«Один наш клиент признался, что чувствует себя главным героем фильма „Маска“: у него постоянно отвисает челюсть. Пусть. Мы с радостью поддержим вашу челюсть». Это слова одного из спикеров International MICE Geography Show Яны Месхи. Она говорила о впечатлении, которое производит на гостей новый отель во Внуково Double Tree by Hilton. Но так уж получилось, что слушатели Яны тоже были в шоке. От всего шоу. Докладчики, как лихие трюкачи, переставили с ног на голову стандартные представления об организации мероприятий.
International MICE Geography Show 2018 длилось три дня: 24 октября профессиональные региональные покупатели знакомились и общались в отеле «Azimut Смоленская» на нетворкинг-коктейле, 25 октября в The Ritz-Carlton, Moscow прошел воркшоп и коктейль, а 26 октября профессионалы MICE собрались послушать экспертов конференции на площадке «Согласие Hall». Третий день, который можно назвать кульминационным, завершился церемонией закрытия в Loft Hall.
«Я думала, главное — воркшоп. Сегодня зашла послушать пару докладов. А в итоге не могу уйти. Это потрясающе! Теперь я точно знаю, с кем подпишу контракты», — поделилась во время конференции 26 октября менеджер по связям с общественностью департамента Министерства туризма Израиля в РФ Софья Кашаровская.
Не только Софья — все участники казались ошеломленными. Организаторы встреч и мероприятий, экспоненты, поставщики услуг из разных стран мира, корпоративные закупщики из Казани, Тюмени, Екатеринбурга, Новосибирска, Самары, Ростова-на-Дону устроили аншлаг в обоих залах, где вещали спикеры. Практически никто не задержался на кофе-брейке. Едва модераторы объявили начало следующей сессии, гости, схватив чашки, побежали занимать места, словно спешили на премьеру долгожданного спектакля.
Слушали докладчиков, затаив дыхание. Разберемся, почему.
Посторонним вход воспрещен
Жестко фильтровать на деловых мероприятиях «пылесосов» — тех, кто приходит собирать в пакетики еду на фуршетах. С таким призывом обратился к аудитории руководитель спецпроектов Orange Business Services Денис Клементьев.
По его мнению, в век цифровых технологий стыдно не подготовить заранее фотографии приглашенных. Если речь идет о корпоративном событии, профайлы сотрудников, как правило, есть в базе. Гостей со стороны можно попросить выслать фото из паспорта. «На входе всех снимает камера и передает снимок секьюрити. Есть фотография в списке — пропускают. Нет — извините», — объяснил технологию эксперт.
Другой вариант — установить в зоне регистрации специальный аппарат: к нему прикладывают паспорт, и если сканер опознает личность, он сам тут же печатает пропуск. Аренда такой машины стоит около 100 тыс. руб. на два дня. «Скоро нечто подобное проникнет в магазины, банки, клиники. Цифра нас догонит», — уверен Денис.
А если использовать на мероприятии технологии бесконтактной связи (NFC), которые уже опробовала руководитель по организации корпоративных поездок Amway Екатерина Саморукова, то можно легко отслеживать перемещение участников и упростить доступ в открытые для них зоны. Для этого лишь нужно вживить «маячки» в бейджи.
В том, что помимо автоматической фильтрации «чужих» электронная регистрация ускоряет процесс пропуска гостей, со спикерами согласен Андрей Гусаков, маркетолог Data Forum. Но не все организаторы готовы к новой статье расходов. В результате — кто-то остается вообще без бейджа, кому-то его рисует фломастером «девушка с каменным лицом» на криво вырезанном листке бумаги. «Мы провели опрос среди двух тысяч участников 28 мероприятий: согласны ли они заплатить по 100 рублей, чтобы гарантированно получить бейдж и не играть в „камень-ножницы-бумагу“? Выяснилось, что 80% согласны. Из несогласных 70% — молодежь до 30 лет, — рассказал эксперт. — А вы любите бейджи?».
Одна участница IMG Show ответила «нет». Впрочем, отказалась от своих слов, когда Андрей сказал: «Бейдж как минимум сокращает дистанцию. Ведь вам приходится приближаться к собеседнику, чтобы разглядеть его имя. Ну а дальше... В общем, спасем мир от скуки!».
Увеличить
Физика без лирики
Стать частью мира цифровых технологий — тайное желание посетителей мероприятий. «Раньше мы вдохновлялись гаджетами. А теперь нам мало на них смотреть, мы хотим соединиться с ними», — считает PR директор Hello Computer Екатерина Ковалева.
Так появился модный тренд в индустрии встреч — phygital (physics + digital). Екатерина привела пример. Однажды ее команда разработала проект для экологической выставки: посетителям клиентского стенда предлагали раскрасить цветными карандашами зверька на листе бумаги, затем картинку сканировали — и зверек «оживал» на экране компьютера, становился трехмерным. Автор рисунка мог управлять творением, нажимая кнопки, и даже сам попадал «на ту сторону», загрузив свою фотографию в программу.
Другой кейс компании — велосипеды на новогоднем корпоративе: крутишь педали — загораются лампочки на елке. «Мы сначала напряглись, ведь на праздник гости придут не в спортивной одежде. Но в итоге даже дамы в вечерних платьях сели на велосипеды!», — вспоминает Екатерина. Кстати, «волшебные» инсталляции на московских Рождественских ярмарках, типа оленей, которые светятся и мычат, когда их долго и ласково гладишь, тоже изобретения Hello Computer.
