Экономический кризис и развитие коммуникационных технологий способствуют тому, что многие компании стараются сэкономить на деловых поездках, заменяя очные встречи веб- и телеконференциями. Какие решения предлагает рынок, и могут ли они полностью заменить личное общение?
«Аркадий, как влияют ингибиторы, образующиеся после парового взрыва лигнина, на ферментативный гидролиз целлюлозы?» — спрашивал шведский академик у советского, барабаня по клавишам компьютера в ходе Всемирной телеконференции «Биоконверсия лигноцеллюлозы для получения топлива, пищевых продуктов и кормов» в декабре 1983 года. В конференции участвовало около сотни ученых из разных стран мира, в том числе СССР, Великобритании, США, ГДР, Швеции, Таиланда, Японии, Гватемалы и других.
В те годы это выглядело так: портфель-дипломат, внутри — клавиатура и монохромный дисплей, загоравшийся зеленоватым светом, когда компьютер соединяли с обычной телефонной сетью. Собственно конференция представляла собой сеанс того, что сегодня назвали бы чатом. В день поступало около 100 сообщений-докладов и публичных комментариев к ним. Во времена, когда выехать за границу отечественному специалисту было немногим легче, чем отправиться в космос, такая конференция была прорывом в организации делового общения.
Сегодня участники телеконференций (их число может достигать от двух человек до нескольких тысяч) могут не только в реальном времени видеть и слышать друг друга, но и параллельно обмениваться и осуществлять персональный доступ к презентационным файлам и другой информации прямо со своих терминалов либо мобильных устройств. Качество изображения при этом — не ниже Full HD.
«Мы достаточно активно используем телеконференции, — комментирует пресс-секретарь ОАО „Лукойл“ Дмитрий Долгов. — Не только на производстве, но и у нас в службе общественных связей раз в квартал мы проводим телеконференции с двенадцатью регионами одновременно. Наши сотрудники, которые занимаются торговлей нефтепродуктами, проводят телеконференции в ежедневном режиме. Все офисы объединены компьютерной сетью, позволяющей специалистам в рамках отдельных групп и сообществ общаться в режиме онлайн».
Системы телеконференций востребованы не только бизнесом, но и государственными органами. По словам Романа Ступина, коммерческого директора группы компаний «Открытый мир» (представитель американской компании Polycom), почти все крупные корпорации уже наладили у себя системы конференций, и структура спроса меняется. «Продукцию нашей компании в России сейчас покупают в основном государственные бюджетные учреждения, которые в силу принимаемых федеральных целевых программ вынуждены наращивать свои сети, и на ближайшие три-четыре года они обеспечат устойчивый спрос», — говорит г-н Ступин.
WebEx, Telepresence и другие
На рынке сегодня множество разнообразных решений для проведения удаленных конференций, от аппаратных до программных, от бесплатных сетевых до ультрадорогих, изготавливаемых по заказу для конкретного клиента.
Cisco WebEx — облачный сервис для проведения web-конференций, позволяющий участникам обмениваться информацией в любой момент времени из глобальной облачной среды в любом месте, используя компьютер или мобильные устройства. Также сервис представлен в серверном решении Cisco WebEx Meetings Server для внедрения в корпоративную ИТ-инфраструктуру. СiscoWebEx, в частности, обеспечивает такие удобные инструменты для работы, как совместный доступ к рабочему столу, документам MSOffice, запись сессии и возможность голосования. Сервис WebEx предоставляет возможность собрать на онлайн совещание или семинар до 3 тыс. человек одновременно буквально одним кликом. Решение работает под всеми ключевыми платформами — iOS, Android, Windows.
В России широкого признания добилcя сервис Webinar.Ru (Comdi) — инструмент, позволяющий проводить онлайн-мероприятия посредством передачи видео, аудио информации. Пользователь через личный кабинет создаёт вебинар, устанавливает ему время начала и предполагаемого окончания, и разграничивает права доступа к нему. В рамках вебинара участникам доступен набор определённых инструментов (модулей) таких как видеоконференцсвязь, чат, обмен файлами, презентации, демонстрации своего рабочего стола и другие функции.
