Вы уверены, что ваши сотрудники прибывают к месту назначения готовыми к подвигам? Хорошо, если это не станет для вас открытием, но то, что раньше придавало деловой поездке романтический ореол, сегодня все чаще воспринимается как мучительная необходимость.
Обычная картина в одном из крупнейших аэропортов мира: сначала стоишь в огромной очереди, затем проходишь досмотр, когда просят открыть сумку и снять пиджак, ремень, обувь, и даже единственная бутылка воды, которая хоть как-то спасала от стресса, отправляется в мусорный бак за превышение объемов провозимой жидкости. О возможности террористической атаки напоминают серьезные меры безопасности, и радости от этого тоже мало. Наконец, ранний вылет, задержка рейса, неудобное кресло, отсутствие нормального питания и другие неудобства могут привести к тому, что доберетесь вы уставшим и недовольным.
Именно стремлением выяснить, насколько сильный стресс испытывают деловые путешественники в поездке и каким образом его можно смягчить, было продиктовано исследование глобальной компании-поставщика платежных решений AirPlus International при участии компании Optima-Life. Всех респондентов разделили на две группы — «путешественники» и «офисные сотрудники». Им были выданы пульсометры — приборы, измеряющие частоту сердечных сокращений, а также изменчивость сердечного ритма. Таким образом, авторы эксперимента могли оценить состояние каждого в любой момент времени.
Участники эксперимента носили устройство непрерывно в течение трех суток и снимали его только во время купания или принятия душа. Офисные сотрудники выполняли повседневную работу, в то время как путешественники совершали поездки на короткие и дальние расстояния. Забегая вперед, стоит отметить, что результаты, снятые с пульсометров, оказались совершенно разными.
Итак, степень восстановления в течение дня у офисных работников оказалась равной 26%, в то время как у командированных этот же показатель составил всего 14%. Средняя продолжительность сна у первых — 7 часов 2 минуты, у вторых — 6 часов 41 минута.
Отчет также содержит оценку баланса ресурсов в обеих группах. По шкале от −100 до +100 среднее значение у путешественников равно −35, сотрудников в офисе — +81. Медленное восстановление объясняется рядом внутренних и внешних экологических факторов.
Внутренние факторы окружающей среды — это:
— обезвоживание;
— употребление алкоголя;
— тревога или стресс (страх перед полетом или беспокойство, связанное с подготовкой к совещанию по прибытии);
— питание;
— физическая активность;
— медицинские препараты (в том числе снотворные);
Внешние факторы связаны с условиями для сна (в отеле или самолете):
— высота (над уровнем моря);
— освещение;
— температура;
— комфорт для тела (подушка, кровать, положение для сна и т.д.)
— смена часового пояса;
— продолжительность полета.
Когда экономия — враг
Почему многие тревел-менеджеры не берут во внимание то, как важно обеспечить работнику благоприятные условия в поездке? «Они просто не знают о том, как это влияет на его производительность и бизнес в целом», — считает управляющий директор AirPlus Яэль Клейн.
Понятно, что с экономической точки зрения компанию больше устраивает утренний вылет сотрудника, а не вечерний. Но стоит ли тогда рассчитывать на его максимальную эффективность в командировке? Вряд ли. Поэтому лучше дать ему возможность переночевать в отеле перед переговорами, и тогда вероятность их успеха будет выше.
Г-жа Клейн убеждена, что не все решения по организации деловых путешествий должны приниматься, исходя из расходов: многое зависит от особенности встречи. Если переговоры предполагают обсуждение и принятие важных стратегических решений, то экономия не может быть важнее физического и эмоционального состояния их участников.
«Вообще я бы посоветовала корпорациям учитывать все факторы, когда они принимают тревел-политику и выбирают способ бронирования, — рассуждает спикер. — Да, последние несколько лет были непростыми для многих организаций: рецессия заставила предприятия сократить расходы везде, где это только возможно. Но, не кажется ли вам, что настало время пересмотреть такой подход в области бизнес-тревела? Счастливый и здоровый персонал улучшает производительность любого бизнеса».
«Деловые поездки очень важны для налаживания международных связей и развития компании, но нельзя забывать о здоровье сотрудников, — согласен с коллегой Саймон Шепард, глава Optima-Life. — Исследование демонстрирует, что способность к физическому восстановлению у людей в поездке очень мала по сравнению с теми, кто остается трудиться в офисе. К сожалению, особенно на дальних рейсах, они не высыпаются — в том числе из-за обезвоживания и отсутствия возможности нормально лечь. В первом и бизнес-классе кресла обычно раскладываются до полностью горизонтального положения и в некоторой мере спасают ситуацию. Но в любом случае важно, чтобы по прибытию путешественники выполняли физические упражнения и могли хоть немного передохнуть».
Что еще нужно знать? Некоторые путешественники переносят неблагоприятные условия в поездке лучше, чем другие.
Пол Робин, event-менеджер ежегодной выставки и конференции в Лондоне для корпоративных покупателей Business Travel Market, принимавший участие в исследовании, сравнивает деловых путешественников со спортсменами: «Мне нравится проводить параллели между спортом и бизнесом. Деловые люди могут многому поучиться у легкоатлетов — особенно в части распределения сил и времени».
