Для начальника отдела протокола и поддержки бизнеса компании «Уралкалий» Елены Лобановой уходящий 2016-й стал годом оптимизации тревел-бюджета и жесткого контроля. Впрочем, как и для большинства других профессионалов индустрии деловых путешествий. Об этом они говорили на сессии АБТ-ACTE Russia в отеле «Ренессанс Москва Монарх Центр» 12 декабря, посвященной итогам года.
«Кризис продолжается, экономика еще не на дне Марианской впадины. Но бизнес-тревел уже карабкается вверх! — уверена г-жа Лобанова. — После периода спада деловой активности в 2014-2015 годах рынок начал восстанавливаться. И, в отличие от MICE, в нашей корпорации объемы командировок практически не снижались, а иногда даже росли. В этом году мы ориентировались на прямые бронирования, оплату корпоративными картами, увеличение доли онлайн-заказов».
Елена отметила, что многие корпорации в Пермском крае, чтобы сэкономить, разрешали путешественникам бронировать поездки самостоятельно на любых ресурсах вне корпоративных каналов бронирования, «переводили» перелеты сотрудников из бизнес- в экономкласс, сокращали лимиты на проживание.
Среди открытий года, «дней, которые потрясли мир», Елена назвала Премию BBT Awards Russia & CIS, слухи о которой дошли до всех уголков страны. Специально для итоговой сессии эксперт провела опрос среди своих коллег. И назвала топ-3 самых значимых событий в области делового туризма по версии сотрудников предприятий Пермского края!
Лидирует «возвращение» Турции (возобновление воздушного сообщения со страной). На третьем месте — отмена командировочных удостоверений и служебных заданий, что облегчило документооборот и отчетность по итогам командировки. «Хотя постановление правительства об этих изменениях было еще в июле 2015-го, многие компании выжидали», — пояснила г-жа Лобанова.
А «серебряный призер» — образовательные сессии АБТ-ACTE Russia. «Ассоциация „высадила свой десант“ в регионах и в некоторых успешно провела за год даже по два мероприятия», — подчеркнула спикер.
По мнению г-жи Лобановой, это очень важно, ведь индустрия деловых путешествий в отдаленных от столицы уголках страны «страдает» не только от недостаточного количества визовых центров, модернизированных аэропортов, авиалиний, но также от ограниченного доступа к знаниям. «Все это — сила маленьких шагов», — считает эксперт.
Елена отметила и зоны роста делового туризма в регионах. Так, в 2016-м «Победа» запустила рейсы из разных городов за рубеж, открылись новые отели в Тюмени, Екатеринбурге, Иркутске, Ульяновске, Нижнем Новгороде и других городах, гостиницы работали над улучшением условий для бизнес-туристов — к слову, по качеству интернета лидируют именно региональные отели. «Мы чувствуем, что ветер перемен уже подул в сторону регионов, но мы хотим шторма! Надеюсь, что благодаря таким встречам он к нам придет», — сказала Елена Лобанова.
Надо сказать, что «волнения» на рынке бизнес-тревел в этом, как и в прошлом году, во многом были обусловлены резким скачком курса валют. О причинах волатильности участникам встречи рассказала Анна Азарова, аналитик управления рыночных исследований Росбанка.
Эксперт выделила три основных фактора, которые повлияли на динамику курса. Во-первых, санкции и снижение привлекательности России для инвесторов ограничили заимствование долларов за рубежом, что увеличило спрос на американскую валюту. А из-за оттока иностранных инвестиций спрос на рубль, напротив, уменьшился.
Второй фактор — падение цен на нефть. «Низкие нефтяные доходы компенсировались девальвацией. Ведь примерно 50% государственного бюджета поступало от валютных доходов экспортных компаний», — пояснила Анна.
И третий фактор — изменение политики Банка России. «Раньше ЦБ гарантировал поддержание валютного курса в определенном диапазоне. Но с 2014 года ЦБ перешел к новой политике таргетирования инфляции. То есть теперь его задача поддерживать не валютный курс, а экономическую стабильность и определенный уровень инфляции в стране. Этот переход пришелся на нестабильное время, что также повлияло на волатильность», — сказала г-жа Азарова.
