Как отдельный продукт онлайн-инструмент бронирования уже не представляет для корпоративных клиентов того интереса, какой был еще несколько лет назад. По мнению генерального менеджера компании City Travel Юлии Мануйловой, новый шаг в развитии отрасли — интеграция внутренних платформ заказчика и OBT агентства. Об этом эксперт подробно расскажет на X Ежегодном ACTE Moscow Executive Forum, который состоится в отеле The St. Regis Moscow Nikolskaya 29 марта. На площадке традиционно поднимаются самые острые вопросы и обсуждаются актуальные тенденции индустрии делового туризма.
«Этот тренд мы задаем сами, но в то же время он соответствует текущим потребностям рынка. Разработав и предложив мультисистемную интеграцию, мы сами не ожидали, что на продукт будет такой невероятный спрос — интерес проявили более 80% наших заказчиков. В половине случаев процесс запущен или уже завершен», — рассказывает Юлия.
Что имеется в виду? Порядок оформления деловых поездок у каждой корпорации свой и предусматривает использование различных внутренних систем, к примеру SharePoint, «БОСС-Кадровик», 1С или SAP, через которые проходят процессы согласования заявки, создания приказа на командировку, авансовых отчетов, закрывающих документов, учета расходов и прочие. И онлайн-инструмент бронирования тревел-услуг, как правило, от этих процессов «живет» отдельно. Мультисистемная интеграция, которая может быть двусторонней, трехсторонней, четырехсторонней и так далее — в зависимости от количества платформ, позволяет пройти по всем этапам организации командировки в едином цикле.
Как все происходит? Скажем, бизнес-путешествие «начинается» в SAP — с создания заявки на командировку. Заполнив все необходимые формы, сотрудник автоматически попадает в OBT и формирует корзину с тревел-услугами в соответствии с настроенной travel policy. При этом повторно вводить логин и пароль, «перешагивая» из одной системы в другую, не требуется, процесс становится полностью «бесшовным».
Все заполненные в SAP (или другой системе) поля отображаются в заказе на платформе. После прохождения процесса авторизации и согласования бюджета подгружаются билеты и ваучеры. Вернувшись из поездки, сотруднику необходимо сформировать отчет по расходам, авансовый отчет и другие необходимые документы, о чем система напоминает ежедневно. По завершении процесса данные поступают в HR, бухгалтерию.
Что получает клиент? Безусловно, полностью цикличный процесс, осуществляемый через единую точку входа и выхода. Это экономит огромное количество человеческих и временных ресурсов. Мультисистемная интеграция объединяет все этапы командировочного процесса — от создания приказа до сдачи отчета по расходам. «Сейчас, с момента подачи заявки на командировку до создания финального отчета, необходимо задействовать как минимум пять — семь источников (речь и о людях, и о программах). Это и непосредственный руководитель, и ТМС, и внутренняя система (SAP, SharePoint и так далее), и финансовый контролер, и бухгалтерия. На любом из этапов возможны задержки и сбои, что влияет на стоимость поездки и время на ее оформление. Конечно же, стоит отметить невероятное удобство для сотрудника, которому не нужно запоминать, в какой последовательности производить какие-либо действия. Результат — отсутствие ошибок, задержек, нервов!» — подчеркивает Юлия Мануйлова.
По словам начальника Управления поддержки и развития персонала Allianz Юлии Шкурихиной (Кондратьевой), помимо стремления к сокращению трудозатрат, толчком к интеграции платформ в компании стала необходимость создания более структурированного и прозрачного процесса оформления деловых поездок с возможностью автоматического контроля расходов и соблюдения тревел-политики, а также потребность в наличии единой базы хранения командировочных документов, в получении статистики и аналитики в разных срезах.
А Лилия Муратова, менеджер по внутреннему контролю и оптимизации бизнес-процессов в Pernod Ricard Rouss, где уже завершена интеграция внутренней учетной системы SharePoint с онлайн-платформой City Travel, отмечает, что, кроме прочего, удалось добиться прозрачности процесса подтверждения расходов на тревел-услуги в соответствии с «матрицей полномочий» компании.
«Если процесс бюджетирования включен в единый цикл, то возможны несколько вариантов синхронизации или учета бюджетных данных. Есть схема, при которой расходы списываются с определенного подразделения или cost-центра, к которому привязан сотрудник, — рассказывает Юлия Мануйлова. — Существует и другой вариант: OBT посылает запрос в бюджетную систему клиента, подгружая данные об одобрении и остатке бюджета к заказу. Сотрудник получает approved и идет дальше по определенному алгоритму. Также деловой путешественник может создавать поездку от разных cost-центров — в зависимости от целей командировки или других критериев».
Чем больше таких составляющих и аналитик внутри корпорации, тем объемнее процесс интеграции, подчеркивает эксперт. Он всегда осуществляется проектной командой и в среднем занимает один-два месяца.
«Мы имеем порядка десяти бизнес-схем, все алгоритмы, по которым системы взаимодействуют через API. Скорость внедрения во многом зависит и от того, насколько быстро клиент сможет провести разработку на своей стороне, чтобы мы могли начать полноценный обмен. Конечно же, учитывая наши обязательства по соблюдению закона ФЗ-152 „О Защите персональных данных“, работа ведется только через защищенное VPN-соединение, а персональные данные хранятся в закрытом криптошлюзом контуре, оснащенным специализированным средством защиты», — добавляет Юлия.
«При внедрении самым сложным для нас стала интеграция процесса создания / подтверждения приказа на командировку, а также поиск баланса между соблюдением норм компании и комфортом в организации поездок. Но в целом все прошло легко, и мы довольны результатом, — говорит Лилия Муратова (Pernod Ricard Rouss). — City Travel очень гибкие в принятии решений и адаптации платформы для соблюдения корпоративных требований и реализации необходимых бизнес-процессов. Благодаря быстрой реакции агентства на наши комментарии и пожелания удалось в короткий срок подключить компанию к платформе и поддерживать стабильность работы. Сейчас мы работаем над автоматизацией групповых поездок».
«У нас процесс интеграции был сопряжен с частичной передачей функционала от одних сотрудников другим, поэтому основной сложностью стала работа с изменениями, необходимость адаптировать коллег к новому процессу и инструменту, — рассказывает Юлия Шкурихина (Allianz). — В целом проект был воспринят позитивно, и возникающие сложности — скорее текущие рабочие вопросы, чем проблемы. Процесс интеграции идет по плану».
По мнению Юлии Мануйловой, наступил абсолютно новый этап развития онлайн-платформы: «Мы создаем единую цикличность процесса, которая будет задавать тон эволюции бизнес-тревел в ближайшее десятилетие. Определенно, траектория развития отрасли смещается в сторону ИТ-решений, и процесс организации командировок стремится к полной автоматизации».
На форуме ACTE эксперт на примере линейных и нелинейных функций продемонстрирует шкалу оценки достижений TMC. Что сейчас важно для заказчика при выборе агентства? Как выглядят графики функций таких критериев, как скорость обработки, цена услуг? Для проверки своих математических выкладок Юлия представит результаты опроса клиентов City Travel.
Кроме того, в рамках своего выступления спикер расскажет о понятии managed Business Travel: «На самом деле не все процессы в бизнес-тревеле должны быть управляемыми, часть из них можно либо автоматизировать, либо просто отслеживать. Мы также поговорим о балансе между целями бизнеса и потребностями делового путешественника».
Наталья Травова
