MICE — это драйв не только для гостей мероприятий, но и для их организаторов. Хорошо, когда все на площадке проходит без эксцессов, но везде подстелить соломки не может даже самый опытный event-координатор.
Пещера с обрывами, ураган, минус 30 без крыши над головой, бенгальские огни вместо грандиозного фейерверка — это далеко не все передряги, в которые попадали наши эксперты. Но они не унывают — ведь давно поняли мудрость Пьера де Бомарше, который говорил: «Я спешу посмеяться над всем, иначе мне пришлось бы заплакать».
Али Батукаев, менеджер по организации мероприятий ОАО «Фаберлик»:
Форс-мажор не зовут, он приходит сам! Нежданный, но от этого не менее долгожданный. Только он может тебя вернуть на землю и подарить бесценный опыт — не чужой, а свой, родной!
История первая. Железо
За несколько часов до мероприятия на пять тысяч человек полетел видеосервер! В полную отключку, и даже кнопки не мигают. Для тех, кто не в курсе: это ВЕСЬ видеоряд мероприятия! От заставок до презентаций, от фонов до роликов... «Это ЖЕЛЕЗО, брат», — успокаивали меня подрядчики...
Полмероприятия я скакал раненой белкой около пультовой, пока не привезли и в перерыве не перемонтировали новый сервер, в который по дороге успели залить первую часть Марлезонского балета!
Мораль?! Всегда надо иметь «план Б» в оборудовании. Фраза «Это — ЖЕЛЕЗО» бесит до сих пор. Ну и еще я научился спрашивать не «Кто виноват?», а «Какие есть варианты?».
История вторая. Внимание
Мероприятие планировалось на сентябрь, а уже в июне мне привезли новые, приятно пахнущие билеты! Они гордо пролежали под моим столом и дождались своего звездного часа! За день до мероприятия мы приготовились их раздавать по группам желающих. И тут одна коллега ПРОСТО ВНИМАТЕЛЬНО ПОСМОТРЕЛА на билеты... Вместо гордого Faberlic красовалось FEberlic. Все вспотели, но голь на выдумку хитра! Послал в канцелярку за печатью «Оплачено»! И щедро поставил штамп на злосчастную букву... на все 1500 билетов. Но что наши руки, когда репутация в опасности?!
История третья. Стойка
За час (аллилуйя, что не после) до мероприятия я вытащил своего директора, чтобы продемонстрировать свое творение — стойку для ведущих! Она была прекрасна! В греческом стиле, благородная лепнина, в меру золото, плюс круто гармонировала с интерьером зала. Дождавшись, пока руководитель встанет перед нами (я и она, стойка!), я гордо снял покрывало с этого чуда! По выражению лица босса (смесь недоверия и жалости) было понятно, что-то не то. На стойке гордо красовались две буквы FB! (Facebook?). На традиционные FL они не походили никак.
Шикарный урок — доверяй, но проверяй даже самых проверенных подрядчиков. Мало ли с какой ноги кто встал?!
Татьяна Спурнова, генеральный директор агентства MaxMedium:
История первая. Что нам снег, что нам зной...
Сочи, в рамках конференции мы несколько дней готовим участников к забегу по набережной. Наступает день X — и тут поднимается шквальный ветер и начинается сильнейший ливень. Что делать? Переносить мероприятие на другой день не позволяет расписание.
Предлагаем участникам вспомнить, когда они последний раз в своей жизни совершали безумные поступки, о которых будут помнить всю жизнь, и подбиваем их совершить такой поступок прямо сейчас. И больше половины участников решаются на такое приключение, практически для всех это — первый забег в их жизни. И первые два километра мы бежим под настоящим ураганом!
До сих пор многие считают те впечатления самыми яркими, а тот день — днем, когда открыли в себе сверхвозможности!
История вторая. Cherchez la femme!
Вьетнам, группа топ-менеджеров нашего клиента ночует в бухте Халонг на прекрасных кораблях. Вечером у нас предусмотрен ужин с факелами на необитаемом острове.