ACTE.jpg" src="/upload/medialibrary/3e3/DT-35.jpg" height="321" title="ABT-ACTE.jpg">
Впрочем, механизм влияния ЦБ на валютный курс через ключевую ставку уже наладился, началось оживление на нефтяном рынке, восстановление экономического роста России и ее привлекательности для инвесторов — и все это позволяет сделать аналитикам Росбанка довольно оптимистичный прогноз: волатильность валютного курса будет низкой, а инфляция — на уровне 5%.
«Однако мы не ожидаем, что санкции на Россию будут сняты, по крайней мере, в ближайший год. Кроме того, сейчас возрастает нагрузка на государственный бюджет, поэтому даже растущие цены на нефть до 70 долларов за баррель не позволят курсу опуститься ниже 55 рублей, так как необходимо восполнять существующий дефицит. Также прогнозируется рост экономики США, что повлечет отток инвестиций из России. Нас ждет более благоприятное будущее, но, к сожалению, мы не вернемся к курсу 2014 года», — отметила Анна.
Что будет с тревел-индустрией? По мнению эксперта, низкая волатильность позволит компаниям планировать свои расходы на командировки и мероприятия более тщательно, спрос на зарубежные поездки вырастет.
Будь то деловые путешествия за границу или по России, управлять командировками тревел-менеджеру помогают технологии. Каким должно быть IT-решение? Эксперт по решениям в области управления закупками и командировками ООО «САП СНГ» Ульяна Хомутова считает, что, во-первых, простым. Во-вторых, оно должно обеспечивать соблюдение тревел-политики компании. «Путешественник хочет бронировать поездку, не думая, нарушает он правила или нет. А компании важно отслеживать соблюдение положения о командировании на „нулевой точке“ — когда приходят счета-фактуры, в этом уже нет смысла», — сказала в своем выступлении г-жа Хомутова.
В-третьих, по мнению эксперта, важно, чтобы платформа была открытой для создания бизнес-сети партнеров, объединения предложений множества поставщиков. «Хочу видеть не 10, а 15 вариантов — при заказе командировки обладать той же информацией, которую анализирую при бронировании отпуска. У меня есть коллеги, которые составляют excel-таблички, чтобы выбрать отель для отдыха», — добавила Ульяна.
Как подчеркнула эксперт, сейчас на первый план выходят облачные технологии — они менее затратны для компании. «Следует выбирать инструмент бронирования, который будет интегрирован с вашими системами, чтобы сотрудникам не приходилось перебивать вручную счета-фактуры, а также доступен с мобильных устройств, — отметила г-жа Хомутова.
Опытом оптимизации работы департамента по управлению командировками поделилась руководитель направления по организации деловых поездок ГК «ЛАНИТ» Елизавета Григорьева. «Структура тревел-отдела может быть разной, но, какой бы она ни была, мы тесно взаимодействуем со всеми подразделениями корпорации. И наша задача — находясь на стыке разнонаправленных интересов, найти баланс сервиса и контроля», — сказала эксперт.
Елизавета обозначила две основные структуры организации тревел-департамента. В первой он выделен в самостоятельную единицу — с закупщиком, специалистом по бронированию, бухгалтером и так далее. Плюсом такой системы Елизавета считает прямое управление, а минусом — потерю коммуникации с операционными подразделениями компании. К тому же, такая структура обладает тенденцией к разрастанию, так как в ней начинают выделяться менеджеры по работе с конкретным подразделением.
Второй вариант предусматривает наличие небольшого отдела, который занимается работой с поставщиками, тендерами, заключением договоров, внедрением OBT и прочими глобальными задачами. А в каждом крупном подразделении компании работают один-два тревел-координатора. Это обеспечивает идеальную коммуникацию с подразделениями. Этой схемы придерживаются в ГК «ЛАНИТ».
Эксперт отметила, что на такую структуру хорошо «ложится» использование OBT. Плюс и в том, что содержание тревел-отдела в этом случае обходится гораздо дешевле, потому что все операционные сотрудники — на балансе департаментов. Кроме того, если командировок не так много, они могут совмещать функцию тревел-координатора с позицией секретаря или офис-менеджера. Минус подобной структуры — сложность в управлении. «Нововведения осуществлять непросто, так как эти специалисты не находятся в вашем прямом подчинении», — пояснила Елизавета.
