MITT MICE 2019: как построить мост при организации мероприятия

«По дороге в аэропорт началась война. Небо над Тель-Авивом закрыли. А у меня полный автобус ничего не подозревающих клиентов. Вовремя вспомнил о хорошем знакомом — израильском спецназовце. Тот сумел договориться, и наш самолет выпустили до начала бомбардировки», — рассказал управляющий партнер агентства смелых решений «Мы» Михаил Климанов во время конференции MITT MICE 2019. На этом примере Михаил продемонстрировал: при организации любого события нужны «мосты», которые соединят всех участников процесса, не позволят им утонуть.

Конференция состоялась 14 марта в «Экспоцентре» на Красной Пресне при поддержке АБТ-АСТЕ Russia и стала логическим завершением туристической выставки MITT. В последний день экспоненты и гости стеклись к Большой арене «Экспоцентра», чтобы услышать мнения и советы профессионалов индустрии встреч. По словам исполнительного директора АБТ-АСТЕ Russia Ирины Михальковой, заявки на участие в конференции подали 100 человек. Де-факто желающих оказалось столько, что в зале не всем хватило сидячих мест. Еще бы: за день MITT посещали около 12 тысяч специалистов. 

Представители отелей, площадок, агентств, корпораций застыли с блокнотами и ручками в руках, пока вещали спикеры. С 11.00 до 16.00 практически никто не вышел на кофе-брейк, не проронил ни звука. 

«Как только стартовала конференция, я сразу проснулся! Интересно абсолютно все, — успел поделиться с корреспондентом ВВТ руководитель отдела зарубежного MICE Victor’s Company Павел Каширин. И тут же приложил палец к губам. — Тише! Следующий спикер вышел...». 

Кто вы по национальности? 

В чужой монастырь со своим уставом не ходят — об этом напомнила Марина Кречетникова, административный директор компании Lafarge Holcim, в презентации о кросс-культурных коммуникациях. 

«Когда мы встречаем непохожего на нас человека, он кажется нам странным. Поэтому, если вам предстоит организовать мультинациональное мероприятие, очень важно сделать его нейтральным», — считает эксперт. Среди участников есть мусульмане — лучше заменить «коктейльную вечеринку» на «приветственный вечер». Вегетарианцы — позаботиться об овощном меню. Также стоит выделить зону для неформального общения и отвести под нетворкинг время. Полагаться на то, что представители разных стран завяжут контакты во время обеда, неправильно. Итальянцы, например, обожают знакомиться и долго беседовать за едой, а скандинавы, напротив, предпочитают быстрый перекус в одиночестве и тишине. 

«Во время интернационального мероприятия наш соотечественник подсел к норвежцу за обеденный стол и спросил: „А вы всю жизнь живете в Норвегии?“. Хотел разговорить его, пользуясь перерывом на ланч. Норвежец прожевал и коротко ответил: „Not yet“. Потому что его жизнь пока не „вся“, она не закончилась. А вот разговор на этом, увы, прервался», — вспомнила Марина. 

С точки зрения спикера, топ-4 нейтральных темы для small talks — погода, хобби, путешествия, работа. И ни в коем случае нельзя «травить анекдоты» и обсуждать отечественное кино, литературу, фольклор. 

Икс, игрек, зет 

Впрочем, подстроиться под национальные особенности вполне реально, а вот угадать желания и идеи нового поколения — почти квест. 

«В моей компании, например, самым старшим сотрудникам — 28 лет, а есть и 19-летние. И мне страшно не попасть в точку. На Новый год мы хотели устроить корпоратив в ресторане, а они попросили спартакиаду в лесу», — поделилась Анна Назырова, менеджер отдела корпоративных служб Ernst & Young. 

Анна верит в теорию поколений, которую разработали в 1991 году американские ученые Нейл Хоув и Вильям Штраус. Согласно этой теории, еще недавно рулило поколение Х — те, кто родился до 1983 года. Типичные представители Х в России и СНГ — самостоятельные, мотивированные, добивающиеся своего. «Иксы» требовательны к организаторам мероприятий, им нужен комфорт, четкий график, профессиональные и не очень юные спикеры. Но на смену «иксам» к штурвалу приходят «игреки» (миллениалы), появившиеся на свет с 1983-го по 2003-й: самоуверенные, амбициозные, мечтающие оставить след в истории. 

«Не получается работа — бросают. Одна девочка сказала мне на собеседовании: главное для нее — попасть на страницы Википедии», — рассказала эксперт. 

Идеальное мероприятие для поколения Y — креатив, цифра, игра, драйв, баланс работы и отдыха. Придется приспособиться к «игрекам»: по данным спикера, к 2020 году 70% работников всех компаний составят миллениалы. 

