Проведение конференции в гостинице — дело хлопотное. И зачастую — непредсказуемое. Именно поэтому, подбирая помещение для такой встречи, необходимо учитывать массу сопутствующих нюансов и специфику мероприятия. От выбора отеля, по большому счету, зависит успех «предприятия», говорят опытные MICE-менеджеры. А сделать это не так уж и просто даже при внушительном опыте в business travel.
Конференция сегодня — наиболее популярный event-формат как в России, так и за рубежом. Организаторы выбирают его в основном из-за «гибкости»: при правильном подходе конференция может отвечать совершенно разным задачам и целям. Однако, выбирая этот формат, не стоит забывать о ряде организационных сложностей.
На что обратить внимание, о чем не забыть и как грамотно выстроить подготовительный этап в работе, чтобы конференция прошла без сучка без задоринки, а общение участников было максимально эффективным?
Напрямую или через TMC?
Во-первых, приступая к организации конференции в отеле, нужно определиться с формой работы: вести переговоры через посредника или напрямую. Опытные специалисты предпочитают общаться с представителем гостиницы лично, не прибегая к услугам тревел-агентств. Даже несмотря на то, что сегодня большинство из них предлагают организацию мероприятия «под ключ».
Конгресс-менеджер компании Bayer Анжелика Снитко, имеющая десятилетний опыт работы в business travel, объясняет: «При организации большого мероприятия приходится решать очень много вопросов, и подключение агентства в качестве третьего лица повышает риски, что необходимая информация либо не будет передана должным образом, либо, учитывая человеческий фактор и загруженность менеджеров агентства, может быть потеряна».
И главное — общаясь напрямую с представителями гостиницы, ни в коем случае не стоит забывать, что они не ваши подчиненные.
«Необходимо четко формулировать свои запросы, но при этом иметь чувство юмора, — говорит Келли Гласс, работавший вице-президентом по маркетингу одной из ведущих международных компаний цифровых услуг Affinity Express в течение девяти лет. — Сотрудники отеля вам не рабы. Если вдруг что-то пойдет не так (а это вполне вероятно), вам придется обратиться к ним за поддержкой».
Удобная локация, разумное делегирование и оптимальный бюджет
Транспортную доступность тревел-специалисты называют чуть ли не первым критерием при выборе гостиницы для проведения MICE-мероприятий. Немаловажны и конференц-возможности средства размещения. Вероятнее, что в более выигрышном положении находится тот отель, где для проведения деловых мероприятий представлен большой выбор превосходных залов.
Большую роль играет работа менеджмента гостиницы. От его умения вести грамотный диалог, замечают корпоративные покупатели, зависит продуктивность деловых переговоров. Зачастую вопросы размещения, питания и технической стороны конференции в отеле решают разные менеджеры. Будет разумнее и удобнее договориться с одним координатором, который внутри отеля сможет распределить обязанности и будет контролировать ситуацию уже на стадии подготовки мероприятия, советуют профессионалы.
Немаловажно и то, насколько отель лоялен в вопросе ценообразования: готов ли он предложить выгодные условия и сформировать наиболее оптимальный бюджет для проведения MICE-мероприятия. В этой связи не лишним будет уточнить, может ли гостиница предложить конференц-пакет, который имеет единый стандарт. Обычно это — аренда зала, минимальное оборудование, два кофе-брейка и обед. Нужно будет определиться, на сколько человек заказать еду и что будет в меню. , здесь необходимо учитывать такие факторы, как религия, культура и возраст делегатов.
Чтобы не попасть впросак, лучше удостовериться в соответствии формата встречи площади помещения. Представления могут расходиться, предупреждают тревел-менеджеры. И на координатора в отеле, увы, надеяться не приходится.
Словом, не бойтесь задавать вопросы! В отеле вам точно подскажут, какие рестораны есть поблизости, услугами какой транспортной компании можно воспользоваться и многое другое. Представителей гостиницы также можно спросить, как решали те или иные вопросы другие клиенты.
Маленькие, но важные детали
Не второстепенное значение для успешного проведения конференции, как может показаться на первый взгляд, имеет настроение обслуживающего персонала. Недовольство или озабоченность на лицах создает дискомфорт и даже мешает работать.
Нельзя забывать и о таком вопросе, как безопасность.
«В моей практике был случай, когда у иностранного гостя при регистрации в московском отеле были украдены кошелек и билеты, — рассказывает г-жа Снитко. — И это случилось в присутствии security! В следующий раз задумаешься, стоит ли там проводить мероприятие».
Да и сконцентрироваться на деловой встрече после такой неприятности весьма непросто.
Дополнительным преимуществом отеля станет предложение визовой поддержки иностранных гостей. Если конференция международного значения, что стало в России обычной практикой, то решение этого вопроса неизбежно.
Ну и, конечно, стоит позаботиться о грамотно составленной культурной или развлекательной программе для участников по окончании конференции. Ведь такие встречи ограничены по времени, что заставляет гостей усиленно работать в течение всего мероприятия.
По словам экспертов, именно от перечисленных деталей зависит успех конференции. Поэтому лучше ими не пренебрегать.
И напоследок
По окончании встречи не забудьте составить итоговые счета-фактуры и обновить цифры. Делайте заметки о том, на что стоит обратить внимание в будущем — эти записи могут стать отправной точкой для следующего события.
«Вы можете направить участникам краткий обзор-исследование по мероприятию, чтобы они могли высказать свои пожелания или предложения, — замечает г-н Гласс. — Приятным моментом станут для них фотографии. Не забудьте написать хотя бы несколько благодарственных слов каждому, кто посетил конференцию».
Чтобы самостоятельно организовать событие такого масштаба, необходим серьезный опыт, предупреждают профессионалы. Скорее всего, с первого раза учесть все тонкости этого процесса не получится, но отчаиваться не стоит.
Как говорит Билл Гейтс, основатель и глава корпорации Microsoft, «придирчивые клиенты — самые лучшие учителя». Из чего следует, что даже неудачу всегда можно обратить в свою пользу, а из затруднительной ситуации извлечь урок.
Марина Осипова