Основные задачи тревел-департамента, по мнению спикера, в любом случае остаются неизменными: взаимодействие с поставщиками, общими структурами компании, деловыми путешественниками, а также отчетность и аналитика. А еще г-жа Григорьева уверена: основной ресурс экономии лежит в оптимизации внутренних бизнес-процессов и работе с внутренним заказчиком. «Главный инструмент — тревел-политика. По моему опыту, этот документ не должен превышать пяти страниц. Естественно, соблюдать правила проще всего, когда они „зашиты“ в OBT», — посоветовала г-жа Григорьева.
Начальник отдела организации командировок компании «Техносерв» Светлана Блажевич добавила, что один из способов оптимизации тревел-расходов, про который все забывают, — снижение количества возвратов. «Благодаря проведенной работе с деловыми путешественниками, мы вышли на 1%. А это — колоссальная выгода! Сейчас путешественники сами обращают наше внимание на то, нужен ли им тариф с багажом или без, возможны ли изменения даты встречи». Также не стоит забывать о расходах на суточные: сотрудникам, выезжающим в выходной день, положены дополнительные выплаты, поэтому должно быть рациональное планирование командировки.
ACTE.jpg" src="/upload/medialibrary/2c8/DT-155.jpg" height="321" title="ABT-ACTE.jpg">
А как идеально спланировать событие на 200 гостей? Многие следили за итогами международного конкурса «Предприниматель года» компании EY, который в 2016-м проводился в России в 14 раз. О нюансах организации торжественной церемонии награждения, состоявшейся в банкетном комплексе «Шелк» 23 ноября, рассказала менеджер по организации мероприятий EY Людмила Буданова.
По словам эксперта, площадку удалось арендовать по привлекательной стоимости благодаря тому, что был подписан договор на проведение четырех мероприятий. Несмотря на то, что проект был реализован в тесном сотрудничестве с агентством, event-отдел компании тоже принимал активное участие в организации.
Г-жа Буданова отметила, что элементы программы были подчинены выбранной в этом году концепции: «Дирижеры бизнеса». Так, на сцене играл живой оркестр GQ Orchestra и было минимум «перебивочных» номеров. В welcome-зоне гостей встречал робот. Вовлеченность аудитории повысил манекен-челлендж — флешмоб, суть которого в том, что участники внезапно замирают в разных позах.
Кроме того, в этом году организаторы отказались от услуг профессионального ведущего. «Церемонию вели три пары наших акционеров. Они репетировали полтора месяца, но отлично справились!», — поделилась спикер. А еще было решено поставить призы прямо на сцену: по мере их вручения страсти накалялись.
«Мы также впервые продавали билеты на церемонию — конечно, желающие проходили тщательный отбор. Так, было выкуплено 20 мест. И, возможно, в будущем церемония станет открытой — по билетам», — рассказала Людмила.
Для Екатерины Липатовой, тревел-координатора ООО «Валеант», сессия оказалась отличной возможностью получить действительно полезную информацию, услышать подробности о проведенных премиях и порадоваться за победивших коллег. «Хочу отметить выступления Анны Азаровой о волатильности курса валют и Елизаветы Григорьевой — было интересно узнать про другой подход к организации работы тревел-отдела», — отметила г-жа Липатова.
Основными событиями уходящего года Екатерина считает появление безбагажных авиатарифов на территории России, уменьшение количества проводимых мероприятий за пределами СНГ, а также Премию Buying Business Travel Awards Russia & CIS.
«Приятно собраться профессиональным кругом для подведения итогов уходящего года. Для меня наиболее актуальными стали выступления об оптимизации тревел-департамента, а также IT-решениях для командировок», — поделилась Виктория Николаева, менеджер по маркетинговым коммуникациям Reynaers Aluminium RUS.
У самой Виктории тоже выдался активный год. Среди прочего, на фоне оптимизации бюджета более чем на 70% компания провела несколько вечеров для клиентов и партнеров в формате игр с выставочными зонами и привлечением спонсоров, а также мероприятия на новых для корпорации направлениях, таких как Прибалтика, Сербия, Словения.
Наталья Травова
