Об объединении затрат на деловые поездки с MICE-расходами, что позволило бы компаниям договориться о более выгодных гостиничных тарифах и стоимости аренды той или иной конгресс-площадки, в индустрии говорят давно. Однако этому по-прежнему больше следуют в США, нежели в Европе.
Программы по стратегическому управлению мероприятиями (SMMP) появились в Америке в 1990-е гг., когда предприятия фармацевтической промышленности были вынуждены пересмотреть весьма щедрые вложения в организацию MICE и корпоративные развлечения.
Чтобы инициативу подхватили в других регионах, понадобилось время. Отчасти, потому что в США относительно однородная культура с одним языком, чего нельзя сказать о Европе. Вдобавок, американские корпоративные покупатели, оперирующие солидными бюджетами, при составлении программы ориентируются на крупные гостиничные сети, что в дальнейшем существенно облегчает ведение переговоров с поставщиками.
Также стоит учитывать, что «в фармацевтических компаниях действуют очень сложные программы, которые контролируются централизованно», замечает председатель Ассоциации агентов отельного бронирования Ричард Пархем.
Первостепенное значение в этом вопросе имеют данные. И если в случае с деловыми путешествиями корпоративные покупатели усердно собирают информацию по транзакциям, связанным с поездкой, то информация по MICE разбросана по агентствам, отделам маркетинга и продаж, TMC и так далее.
«Покупателям не хватает понимания того, как много они тратят в компании, при этом у них нет времени или ресурсов, чтобы написать и сделать все возможное для принятия политики по управлению MICE, — говорит event-менеджер агентства делового туризма ATPI Анитра Эллиотт. — Должно быть, для них это очень сложная задача».
С чего начать
Во-первых, заручитесь согласием руководства: убедитесь, что управляющие и их помощники одобряют и понимают необходимость SMMP. Здесь вы можете встретить сопротивление по ряду причин: их устраивает то, что уже есть; отношения помощников с местными отелями могут быть связаны с вознаграждением, к примеру, бесплатными выходными или спа-процедурами; или же заказчик сам решает, где проводить мероприятия.
«Поддерживайте связь со всеми участниками процесса, — советует Сэм Уэлч из компании BSI, поставщика решений в отрасли закупок и управления расходами. — Программа должна подходить как для разовых встреч, обучения и развития, так и для крупных мероприятий».
В прошлом году, чтобы добиться лучших цен, американская корпорация Kimberly-Clark, один из лидеров по выпуску продукции для здравоохранения, личной, профессиональной и промышленной гигиены, объединила расходы на деловые поездки и проведение MICE.
«У нас есть специальная корпоративная стратегия на тех направлениях, которые предполагают и командировки, и проведение мероприятий, то есть нельзя сказать, что она работает на любом рынке, — говорит старший менеджер по закупкам компании в Европе Сандра Дворак. — В некоторых городах мы проводим не так много событий, поэтому вести переговоры в рамках этой стратегии здесь не получается». Также г-жа Дворак добавляет, что детали некоторых мероприятий нельзя подтвердить до последней минуты, и это затрудняет получение лучшей цены.
«Компании необходим надежный инструмент по управлению расходами, — говорит она. — В некоторых городах у меня сложились очень хорошие взаимоотношения с отелями, что позволяет мне заключать действительно выгодные сделки. Поставщики видят в нас важных клиентов, но чтобы это понять, вы должны располагать соответствующими данными».
Kimberly-Clark обслуживает онлайн-агентство по MICE-закупкам Helms Briscoe. «Его специалисты проводят большинство наших переговоров, — замечает г-жа Дворак. — У компании глобальный охват и, как правило, она предлагает нам три варианта места для проведения события».
Собрав все необходимую информацию, вам следует составить календарь событий, который даст ясную картину того, какой у вас бизнес, сколько он стоит и где его лучше всего развивать. «Тогда уже можно обсуждать программу на выбранных площадках и с конкретными поставщиками, а также публиковать список конкретных поставщиков на тревел-портале», — считает г-н Уэлч.
Сложно, но можно
«В первом „раунде“ переговоров компании рискуют не получить лучших цен, пока не уверены в развитии новой площадки, которая в будущем может оправдать более выгодную сделку. В целом, однако, отели и авиакомпании рады развивать свой бизнес и, следовательно, готовы к переговорам», — говорит директор Atlas Travel Consulting Наташа Гаскин.
«Вам стоит дать организаторам некоторую свободу относительно направления, но в пределах параметров предпочтительных гостиничных цепочек, — говорит эксперт. — Все решается на стадии планирования, во время переговоров с соответствующим департаментом и отелями».
Г-жа Гаскин работает в области консолидации расходов компании на MICE (М&E) и тревел (Т&E). «Даже сейчас нельзя сказать, что все совершенно, — говорит она, — последние три-четыре года в этом направлении нас тормозили».
Тем не менее, результаты измеримы. «В целом, в течение первого года мы сэкономили на тревел-расходах от 10 до 12%, и это стабильный показатель, — говорит она. — В течение второго года с учетом инфляции вполне реально сократить затраты на 10-15%».
Старый друг лучше новых двух
«Когда организаторы мероприятий просят нас подыскать площадку, мы идем к предпочтительным поставщикам, — добавляет управляющий директор британского event-агентства Conference Care Эндрю Дикин. — Однако, чтобы заполучить клиента, альтернативные площадки часто могут предложить добавленную стоимость и более привлекательные тарифы».
Мервин Уильямсон, член правления бизнес-тревел агентства в Великобритании Statesman Travel, добавляет: «Далеко не все отели развивают высокий уровень сервиса для проведения встреч и мероприятий».
Кроме того, воплотить некоторые идеи компаний бывает практически невозможно: к примеру, вещательная компания-клиент Conference Care искала отель для продажи тренинг-сессий, который позволил бы делегатам установить (то есть просверлить) в нем спутниковую антенну. Согласитесь, такой запрос не всегда может вызвать положительный отклик.
Об объединении затрат на деловые поездки с MICE-расходами, что позволило бы компаниям договориться о более выгодных гостиничных тарифах и стоимости аренды той или иной конгресс-площадки, в индустрии говорят давно. Однако этому по-прежнему больше следуют в США, нежели в Европе
(По материалам www.buyingbusinesstravel.com)
