достигается значительная экономия затрат.
Тревел-менеджерам «культура опыта» дает возможность вовлекать сотрудников в индивидуальные (кастомизированные) программы, а корпорациям — реализовывать стратегии, позволяющие получать выгоду от «подключенности» путешественника, которая «вдохновляет» их на бо́льшую производительность.
Однако здесь бизнес-туристам следует объективно оценивать имеющиеся ресурсы. Компаниям — иметь четкую политику в отношении предпочтительных поставщиков и каналов бронирования, предупреждают эксперты Travelport. Дело в том, что благодаря смартфону, который работает в режиме 24/7, командированные сотрудники получают быстрый и легкий доступ к всевозможным каналам бронирования. К слову, заказы, оформленные вне тревел-политики, которые часто называют «утечкой», обходятся предприятиям в тысячи долларов ежегодно, и это одна из самых серьезных проблем в современном мире бизнес-тревела.
Традиционный процесс организации командировки сфокусирован главным образом на бронировании рейса, а не опыте от всей поездки. Подобный подход упускает многие важные «элементы», среди которых тревел-политика, согласование, обмен сообщениями, коммуникация и duty of care.
Поэтому единая система по управлению поездками имеет столь важное значение. Такая «бесшовная» корпоративная платформа включает коммуникацию накануне рейса, бронирование, авторизацию, обмен сообщениями, бронирование, cost-центр и так далее. Ее поддерживают правильные инструменты, что позволяет путешественнику планировать свою командировку с максимальным удобством и обеспечивает достаточный уровень свободы выбора при определении приоритетных вариантов в соответствии с тревел-политикой. Независимо от того, о какой сервисной поддержке бизнес-туристов идет речь (самообслуживание, агентство или сочетание и того, и другого), это позволяет TMC развивать свою модель сервисной поддержки, уходя от устаревшего онлайн/офлайн-представления. Клиент же может получить более низкие сборы TMC и экономию для корпорации.
Другие риски для компании в сфере организации деловых путешествий связаны с совершением валютных платежей. В отчете GBTA Travel Manager 2020 говорится о том, что 66% корпоративных клиентов планируют внедрять альтернативные платежные решения, что станет для них главным приоритетом в работе на ближайшие 3-5 лет.
В этой связи, подсказывают эксперты Travelport, стоит изучить преимущества виртуальных карт, обеспечивающих максимальный контроль, соблюдение требований тревел-политики и безопасность.
Виртуальная карта — это комбинация цифр, у которой есть свой срок действия, и CCV (код подтверждения). Сотрудники могут использовать такие карты в определенный диапазон дат. Решение снижает риски мошенничества/кражи/потери карты.
Изменения и в некотором смысле потрясения, которые происходили в отрасли последние годы, повлекли за собой множество проблем, но и открыли для тревел-менеджеров новые возможности. И будущее деловых путешествий — именно за «бесшовной» тревел-платформой для продвинутых путешественников, обеспечивающей целый ряд рабочих процессов, поддерживаемых приложениями.
Обогащая опыт бизнес-туриста, тревел-менеджеры могут не только управлять отдачей от командировки, но и достигать разумной экономии.
По материалам Travelport
