Кофе-брейк в переводе с английского означает «короткий перерыв на кофе». Другими словами, это некий церемониал, время, когда делегаты бизнес-мероприятий могут слегка подкрепиться. Обычно длится он не более 20 минут.
История кофе-брейков берет свое начало в 1936 году, когда панамериканское бюро, объединяющее производителей кофе в США, Канаде и других странах, запустило кампанию с целью популяризации напитка. Тогда и начала культивироваться традиция перерывов на кофе.
Сегодня кофе-брейк — это не просто кофе, а перерыв, необходимый для продуктивной работы участников делового мероприятия. Во время такой паузы в непринужденной атмосфере для неформального общения гостям предлагают легкие закуски, выпечку, горячие и прохладительные напитки.
В московском агентстве бронирования «Погостите» рассказывают, что имеют дело с организацией кофе-брейков чуть ли не каждый день. К специалистам компании обращаются в основном бизнес-ориентированные клиенты.
Марина Огонюк, генеральный директор агентства, в первую очередь, рекомендует обратить внимание на количество гостей: «Число участников, для которых требуется организовать легкий фуршет, приветственный кофе-брейк или Гала-ужин, бывает абсолютно разным. Это может быть встреча представителей топ-менеджмента в количестве пяти человек, а может быть тренинг для 1000 региональных представителей, прибывших из разных уголков нашей страны на обучение, организованное головным представительством для своих сотрудников. На начальном этапе практически всегда встает вопрос о том, нужен ли кофе-брейк и каким он должен быть? Как правило, на восьмичасовое мероприятие клиенты предпочитают брать три кофе-паузы — в промежутках между обедом и ужином».
В этой связи одним из ключевых критериев успешного проведения кофе-брейка организаторы называют пространство, а основным принципом — самообслуживание и отсутствие фиксированного места.
«При этом важно, чтобы гостям не приходилось уходить слишком далеко от места проведения основного мероприятия, — говорит старший специалист отдела продаж мероприятий гостиницы Radisson Royal Moscow Ксения Галанчева, — чтобы было просторно, никто никому не мешал и не было дискомфорта при подходе к линии с блюдами и напитками. Хорошо, когда есть разные варианты помещений. Обычно кофе-брейки устраивают в холлах и коридорах, что не всегда удобно».
В свою очередь, директор по организации конференций и банкетов отеля Hilton Moscow Leningradskaya Рушана Ахмодеева замечает: «Если встреча имеет конфиденциальный характер и плотный график, то перерыв на чай и кофе мы рекомендуем накрыть непосредственно в зале заседания».
В Radisson Royal Moscow стараются уделять внимание даже интерьеру пространства для кофе-брейка, объясняя, что эстетическая сторона в таком деле имеет не второстепенное значение.
«Наши гости во время перерыва могут полюбоваться картинами-подлинниками русских художников, а также скульптурами советского периода. С балкона открывается вид на диораму Москвы», — рассказывает г-жа Галанчева.
Второй важный момент — это хорошо продуманное меню. Иногда компания определяет его сама, но лучше обсудить вопрос питания с принимающей стороной: менеджеры отеля наверняка могут предложить свои решения с учетом уже проведенных мероприятий.
Зачастую первый кофе-брейк, его еще называют welcome-кофе или приветственный кофе, устраивают в зоне фойе перед конференц-залом, где проходит основное мероприятие.
«Приветственный кофе-брейк достаточно легкий и состоит из кофе, чая, лимона, сливок и сахара. Но утренний кофе-брейк могут приравнивать и к завтраку: помимо кофе и чая, на нем могут быть сэндвичи, легкие закуски, иногда просят включить оладьи, блинчики с различными заправками, а также фруктовую тарелку», — делится опытом г-жа Огонюк.
Что касается второго кофе-брейка, который обычно накрывается к полудню, то он гораздо плотнее приветственного: помимо фруктов, кофе и чая, гостям предлагается различная мясная и сырная гастрономия, сэндвичи и блинчики.
А третий кофе-брейк, как правило, накрывается после обеда и состоит из сладкой выпечки с фруктами, шоколада и всевозможных других десертов.
Составляя меню для кофе-брейка, необходимо учесть особенности питания участников встречи, добавляют эксперты. Предпочтения зависят от возраста, пола, практикуемых диет и даже вероисповедания.
«Стандартный набор блюд устраивает далеко не всех, — рассказывает эксперт индустрии Светлана Николаева. — Некоторые заказчики предпочитают вегетарианскую еду или имеют особые предпочтения в подборе продуктов. К слову, в этом году учитывать при составлении меню постные недели, исключая полностью мясные и рыбные продукты, приходится чаще, чем в прошлом».
Г-жа Галанчева также добавляет: «Меню для кофе-брейка составляется исходя из времени года: очевидно, что в летнее время гости мероприятия воздадут должное свежим фруктам, овощам, натуральным сокам и смузи. А в холодный сезон большим спросом пользуются более калорийные блюда — мясные закуски, выпечка и тому подобное».
Зависит меню кофе-брейка и от той суммы, которую на него готовы потратить устроители. Если она выше среднего, то зачастую речь идет о составлении индивидуального перечня блюд. В практике Hilton Moscow Leningradskaya отмечают уже много подобных случаев.
«Среди недавних примеров — включение в стандартное меню кофе-брейка необычной опции или шоу „открытая кухня“ с приготовлением блинчиков „Креп Сюзетт“, — делится г-жа Ахмодеева. — Также стоит упомянуть о приготовлении десертов, украшенных логотипом компании, или в ее корпоративных цветах. Например, для создания десертов в розово-сиреневых тонах заказчику были предложены сладкие блюда с добавлением черники, инжира и черной смородины».
И, конечно, важная составляющая успеха в проведении кофе-брейков — это сопутствующий сервис.
«Очень важно, что бы кофе-брейки накрывались вовремя, полностью соблюдалось заранее оговоренное меню, а персонал был доброжелательным. У клиентов должно сформироваться желание выбрать Вас снова», — замечает г-жа Николаева.
Марина Осипова