Но тут выясняется, что днем остров затопило, и мы меняем локацию на пещеру, которую поставщик почему-то не показывает под любыми предлогами, а добраться туда по воде самостоятельно возможным не представляется. В итоге пещера оказывается вполне достойной, за исключением того, что спуск в нее не предусмотрен и она опасна в темное время суток, так как со всех сторон обрывы. Женская часть нашей группы при объявленном дресс-коде все-таки решает, что шпильки для пещерной вечеринки — самое оно. Решение найдено, все члены экипажей грузят на плечи трапы кораблей, и гости попадают в пещеру. Из подручных средств мы делаем выгородку опасных мест. Но туалет остается на корабле... Три корабля боками причалены друг другу, и мы можем наблюдать только ближний к нам. Одна гостья удаляется попудрить носик, переходит на дальний корабль, который с ней тихо и незаметно уплывает. Через какое-то время мы обнаруживаем ее пропажу, сердце уходит в пятки.
В это время наша дама, не найдя общий язык с экипажем, просто ложится спать. Через час переполоха и прочесывания всех обрывов, которые мы отгородили, обнаруживаем отсутствующий корабль, а в нем и спящую гостью. Нашей радости не было предела!
Ирина Михалькова, исполнительный директор российской Ассоциации бизнес-туризма АБТ-ACTE Russia:
Однажды во время торжественного ужина у нас не проигрывались видеоролики, которые были важной частью официальной конкурсной программы. Накладка случилась из-за недоступности площадки для репетиции перед событием. Половина гостей встала и ушла... У нас получилось реабилитироваться, пусть и через год. Хотя в сравнении с олимпийским кольцом это кажется мелочью.
А как-то мы заказали экран под размеры ниши на площадке, а он туда не поместился...
Вообще любые истории, связанные с фонящим микрофоном или неработающим кликером, я считаю почти провалом, поскольку на наших мероприятиях экспертный контент — важнейшая составляющая, и если спикера деморализовать такими огрехами, то мероприятие от этого очень пострадает. Сейчас стараемся это предвосхищать. Например, занимаясь подготовкой октябрьской конференции на 300 человек, мы заранее обсуждаем возможность прогона программы на площадке несколькими днями ранее, пусть это и влечет за собой дополнительные затраты. Но зато у нас есть сладкая надежда, что в такой ситуации все презентации мы получим не в день мероприятия, а заблаговременно, и я жмурюсь от счастья, когда об этом думаю.
Анжелика Снитко, эксперт в области организации мероприятий:
Fuck up на мероприятии? Это когда температура на улице падает ниже 20 градусов и за четыре часа до начала программы ты понимаешь, что площадка холодная, тепловых пушек нет и не будет. И вообще — в такой мороз там нельзя ничего проводить.
А в это время агентство пытается организовать посадку 600 гостей в автобусы, но безуспешно — в холле отеля творится хаос.
А в это время ты узнаешь, что водителей автобусов отправили без карты проезда и практически все уехали в другое место.
А в это время, пока ты решаешь вопрос с тепловыми пушками, занимаешься организацией трансфера и инструктажем водителей, тебе сообщают, что гости пришли, но дверь им никто не открывает: охране не дали разрешение...
А чуть позже гости начинают мерзнуть, потому что холод в здании такой, что горячее остывает по пути из кухни до стола.
А в это время поступают жалобы на обслуживание...
А еще ты понимаешь, что со стороны агентства на 600 гостей есть только один человек, который решает все вопросы и с площадкой, и с музыкантами, и с ведущим... Нет, конечно, у него есть помощники (только непонятно, сколько и где они).
А потом, к концу мероприятия, ты узнаешь, что 47 человек остались без обратного трансфера. Но и это не все: служба безопасности выгоняет их на улицу, в первом часу ночи, так как «время аренды площадки закончилось». На улице минус 30...
А потом, после мероприятия, ты получаешь письма с отзывом и понимаешь, что сейчас ты работаешь «ассенизатором», но тебе нужны эти отзывы — для разбора полетов с агентством, которое, конечно, «ни в чем не виновато».
Провал мероприятия — это неприятно, болезненно, это удар в том числе и по собственной профессиональной самооценке. Мне повезло, я работала с агентствами, которые делали мероприятие на высочайшем уровне. Был удивительный, творческий процесс, интересный для обеих сторон, и главное — с потрясающим результатом. Но в бочке меда, по классике жанра, должна быть ложка дегтя. Вот эту ложку дегтя пришлось испить и мне.