У каждого сотрудника своя, индивидуальная физиология, замечает г-н Робин. И некоторые могут переносить регулярные командировки лучше, чем другие. Или быстрее восстанавливаться после перелетов. Поэтому компаниям необходимо тщательнее подходить к вопросу о том, кого отправить в деловую поездку: «Другими словами, кто из работников больше подходит для выполнения той или иной задачи в определенный период времени? Это очень интересная область для исследования, и компании будет не лишним владеть этой информацией».
Стресс в поездке vs тревел-политика
Посмотрите на этот график: он легко объяснит, почему так важно, чтобы деловые путешественники не испытывали негативных эмоций в поездке.
Жесткая тревел-политика позволяет сократить тревел-расходы (синяя кривая). Однако это может создавать трудности для путешественников, приводя к дополнительным издержкам (красная кривая). В итоге конечная стоимость путешествия возрастает (черная кривая).
«В результате снижается производительность и готовность сотрудников к командировкам, — говорит Скотт Гиллеспи, управляющий партнер компании tClara, предлагающей клиентам поддержку в области оптимизации закупок. — И все это явно не способствует удержанию персонала».
Как избежать стресса
Эксперты дают пять советов, которые помогут улучшить тревел-политику вашей компании и повысить продуктивность сотрудников:
· Помните, что самый дешевый вариант, например, поездка в экономклассе или в утренние часы, не может быть лучшим, если в итоге работник добирается до места назначения уставшим.
· Рассмотрите возможность отправить сотрудника бизнес-классом или за ночь до встречи, чтобы он мог отдохнуть в отеле.
· Позвольте деловым путешественникам брать такси до\из аэропорта во избежание стресса в общественном транспорте.
· Старайтесь выбирать те отели, которые предусматривают ранний заезд и поздний выезд.
· Напоминайте путешественникам, как важно в командировке уделять внимание здоровому питанию, поддержанию водного баланса в организме, физическим упражнениям и полноценному сну.
Тревел-менеджерам необходимо знать о том, что может привести к стрессу в командировке, и не допускать этого. Снижение умственных способностей и коммуникативных навыков, уровня концентрации внимания, толерантности, риск для здоровья — вам еще кажется, что это неважно?
Безусловно, многое зависит и от самих путешественников. Им необходимо подходить с заботой к себе и своему организму.
Как свести к минимуму воздействие внешних неблагоприятных факторов в поездке?
1. Пейте больше воды до, во время и после полета.
2. Тренируйте мышцы во время рейса. Для этого подойдет даже проход между креслами. Или просто разминайте ноги, сидя на месте.
3. Выполняйте физические упражнения до и после полета.
4. Будьте организованным. Это значит, что следует побеспокоиться о деталях встречи, билетах, гостинице и так далее заранее. Иначе вы только усилите стресс от командировки.
5. Регулируйте свет и звук: для шумоподавления используйте наушники, отдыха глаз — повязки.
6. Не нагружайте себя перед полетом тяжелой пищей, но и не оставайтесь голодным.
7. Избегайте алкоголя. Алкоголь вызывает обезвоживание организма и раздражает нервную систему. Возможно, спиртное поможет вам уснуть, но вряд ли будет способствовать быстрому восстановлению.
Если, например, вы направляетесь из Лондона в Гонконг, а разница между городами, как известно, — 8 часов, то сильную сонливость будете чувствовать в период с 11 до 13 часов дня. В Великобритании в это время глубокая ночь.
8. Учитывая, какое разнообразие лекарств сегодня можно наблюдать на рынке, используйте только те, которые рекомендует врач.
Все эти рекомендации будут не лишними, даже если вы летите первым или бизнес-классом. Да, места здесь просторнее, обслуживание внимательнее, еда и напитки скорее всего лучше, но вам также придется сидеть на одном месте в течение несколько часов.
И еще один маленький совет. Начните работать тогда, когда вы обычно просыпаетесь дома, скажем, в 7 утра. Отнимите три часа и прибавьте или снова отнимите разницу по местному времени. Полученная цифра — показатель вашей минимальной физической активности и мыслительной деятельности. В это время лучше не принимать важных решений.
Принимая тревел-политику...
Удовлетворение запросов сотрудников в поездке можно считать истинным критерием в управлении деловыми путешествиями, особенно сейчас, когда расширяется доступ к контенту, а открытое бронирование становится повсеместным. Эксперты замечают, что этот подход в тревел-менеджменте, когда необходимо угодить путешественнику, а не только сэкономить денежные средства, важен на каждом этапе:
· Закупки.
Собираясь в поездку, путешественники всегда ищут что-то конкретное. И на этом этапе они довольно часто испытывают стресс, поскольку доступ к большому контенту делает выбор утомительным.
· Бронирование.
Идея в том, чтобы сделать этот процесс интересным и создать такие условия, которые позволят сотруднику бронировать командировку вне всяких ограничений.
· Путешествие.
Здесь ключевым фактором для компаний должны быть потребности сотрудников, каким они видят его сами. И здесь тоже не может быть «но».
· Оплата и возмещение расходов.
Процесс часто утомителен и может быть упрощен.
По материалам исследований технологических компаний AirPlus International и KDS