По словам Ларисы Тишевской, управляющего директора и партнера Arena Destination Marketing и менеджера по развитию в США и Европе International Conference Services (компания организует, в частности, медконгрессы), врачам тоже не чужд интерактив с элементами физики. Вариант для таких клиентов — операция на живом пациенте в формате виртуальной реальности: медики надевают специальные очки и следят за действиями хирурга.
А если заранее узнать, в какой обстановке участникам конгресса комфортно генерировать идеи, можно создать спецэффекты. Например, приглашенным хорошо думается и слушается под дождем — в разгар мероприятия начнется ливень! Или они предпочитают делиться мыслями с невидимыми собеседниками — над конференц-залом опустится густой туман...
Примеряем «мокасины»
«Индейцы говорили: примерь мокасины своего оппонента, чтобы узнать, что он чувствует и как мыслит. Вот и мы, прежде чем организовать мероприятие, стараемся встать на место посетителей и просчитать все ходы и выходы», — сообщила основательница лаборатории дизайн-мышления Wonderfull Мария Сташенко.
Мария уверена: важны любые мелочи. Легко ли найти место, где проходит встреча? Быстро ли получается сориентироваться внутри? Удобно ли общаться друг с другом во время мероприятия? Все это вместе называется «дизайн-мышление». В процессе подготовки Мария и ее коллеги собирают из конструктора LEGO макет площадки, затем каждый из организаторов, включая студентов-волонтеров, проигрывает весь сценарий, как если бы он был участником.
«Несколько лет назад меня пригласили на конференцию по дизайн-мышлению, — вспоминает Мария Сташенко. — Я подготовила презентацию, но за три часа до начала вдруг передумала. Сфотографировала все, что было в зале, и обсудила с аудиторией недостатки». В частности, на входе Марии попытались вручить неподъемную сумку с буклетами вместо легкой и современной «флэшки». Нигде не было программы мероприятия — приходилось искать сотрудников. В зоне отдыха стояли кресла, покрытые чехлами: это такой дизайн или мебель просто закрыта? Никто из присутствующих не решился сесть и проверить. «И вас после этой импровизации еще приглашали?», — поступил вопрос из зала. «Эта компания — больше никогда. Зато почти все, кто был на моем выступлении, стали звать!», — призналась Мария.
Полет над Москвой
По словам Ларисы Тишевской, английское слово space неслучайно используется для обозначения MICE-пространства. «Space — „космос“. И мероприятие — космос. Организованная хаотичность», — считает Лариса. Эти слова подтвердили представители индустрии встреч Москвы, чьим докладам организаторы IMG Show посвятили целый блок. Столица России — отдельный космос. Например, смотровая площадка Panorama 360 на 89-м этаже башни «Федерация». Здесь уже готовы аттракционы для потенциальных участников мероприятия. Вот самые значимые. Хромакей: сфотографироваться на фоне зеленой стены, а потом компьютер подставит вместо нее виды Москвы. Метки на полу: навести на них приложение смартфона, и на экране «вырастает» одна из башен «Москва-Сити». Интерактивный гид: поднести дисплей к панорамному окну и узнать, что есть что. Высочайшая в мире фабрика мороженого «Чистая Линия»: посетить мастер-класс и приготовить самому. Проекционное световое шоу: история столицы — с эффектом присутствия. Или парк «Зарядье» — еще одна укомплектованная интерактивом площадка. Аттракцион «Полет»: иллюзия реального полета над Москвой, сопровождаемого запахами, дымом, брызгами. «Машина времени»: круговая кинопанорама, отправляющая зрителей сквозь века. «Ледяная пещера»: проект дизайнеров Александра Пономарева и Алексея Козырева, на который ушло 70 тонн воды и 14 км труб. «Флорариум»: более 500 экзотических растений в искусственной почве.
Участники московского блока попробовали интерактив, не выходя из зала. Им предложили назвать основные цвета и символы столицы. Разжечь креатив помогла директор по маркетингу и внешним коммуникациям корпоративного бизнеса «Випсервис» Мила Сидорина. Выбрали оттенки синего, зеленого и серого, велосипеды, башни, парки. После этого художница Ирина Буряк нарисовала «московскую MICE-открытку», на которой изобразила все это. Гости любовались произведением, потягивая игристое и дегустируя торт «Москва».
Увеличить
Когда закончилась последняя сессия, никто не торопился уходить. Слишком сильное впечатление. Но свои двери уже распахнул Loft Hall. На сцене под битбокс пела оперная дива и крутили фуэте под «Призрака оперы» артисты Международного культурного центра имени С.П. Дягилева, танцевали лезгинку настоящие джигиты — это был музыкальный подарок из солнечной Грузии, а еще порхали «Светящиеся бабочки» — организаторы творчески подошли к вечерней программе. Как и участники виртуальных тендеров на проведение мероприятий — к подготовке видеороликов, снятых эксклюзивно для гостей IMG Show.
Генеральным партнером International MICE Geography Show 2018 стала Национальная организация туризма Кореи. Мероприятие состоялось при поддержке Комитета по туризму Москвы. Роль координатора, как и раньше, взяла на себя Ассоциация бизнес туризма (AБТ-АСТЕ Russia).
Екатерина Агапова