Сергей Армишев, генеральный директор Special Project Agency:
Эта история в моей памяти останется навсегда. Дело было в Китае. Событие повышенной важности. Гости — владельцы крупного бизнеса. Был интеллектуальный тренинг — о границах своей империи, воинах, которые делают империю сильной, о себе как руководителе и главном стратеге. Маршрут пролегал по нескольким провинциям, и в конце участники должны были увидеть город будущего, коим был в программе Шанхай.
Конечно, такие туры всегда предполагают инспекцию. Мы все осмотрели, встретились с местными подрядчиками, проверили отели, кафе, автобусы. И все же не избежали истории, которая добавила нам седины.
Мероприятие должно было завершиться фейерверком. И здесь был четкий регламент: по цветовой гамме салюта, которую нам следовало использовать, таймингу. Чтобы мы понимали задачу, клиент предал нам фото с прошлогоднего события.
И вот мы в Китае, сидим на встрече с партнерами в компании, которая считается лидером пиротехнических шоу в провинции. Китайские ребята подливают нам чай да листают фотографии разных салютов, которые, с их слов, они организовывали. Показываем им фотографии того, чего, собственно, нам бы хотелось в завершении программы. Они согласительно кивают — мол, все так и будет. Озвучивают примерную стоимость, мы соглашаемся и спокойно улетаем в Москву.
И вот он наступил, этот день x. По телефону пиротехники сообщают, что у них все готово и они на низком старте, ждут команды. Я спокойно иду к ним за полчаса до начала, чтобы обсудить условный сигнал для старта фейерверка. Наш клиент завершает конференцию, слышны аплодисменты, вот-вот и гости начнут перемещаться из зала на улицу. Я подхожу к месту фейерверка и вижу... И вижу натянутый баннер с изображением того, что было на нашей фотографии, — салют прошлого года!!! На баннере сделаны прорези, куда вставлены заряды, больше напоминающие букеты бенгальских огней. Я теряю дар речи, потому что участники конференции выходят на улицу, а это значит, что через десять минут они будут здесь и, скажу честно, будут удивляться не меньше моего. «Это просто кошмар!» — кричал я, смешивая текст с матом, но китайцы меня не понимали или делали вид, что не понимают.
По удивительному стечению обстоятельств накануне вечером, посещая один из местных магазинов, мы не удержались и для своего фана купили пару волшебных коробок, которые китайцы обычно дарят на день рождения, — около 200 залпов. Я даю команду коллеге бежать в автобус за этими боксами и спешно нести их на площадку. В это время гости начинают собираться у баннера и ржать как кони. Многие из них были на прошлогоднем мероприятии и понимали, откуда это изображение. Китайская тетя, главная от пиротехников, не понимает, почему на площадке такой гомерический смех, и начинает подключать провода к пульту, чтобы запустить фейерверк. Она нажимает несколько рычагов, и бенгальские огни загораются. Смех только усиливается. Мы встречаемся глазами с нашим заказчиком, девушкой лет 35-ти, которая понимает всю трагичность ситуации и явно не хочет потерять работу после этого фейерверка. Она идет в мою сторону, ее лицо меняется с улыбчивого на сами понимаете какое — гнев, еще мгновение, и она, как китайский дракон, будет дышать огнем. Коллега кричит, что ящики за баннером, все готово. И я отдаю команду: «Огонь! Поджигай!» Бикфордов шнур горит около 15 секунд... Бенгальские огни почти прогорели... Заказчица в пяти метрах... Гости с красными лицами и прокаченной диафрагмой пытаются отойти от смеха... И в вечернее небо взлетают очень высоко белые, красные, золотые россыпи салютов: солнышки, ракеты, шары. Одним словом, начинается грандиозное шоу на 400 залпов.
И гости, как и клиент, воспринимают все происходящее как сюрприз, повсюду восторг, фотоаппараты — вау-вау, йоххоу! По итогу за этот номер нас поблагодарили, его все запомнили и как мем рассказывали за ужином.
С тех пор я прислушиваюсь к своей интуиции, стараюсь видеть ситуацию на несколько шагов вперед и предлагать клиентам сюрпризы.
