Налаженная коммуникация — залог успеха качественного выполнения тревел-политики и решения проблемы безопасности сотрудника в поездке, говорит каждый второй, если не первый профессионал отрасли. Однако если внутри компании какая-никакая практика в этом вопросе есть, то при появлении такого условия, как расстояние, задача значительно усложняется. Все попытки решить возникшие вопросы с бизнес-туристом, который находится в роуминге, сводятся к нулю, если тот панически боится «попасть» на деньги из-за незнания лучших тарифов, а потому просто отключает телефон.
Почему важно, чтобы девайс бизнес-туриста работал в международном режиме? Потому что это связь в любой момент времени, независимо от сложности маршрута, это карты, почта, полезные приложения, важная справочная информация и многое другое. «Необходимость бесперебойного соединения с деловым путешественником в поездках не нуждается в объяснении — это априори один из важнейших моментов, о котором сам бизнес-турист думать не должен, — убеждена Кристина Кучумова, координатор по командировкам ООО „Гермес Групп“. — У него и без этого своих задач/встреч на отведенное время до вылета и обратно предостаточно. А использование всевозможных приложений по поиску билетов/гостиниц/обмена данными/рабочей почты в совокупности с быстрым интернетом „апгрейдит“ тревел-менеджера и избавляет его от стресса».
Когда телефон — инструмент работы
Связь в режиме онлайн, и особенно за границей, важна обеим сторонам, а потому то, как ее наладить, должны задуматься и тревел-менеджеры, и сами путешествующие сотрудники, обращают внимание эксперты. Компромисс должен быть найден исходя из того, что для бизнес-туристов в этом вопросе ключевое слово — удобно, а для компании — еще недорого и безопасно.
Нужно сразу сказать, что вопрос корпоративной мобильной связи решается по-разному. Где-то сотруднику на время командировки выдают предусмотренную для таких случаев сим-карту с конкретным лимитом денежных средств. Бывает, что выделяют некоторую сумму денег на мобильную связь в поездке заранее. Или же просят представить отчет постфактум, а затем уже возмещают потраченные на телефонные междугородние переговоры средства — и хорошо, если не в течение месяца-двух. Все эти примеры из разряда «как быть не должно», но, к сожалению, «часто используемые в России».
Если говорить о том, как правильно, то вопросами корпоративной мобильной связи в компании занимается ИТ-департамент. Ему помогают юристы и коллеги из HR. Специалисты в области информационных технологий решают, устройства каких моделей будут использовать сотрудники (если политика предусматривает корпоративные девайсы) и какой оператор сотовой связи будет их обслуживать, обговариваются тарифы. Кроме того, программисты должны быть готовы прийти коллегам на помощь — например, в случае необходимости активации новых гаджетов или поддержания их личных.
При увольнении работника служба может потребовать возврата его корпоративного мобильного устройства, а заодно и проверки сохраненного журнала веб-сервера. Работодатель должен убедиться в том, что через девайс не была загружена или скопирована важная информация в нарушение корпоративной политики. Все или некоторые из этих задач ИТ-департамент может передать на аутсорсинг стороннему провайдеру по управлению мобильными устройствами (MDM, Mobile Device Management). Особенно это актуально, если ресурсы самого подразделения ограничены или большое количество гаджетов подключены к компьютерной сети компании.
Как и делают в PwC Russia. «Если говорить о системе управления корпоративными мобильными устройствами (MDM/EMM), то мы используем решение компании-лидера данной индустрии. Вдобавок, четкая и „местами“ жесткая политика для самих пользователей и их устройств, в случае нарушения которой устройство блокируется и корпоративные данные стираются», — комментирует Станислав Шпитманский, руководитель ИТ-департамента PwC Russia.
Выбор тарифного плана требует отдельного внимания и постоянного мониторинга рынка — операторы всегда готовы предложить что-то более выгодное: вводят новые пакеты бесплатных минут или смс-сообщений, меняют ценовую политику. Для компаний это должно быть интересно — тем более на фоне оптимизации всяческих расходов, в том числе и на командировки.
И опять же — в российских компаниях такую практику редко встретишь. В отличие от международных, где сотовый телефон считается инструментом работы наравне со стационарным компьютером. И здесь тщательно следят за тем, чтобы бизнес-туристы старались на услуге экономить.