Впечатляющий эффект обеспечивает использование для удаленных совещаний систем Immersive Telepresence («иммерсивное телеприсутствие»). «Telepresence — это целый комплекс, который включает в себя экраны, камеры, микрофоны, подсветку и все остальные компоненты, — рассказывает Роман Морнев, технический директор компании BizKomm, специализирующейся на высокотехнологичных решениях в области электронных коммуникаций для бизнеса. — В некоторых версиях системы в комплект поставки включен даже стол. Все компоненты тщательно подобраны по своим характеристикам. Кроме этого, существуют специальные требования по подготовке помещений для установки Telepresence систем. Требования касаются цвета стен, освещения, кондиционирования, уровня шума, отсутствия окон и т.д. Все люди отображаются в натуральную величину, как если бы вы сидели с ними за одним столом, звук кажется идущим изо рта говорящего. Все вместе дает эффект присутствия во время видео встречи».
Разумеется, это недешевое удовольствие. Минимальная Immersive система, по словам г-на Морнева, обойдется в $85 тыс. Для связи их нужно минимум две, плюс сервер, который управляет звонками, примерно за $15 тыс. Подготовка помещения обойдется от $5 тыс. до $15 тыс. Работы по монтажу и пуско-наладке оборудования составляют примерно 10-15% от стоимости оборудования. Таким образом, минимальная конфигурация из двух систем будет стоить чуть больше $200 тыс. плюс расходы на обслуживание (около $10 тыс. за годовой контракт от вендора) и оплату каналов связи.
По словам Романа Ступина, система видеоконференции от Polycom для компании из 20 филиалов обойдется примерно в 10-20 млн. руб.
Насколько это выгодное вложение? В «Открытом мире» подсчитали, что для санкт-петербургской компании с филиалом в Новосибирске, куда дважды в месяц летают двое сотрудников, срок окупаемости системы ВКС общей стоимостью 400 тыс. рублей составит 5 месяцев. По итогам года же экономия составит более 600 тыс. рублей.
Понятно, что чем разветвленнее филиальная сеть компании и чем дальше расположены ее подразделения друг от друга, тем ощутимее выгода от инсталляции системы ВКС.
Чтобы воспользоваться всеми преимуществами встречи в формате Telepresence, совсем необязательно тратиться на дорогостоящее оборудование, для которого, вдобавок, необходимо отдельное помещение. Соответствующие переговорные комнаты можно арендовать.
Роман Морнев: «Public Telepresence в мире появился в 2008 году. Системы Immersive Telepresence недешевы, и, если пользоваться ими не очень часто, то покупка экономически нецелесообразна. Дешевле арендовать cпециально оборудованную комнату на несколько часов и провести переговоры. В мире такой сервис пользуется большим спросом. В России сервис появился в январе 2012 года. Мы с моим партнером Русланом Шариповым открыли переговорную комнату сначала в Москве, а затем в Санкт-Петербурге».
Тарифы на аренду переговорных комнат в Москве и Санкт-Петербурге составляли $300/час за звонок по России и $500/час за международный звонок. Однако российские клиенты отреагировали на предложение без энтузиазма.
Роман Морнев связывает это с особенностями менталитета: «Российский менталитет сильно отличается от западного, и русские люди предпочитают ездить/летать в командировки, тратя больше времени и денег, — говорит эксперт. — Да к тому же русский человек воспринимает поездку за границу как некий бонус. Основными клиентами в России были западные компании, которые имеют здесь представительства. В июне 2013 года мы приняли решение закрыть сервис».
Сase-study: Telepresence в компании Accenture
«Я пришла в компанию Accenture в 2008 году и уже тогда здесь активно использовались инструменты видео- и конференцсвязи, — рассказывает Ольга Хорасанова, руководитель направления бизнес тревел по Восточной Европе и развивающимся рынкам. — Систему Telepresence в московском офисе мы внедрили в январе 2011 года. Ранее Accenture широко применяла эти технологии в других офисах — например, в США, Великобритании, Италии, Франции».