Иван Самошин, генеральный директор Travelmart:
Заказчик — крупный ИТ-интегратор. Сотрудников компании нужно было вывезти в Шамони, организовать восхождение в горы. Задача стояла нетривиальная. Собственно, у клиента на тот момент был застой, настоящий тупик. И он хотел увидеть, как его менеджеры будут действовать в непривычных условиях. Восхождение должно было показать слабое звено, мешающее прорыву компании на рынке. По итогам поездки планировалась глобальная «чистка». Расчет может показаться жестоким, но давайте вспомним, как Довгань заставлял людей без опыта прыгать с парашютом, а тех, кто отказывался, — увольнял.
Итак, заказчик с коллегами прибывает в Шамони. На следующий день с ланч-боксами идем на первые ледовые занятия. Погода резко меняется — поднимается шквальный ветер. Идти неудобно, в лицо бьют струи косого дождя. Начинаются первые всхлипывания участников. У кого-то рвется накидка... Холодно. Учим, как ходить в альпинистских кошках, передвигаться по сыпухе. Видно, что многим это дается непросто. Идем ногами на Бревент. В кафе радует чашечка кофе и десерт. Снова путь на вершину. Возвращение по канатке. Первые подозрения, что дальше не пойдут, все бросят и улетят.
Но нет. Утром все стоят бодрые. Никто не показывает вида, что страшно и тяжело. Даже начинают проникаться романтикой. Несколько дней изнурительной подготовки к восхождению. Пора бы участникам сломаться, но все смотрят на гендиректора и мужественно идут навстречу следующему дню.
И вот он, главный день восхождения. В планах штурм и возвращение в Шамони. Обычное время завтрака — два часа ночи. Продолжительность восхождения от 6 до 12 часов, весь путь проходится в кошках. Нам везет. Удачный штурм вершины. Предлагаем использовать резервный день и отдохнуть в приюте, но никто не соглашается. Все хотят вернуться в Шамони. К позднему вечеру со сбитыми ногами, но счастливые, добираемся до отеля.
Что было дальше? Никого не уволили. Монблан вдохновил всех до единого, наполнил верой в себя. Люди стали героями в своих глазах.
Кстати, последующие годы компания с этой командой рвала рынок. Восхождение переросло в дальнейшее коллективное увлечение активными видами спорта и победами в соревнованиях. Скажу больше — эти ребята и сейчас остаются в лидерах рынка.
Алексей Мусакин, управляющий партнер Cronwell Hotels & Resorts:
В 2010 году Ханты-Мансийск принимал Всемирную шахматную олимпиаду, и, если помните, в городе к этому событию была открыта гостиница «Олимпийская» на 850 номеров. Здесь жили шахматисты со всего мира, для которых заранее было составлено четкое расписание, включающее график игр, питания, конференций и так далее. И вот в один из дней соревнований оргкомитет связался с руководством гостиницы с просьбой проинформировать участников о переносе одного из мероприятий на другое время...
Понимая, что времени предупредить об этом каждого спортсмена уже нет, управляющий отеля решил прибегнуть к системе оповещения и сделать объявление сразу для всех — по аналогии с аэропортом или железнодорожным вокзалом. Но объявление было сделано только на русском языке! В результате, к огромному изумлению персонала, через непродолжительное время иностранные гости начали спешно выходить из своих номеров и дисциплинированно собираться у отеля.
Гости потом говорили, что, когда услышали мужской голос, говоривший четко и весомо на непонятном языке, логично сделали вывод, что это — объявление о пожарной тревоге, и, разумеется, их просят покинуть номер и выйти на улицу, ожидая дальнейших указаний от полиции или пожарной охраны.
Зато проверили систему оповещения — сработала она на «отлично»!
Вам тоже есть, что рассказать? Подписывайтесь на нашу страницу в Facebook, делитесь своими невероятными историями из жизни MICE там, отмечайте в своем посте двух-трех коллег, передавая им эстафету! Три автора самых забавных рассказов получат по пригласительному билету на наш BBT Summer Fest. И не забудьте указать хэштеги #курьезыMICE #bbtsummerfest #bbtrussia. Победители будут определены редакцией и объявлены 16 июля на Facebook!
Редакция BBT Russia