«Для сокращения расходов на мобильную связь командированным сотрудникам рассылаются напоминания подключать специальные оптимизирующие услуги, предоставляемые сотовым оператором, — делится Ирина Зернова, директор по бизнес-процессам и администрированию в России и странах СНГ компании Visa. — Также мы просим агентство, оказывающее нам услуги по организации деловых поездок, высылать еженедельные отчеты о том, куда едут наши коллеги. Это позволяет лишний раз убедиться в том, что путешественники не забыли сообщить о необходимости подключать специальные опции в роминге. Помимо этого, мы подключаем оптимизирующие пакеты для передачи данных, чтобы можно было проверять корпоративную почту».
Так же поступают и в «Лаборатории Касперского». «Обычно, выезжая за границу, сотрудники подключают специальные тарифы корпоративного провайдера сотовой связи, которые гораздо выгоднее стандартных», — отвечает Ирина Костюкова, руководитель группы закупок в категории тревел в компании.
В PwC Russia и вовсе не знают, что значит — превысить расходы на мобильную связь. За все время работы здесь еще не было случая, чтобы компания вышла за пределы выбранного пакета, так как здесь отслеживают объем потребления услуг и работают с теми, кто превышает персональные лимиты. «В рамках очередного RFP по выбору сотового оператора в прошлом году мы поставили важное условие перед участниками конкурса — предложить тариф с конкретными объемами минут/Мб в месяц — как для локального трафика, так и в роуминге, — объясняет г-н Шпитманский из PwC Russia. — Если сотрудник превышает норму, ему приходит смс-уведомление. Возможность звонков в таком случае не ограничивается, но скорость мобильного интернета падает до 24 Кбит/сек. Дополнительных затрат компании это не приносит, как иногда бывало раньше, когда сотрудник, находясь в роуминге, мог скачать данных на XXX тысяч рублей».
А вот в «Гермес Групп» работают сразу с двумя операторами сотовой связи — на случай форс-мажоров. «Первый на всех сотрудников и второй дополнительно — для „топов“. Если один оператор вышел из строя — другой на подхвате, — комментирует координатор по командировкам Кристина Кучумова. — Лимиты и тариф устанавливаются индивидуально в зависимости от функционала и характера работы отдельно взятого сотрудника. Если командированный — то это будет тариф и лимит, заточенный под роуминг. Кроме того, переход с одного тарифа на другой и увеличение лимита — открытый вопрос для обсуждения».
Также здесь прибегают к оплате постфактум — отсутствие связи в неподходящий момент может быть критично. Иногда выручает авансовый платеж. И всегда усиленный ежедневный контроль баланса в период зарубежных командировок руководства. «Если сотрудник превысил лимит, то определяется причина. Если по служебной необходимости, то сумму сотруднику возмещает компания», — добавляет г-жа Кучумова.
Если помочь некому
Бывает, что деловому путешественнику приходится разбираться в нюансах междугородней связи самостоятельно. Если это ваш случай, эксперты дают несколько рекомендаций. Во-первых, перед отъездом за границу обязательно изучите, что предлагают местные операторы связи. Это может быть гораздо выгоднее вашего тарифа в роуминге. Вариантов ценообразования обычно много — от фиксированной суммы за пакет минут до ежедневной абонентской платы. Продумайте, где купите сим-карту — лучше всего сделать это в аэропорту.
Обычно для оформления местной сим-карты операторам необходимы лишь паспортные данные клиента. Однако в таких странах, как Германия, Италия или Индия, некоторые провайдеры продают сим-карту исключительно при предъявлении справки о регистрации по месту жительства. А есть и такие операторы, которым для активации симки требуется от нескольких часов до суток. Чтобы избежать ожидания, можно попробовать купить симку до вылета — через посредника.
Еще одно решение — стикер Know Roaming, который помогает избежать чрезмерных трат в роуминге. Его можно использовать для iPhone, устройств GSM Android или Windows. Впервые о разработке заговорили в 2013 году, но лишь сегодня она доступна широкому кругу пользователей. Комплект стоит $29,99. Осуществив загрузку приложения или прошивки через Google Play, путешественник получает возможность за $7,99 в день осуществлять неограниченное количество звонков и SMS-сообщений. Электронная пленка действует в 200 странах, и если вы планируете посетить в поездке сразу несколько, то она будет для вас просто незаменима. Причем для корпоративных клиентов предусмотрена и постоплата.
Теперь о некоторых особенностях приобретения сим-карт в других странах. Китайский оператор China Unicom может доставить сим-карту в номер отеля. Еще нужно иметь в виду, что, если вдруг придется потом отправиться в Гонконг или Макао, лучше обзавестись новой картой. Так что будьте готовы изменить тарифный план.