Самая сложная задача — построить мост к «зетам», которые родились «со смартфонами в руках» и воспринимают мир через картинки. «Мой младший сын мечтает, чтобы всем людям вмонтировали чипы, и они могли бы общаться без слов», — сообщила Анна. 

Шоу пошло не так

«Один раз мы собирались устроить мероприятие для клиента в Великом Новгороде и пригласили выступить Николая Баскова. Певец прибыл вовремя, но водитель с музыкальным оборудованием... уехал в Нижний Новгород. Басков отказался петь без сопровождения», — рассказал на конференции Михаил Климанов. В другой раз выставка товара заказчика, по вине транспортной компании, прибыла в Краснодар вместо Красноярска, где оказался совсем не тот потребитель. Как-то «косяк» допустил копирайтер, написав в пресс-релизе, что событие пройдет в Ростове Великом, а не в Ростове-на-Дону. 

Бывает, что-то идет не так. В подобных ситуациях спасти положение помогает тот самый «мост» между организаторами и клиентами. По словам Михаила Климанова, однажды в Бурятии он привез участников конференции в заранее забронированный ресторан. На месте выяснилось: неожиданно пришли справлять поминки местные жители. Директор ресторана не стала им отказывать. Пришлось на ходу менять программу, а клиентов убедить, что в другом кафе кормят вкуснее. Еще пример: отель в Каннах вдруг оказался переполненным и не смог принять группу из 100 человек, хотя проживание было оплачено. «Менеджер гостиницы предложил нам забрать деньги и отправляться восвояси», — добавил Михаил. В соседнем пятизвездочном отеле нашлись места лишь для 30 участников. Остальных пришлось заселить в «четверку», объяснив, что «так было задумано». 

Любовный треугольник

«Мост» между клиентом, агентством и площадкой строить труднее всего, по мнению участников конференции MITT MICE. «Мы это называем „любовный треугольник“. Дело в том, что клиент обычно настаивает на постоплате, а агентство, отель или владелец площадки — на предоплате», — объяснил Михаил Климанов. 

Тему подняли во время панельной дискуссии, в которой участвовали представители разных сторон «треугольника». Предполагалось, что обсуждение превратится в бурный водоворот, но, в итоге, спикеры выстроили коммуникацию. По мнению Дмитрия Савельева, операционного директора научно-творческой резиденции Chekhov APi, арендовать площадку на условиях постоплаты возможно. Просто в таком случае стоимость возрастет. «Это примерно то же самое, что кредит», — добавил Дмитрий. 

А Екатерина Саморукова, руководитель отдела корпоративных поездок Amway, отметила: «Компания за постоплату. Тем не менее если мы имеем дело с отелем, где без предоплаты не обойтись, у нас предусмотрена статья расходов „Исключения“. Правда, депозит не может превышать 20% от конечной суммы».

Участники дискуссии сошлись в том, что как раз агентство — связующее звено в этом процессе: может взять на себя предоплату за площадку, если поверит заказчику. И тогда пазл сойдется. 

Пазл сложился 

Самым впечатляющим, по оценке посетителей конференции, стало выступление Дмитрия Дудинского, основателя агентства D2 Marketing Solutions. Спикер показал удачные кейсы из своей практики, в которых все друг с другом договорились.

Так, производители коньяка Martel попросили Дмитрия организовать на российском рынке презентацию, подчеркнуть «французскость» напитка и обыграть слоган Be curious («Будь любопытным»). Дмитрий и коллеги устроили мистерию на Винзаводе: гостей (селебрити и главных редакторов глянца) посвящали в тайное общество, под потолком парил за белым роялем пианист Никола Мельников и играл вариации на тему французского композитора Эрика Сати. В другой раз D2 Marketing Solutions угодили Martini: нужно было запустить новый премиальный напиток марки, и сотрудники агентства построили в Москве итальянскую киностудию «Чинечитта», разыграли театрализованное представление «а ля Феллини», пригласили из Милана обладателя двух звезд Мишлен Антонио Гуиду, который приготовил элитное ризотто. В обоих случаях охват в соцсетях составил более 50 млн. контактов. 

«Вот я и нашел подрядчика для своего клиента!», — воскликнул один из гостей мероприятия. 

...Уже объявили о закрытии выставки MITT, и экспоненты принялись демонтировать стенды, а посетители конференции MITT MICE все еще выстраивались в очередь к спикерам. «Прекрасное полезное мероприятие! Я не устаю благодарить организаторов», — подытожила Марьяна Волощук, менеджер туапсинского отеля Lavicon. 

Екатерина Агапова