Сегодня в компании используется несколько решений Telepresence:
— CTS-500: один экран, два человека могут вести переговоры в одной комнате,
— CTS-1300: один экран, камера может охватить до шести человек для ведения переговоров в одной комнате,
— CTS-3010: три экрана, шесть человек могут располагаться в комнате для переговоров, можно добавить дополнительный ряд сзади.
«В московском офисе используется система CTS-1300, — комментирует г-жа Хорасанова. — Ключевые достоинства этих систем — удобство использования, качество и надежность. Комнаты резервируются с помощью Outlook, создать и вести переговоры так же просто, как сделать звонок или назначить встречу через календарь. Передаваемое аудио и видео имеют максимальное качество и четкость, благодаря чему разговор и энергетика общения ощущаются очень натурально. Надежность обеспечивается глобальной единой системой поддержки».
По словам эксперта, технология Telepresence помогает сбалансировать личное и рабочее время сотрудников, особенно руководства компании, и способствует более тесному взаимодействию между коллегами по вопросам бизнеса, а также — между проектными командами в разных странах. Появляются новые возможности для оптимизации расходов на бизнес-тревел и сокращения негативного воздействия на окружающую среду. При этом можно говорить об усилении имиджа компании как технологического новатора и расширении B2B возможностей в отношении избранных клиентов.
На глобальном сайте Accenture есть раздел Smart Travel, где собраны рекомендации, помогающие сотрудникам компании решить, когда и как планировать командировку, а когда ограничиться удаленным совещанием при помощи электронных систем связи.
«Если встреча с клиентом необходима, и клиент настаивает на данной встрече — тогда, скорее всего, встанет вопрос о традиционной поездке, — говорит Ольга Хорасанова. — Практически все внутренние переговоры между сотрудниками Accenture сведены к общению посредством Lync-технологий и вэбкамер, систем Video conference и Telepresence для Leaderships Executives. Поездки на конференции там, где это необходимо, остаются в силе».
Г-жа Хорасанова обращает внимание на активное использование элементов gamification в повседневной жизни сотрудников Accenture. Так, например, бизнес-путешественник видит свой рейтинг — сколько он потратил на переговоры с использованием Lync технологий и Web камеры — и может сравнить его с показателями коллег в других регионах . Рейтинги публикуются на личной страничке сотрудника.
«Например, в декабре я получила седьмое место по активному использованию технологий, — отмечает г-жа Хорасанова. — Естественно, это стимулирующий фактор. Здесь имеет место понимание, что Accenture все-таки глобальная компания, в которой все процессы взаимосвязаны. Тем не менее, расходы на тревел остаются высокими: авиаперевозчики увеличивают стоимость билетов, аналогичную тенденцию демонстрируют отели. Поэтому необходимо задействовать и другие факторы сокращения расходов на тревел в дополнение к внедрению технологических устройств, замещающих деловые поездки».
За и против телеконференций
Аналитики Frost & Sullivan ожидают, что объем мирового рынка веб-конференций к 2015 году составит $3,1 млрд. По прогнозам РАЭК, российский рынок веб-конференций вырастет с $2,7 млн. в 2010 году до $105,8 млн. к 2015 году.
К числу несомненных достоинств сервисов вроде WebEx и Telepresence можно отнести ускорение, повышение продуктивности и контролируемости бизнес-процессов, расширение области деятельности при ведении более тесного общения, облегчение обмена информацией и рабочими материалами, сокращение расходов на организационные процессы, командировки, представительские функции, аренду помещений, автомобилей и так далее.
Развитие систем, подобных Telepresence и WebEx, соответствует главным тенденциям современного бизнеса — стремлению к снижению операционных расходов и перемещению в виртуальную реальность. Трудно спорить с административным директором компании JTI Мариной Кречетниковой, на недавнем образовательном семинаре АБТ отметившей, что «ничто не может так сократить расходы на бизнес-тревел, как отсутствие самой поездки». Г-жа Кречетникова уверена, что компаниям, желающим сэкономить на деловых поездках, необходимо активно развивать технологии удаленного общения.