В Таиланде ежемесячный тариф с 5 Гб трафика стоит около $30, по использованию которых подключение сохраняется, но скорость заметно падает. Найти киоски сотовой связи можно самостоятельно в аэропорту или же попросить такси доставить вас в нужный магазин.
Связь в Камбодже очень дешевая — сим-карты за $1 при разнообразных тарифных планах, начиная от 2 Гб трафика с пакетом минут и смс всего за $5 в месяц.
А вот в Индии все уже намного сложнее. Да, 10 Гб мобильного интернета обойдется вам всего в $25, но активация симки может занять несколько часов. И хорошо, если вам удастся при этом избежать повторного посещения магазина провайдера. Причем тарифы внутри страны меняются от штата к штату. Обратите внимание, что для приобретения и активации плана понадобится ксерокопия вашего заграничного паспорта (+страницы с визой), адрес и телефон вашего отеля и фото.
В Европе доступность и опции изменяются в зависимости от страны. В Бельгии сим-карты продаются на станциях метро в автоматах. А, например, в Швейцарии для приобретения местного тарифа нужен паспорт и, возможно, даже свидетельство о рождении. В Испании объем мобильного интернета ограничен: $35 для сим-карты с трафиком до 1 Гб. Получение ежемесячного тарифного плана с большим трафиком требует счета в испанском банке.
Как еще сэкономить на роуминге
Чтобы минимизировать расходы на сотовую связь в командировке, эксперты также советуют бизнес-туристам использовать для связи с коллегами следующие приложения (самая «оптимальная» практика — загружать их через Wi-Fi или безлимитный тарифный план Know Roaming):
— FB Messenger — по сути бесплатный сервис по обмену текстовыми сообщениями через социальную сеть Facebook с неплохой функциональностью. Позволяет отправлять фото и видео;
— Google+Hangouts — приложение требует учетной записи на Google. С его помощью можно устроить видеоконференцию с участием до 10 человек!
— Line — другое средство обмена моментальными сообщениями, которое позволяет совершать бесплатные голосовые и видеозвонки, а также передавать файлы;
— Skype — настоящий «сервис-ветеран» для совершения видеочатов. Со временем был адаптирован для разных мобильных устройств и обеспечивает синхронный обмен сообщениями и поддерживает видеочат;
— Программа WhatsApp, стремительно завоевавшая популярность на рынке мобильных приложений, значительно сокращает стоимость sms, вне зависимости от типа смартфона путешественника;
— Viber — сервис автоматически интегрируется со списком контактов, поэтому создания дополнительного профиля не требует. Пользователи могут обмениваться контентом с другими пользователями приложения через различные платформы — от настольных компьютеров до мобильных телефонов.
Все знают, что оставаться на связи во время командировки без дополнительных затрат позволяет Wi-Fi, который можно найти везде, ну или почти везде. Безопасность подключения к общественной точке беспроводного интернета — вопрос отдельный, причем именно из-за большого риска, связанного с использованием сети, многие компании запрещают сотрудникам использовать эту возможность в командировке. На помощь здесь может прийти тот же ИТ-департамент, который «убережет» от сомнительного Wi-Fi-соединения и не забудет об установке защитных программ на мобильном устройстве.
В отеле беспроводной интернет обычно отвечает всем требования безопасности, а поэтому корпоративные клиенты даже просят командированных сотрудников использовать эту услугу. Более того, многие компании уже на этапе заключения договора с отелем обговаривают наличие бесплатного Wi-Fi. «Беспроводной интернет в отеле — обязательный элемент нашего гостиничного RFP», — подтверждает с г-жа Костюкова из «Лаборатории Касперского».
............................................................................................................
Кстати, все без исключения эксперты считают, что оставаться на связи в командировке — дело само собой разумеющееся. Если, конечно, сотрудник не на встрече или не в дороге. «Если я получаю от кого-то из коллег автоответ о том, что он вернется через неделю, я на 100% уверена, что ответ на мое письмо придет раньше, — говорит Ирина Костюкова. — Я считаю, что такое отношение должно быть частью корпоративной культуры. Если ты поехал решать одну задачу, остальные не перестали существовать».
А если компания еще и платит за услуги междугородней сотовой связи, то вопрос вообще не должен стоять. В любом случае, командировка — та же работа, просто удаленно.
Марина Осипова
