Ивент-агентство. Четырнадцать букв, несколько десятков людей в команде и бесконечное количество ответственности. Организовывая событие, клиент рассчитывает, что бизнес-задача будет решена безупречно. Ивент-менеджер делает всё для того, чтобы клиент был доволен и чтобы мероприятие прошло без сучка и без задоринки: составляет сметы, тайм-планы, постоянно находится в коммуникации с клиентом... Но есть и такие факторы, которые влияют на проектные процессы. И ответственность за это проектная команда часто делит с контрагентами, третьими лицами.
Именно поэтому в Avantage Event Project уделяют пристальное внимание внимательному отбору контрагентов. Сегодня профессионалы компании готовы приоткрыть завесу тайны и поделиться своими мыслями о том, как выбрать того самого специалиста, который не подведет, и что делать, чтобы работа с ним была эффективной и продуктивной.
Валерия Овчинникова, Head of Project Group Avantage Event Project:
Блоки работ, которые может закрывать контрагент, — совершенно разные, и для каждого подрядчика будет свой подход. Но всё же есть основные правила, которые будут работать для всех. Погруженность контрагента глубоко в мероприятие зачастую играет на руку, когда не всё идет по плану, поэтому давать больше вводных и моделировать для исполнителя историю мероприятия — must have. Это даст подрядчику уверенность в поведении в любых изменяющихся условиях. В случае моментального изменения вводных или форс-мажорных ситуаций контрагент не будет растерян и сможет самостоятельно предложить какие-то решения.
Более творческие блоки работы — продакшн, дизайн, сувенирная продукция и т.д. Здесь всегда присутствует эффект «ожидание/реальность». Как между заказчиком и агентством, так и между агентством и его контрагентом. Иногда результат не оправдывает себя, потому что мы ожидаем, что контрагент видит в голове ту же картинку, что и у нас. Это не так, поэтому важно сопоставить его видение результата с тем, что ожидает клиент и вы сами.
Надежда Рысовец, Event Director Avantage Event Project:
Я бы привела небольшую градацию, которую использую в оценке удобства работы с подрядчиком:
1. По цене;
2. По лояльности;
3. По желанию работать;
4. По совпадению взглядов на качество;
5. Подрядчик и команда должны быть управляемыми; руководителями проекта;
6. Готовность к партнерству.
Я предпочитаю легкость в коммуникации, поэтому всегда выбираю подрядчиков, с которыми могу легко договориться, которые идут на уступки, понимают с полуслова и с ними не возникает шероховатостей в коммуникации. Это мой первый принцип, по которому я рассматриваю, стоит ли работать с подрядчиком. А ещё — важно, чтобы подрядчик проявлял инициативу в работе с вами, потому что качество декора и производства в последнее время сильно упало. Так что, если вам предлагают новые идеи и вариации, активно интересуются деталями декора и организации, это — явно хороший знак.
Мария Рудакова, исполнительный директор Avantage Event Project:
Мы часто предпочитаем работать с нашими постоянными партнерами. Они знают «правила игры», регламент и наши требования. Это удобно. Но мы не забываем правила эффективного партнерства. Дружба есть дружба, бизнес есть бизнес. А это значит, что как с нашей стороны должны быть четко и своевременно предоставлены брифы, проконтролировано качество работ, так и подрядчик четко следует договоренностям и формальностям.
Часто своих партнеров мы приглашаем поучаствовать с нами совместно в тендерах для клиентов и, в случае выигрыша, реализовываем проект именно с этим контрагентом. И спасибо нашим партнерам, которые нас в этом поддерживают. Внутри у нас нет жестких закупок и тендеров при выборе контрагентов, но, чтобы держать ситуацию под контролем, у любого аккаунт-менеджера есть правило — сравнивать коммерческое предложение от 2-3 поставщиков, после чего корректировать смету и аргументировать, почему мы работаем именно с этим поставщиком услуг.
Лилия Федорова, генеральный директор Avantage Event Project:
Мы всегда открыты к сотрудничеству и постоянно пополняем базу. Часто устраиваем с командой «креативные четверги»: приглашаем контрагента на встречу, чтобы познакомиться ближе и узнать о возможностях и ресурсах компании. Это повышает эффективность работы при выборе контрагента и улучшает наши предложения. Мы посещаем отраслевые мероприятия, где знакомимся с коллегами, следим за интересными и успешными кейсами на рынке и изучаем, кто их реализовывал. В команде даже есть специально обученный человек, который отсматривает рассылки от коллег и дополняет нашу базу.
Мы уверены, что каждый имеет право работать с тем, с кем ему комфортно и легко. Меня как-то спросили на конференции: «Смогли бы вы работать с мегагениальным, но очень сложным по человеческим компетенциям режиссером на событии?». Я думаю, что это вопрос со звездочкой, ведь важно оценить все риски, время и достигнутые результаты, промониторить состояние команды и личность и характер режиссера. Если это реально улучшило бы качество проекта, мы постарались бы найти даже к сложному человеку подход, нашли бы в команде того, кто смог наладить коммуникацию с таким специалистом, «настроили» бы все стороны процесса не только на общий, но и личный результат. Все конечно временно, иногда стресс-факторы позволяют как раз прорваться и дать необходимую энергию, а иногда создают разрушающие и истощающие условия, которые ухудшают ситуацию. Очень важно создать на проекте творческую созидательную энергию для всех.
Подводят ли нас подрядчики? Конечно, никто не застрахован от факапов, причем по разным причинам. В том числе это может быть и из-за наших внутренних ошибок. У нас очень коммуникационная работа, и всё упирается в людей. «Клиент — Агентство — Контрагент» — это взаимосвязанная цепочка, чем сплоченнее команда, тем лучше результат. Именно четкость, структурированность, насмотренность и коммуникабельность команды на всех этапах помогают минимизировать эти риски.
Добрый «сарафан», принадлежность ассоциациям, черные списки помогают не наткнуться на «черный ящик» в виде недобросовестного поставщика услуг. Также очень хорошо помогают ориентироваться на рынке профессиональные рейтинги, такие как Index BBT, например. Данный рейтинг собирает на одном онлайн-ресурсе наиболее полный каталог компаний, предоставляющих услуги Business Travel и MICE на территории России.
И есть некие обязательные правила работы в компании. Например, если мы привлекаем кого-то на аутсорсинг, то руководитель проекта — всё равно штатный человек команды, который представляет команду. Если мы едем в регионы, то можем делегировать и работать с локальными командами, фрилансом, но ключевой человек, который контролирует, всегда будет от команды Avantage Event Project. Это наш «золотой стандарт» работы с подрядчиками.
Команда Avantage Event Project