Способны ли комнаты для видеосовещаний и всевозможные сетевые решения целиком заменить командировки? Очевидно, что нет. Во всяком случае, не во всех компаниях.
«Видеосвязью можно заменять идущие на регулярной основе рабочие встречи в рамках какого-то проекта, — говорит Ирина Костюкова, руководитель группы закупок в категории travel компании Kaspersky Lab. А вот первичные переговоры, знакомства с партнером, клиентом, виртуальной командой, очень важно провести в реале. Я сама не раз ощущала, как теплеют отношения с теми, с кем общаешься сначала только по телефону или имейлу, после того, как встретишься хотя бы раз по-настоящему. Появляется какая-то синергия в процессе взаимодействия. Желание помогать человеку, если ты знаешь его в лицо, если ты попил с ним кофе и пожал ему руку, гораздо сильнее. Стратегически важные переговоры тоже будут эффективнее при личных встречах. Техническая поддержка может иногда быть оказана только посредством выезда специалиста. Ну и излишне говорить про какие-то тренинги, конференции, выставки...»
Ряд профессионалов индустрии делового туризма считают, что из-за экономического кризиса с 2008 года сотрудники компаний стали бережнее относится к финансам компании и реже отправляться в поездки, не представляющие особой важности. Есть также мнение, что более молодые сотрудники путешествуют не так охотно как их старшие коллеги. Кроме того, многие по возможности избегают поездок из-за связанных с ними неудобств, например жесткого контроля в аэропортах. В то же время другие эксперты указывают, что значительное число людей едут в командировки, потому что считают их атрибутом престижа и успеха, либо просто пытаются показать шефу, как старательно они работают. Некоторые CFO выделяют бюджеты на деловые поездки, не утруждая себя проверкой, действительно ли сотрудникам того или иного подразделения компании необходимо ездить в командировки, чтобы решать рабочие вопросы.
«Настоящие супергерои не летают»
Тревел-менеджер может и должен влиять на выбор сотрудников между командировкой и удаленными переговорами. Перед каждой деловой необходимо ставить вопрос о том, действительно ли нельзя решить все рабочие проблемы, не выезжая из офиса. В этом могут помочь разнообразные листы принятия решений, сравнительные таблицы затрат на командировки и видеоконференции, онлайн-приложения для бронирования, которые напоминают путешественникам, что есть альтернатива поездке и очным встречам.
В качестве доводов в пользу отказа от поездок можно привести следующие факторы:
Экономия средств. Согласно исследованию Kotler Marketing Group (2012), 36% компаний, использовавших электронную альтернативу командировкам, снизили операционные расходы. В среднем экономия составила 10%, в то время как примерно треть фигурировавших в исследовании компаний сэкономили от 20% и больше.
Уменьшение негативного влияния на окружающую среду. В тревел-политики многих современных компаний, позиционирующих себя как environmentally responsible, включен пункт об уменьшении количества поездок ради снижения воздействия компании на окружающую среду. Компания iLinc, один из производителей решений для веб и видеоконференций, даже встраивает в свои программные продукты специальный калькулятор выбросов, позволяющий подсчитать экологический ущерб от поездки в любую точку мира.
Баланс между рабочим и личным временем. Duty of care в отношении сотрудников компании подразумевает предоставление им альтернатив, позволяющих экономить свое время.
Задавшись целью снизить расходы на деловые поездки, финский производитель телефонов и систем связи Nokia провел среди сотрудников инфокампанию Travelogic. В ней подчеркивалось, что «путешествовать должны идеи, а не люди» и что уменьшение частоты командировок экономит время и деньги, способствуя лучшему балансу между работой и личной жизнью. Кампания, разработанная PR-агентством по заказу Nokia, включала броские плакаты с остроумными девизами вроде «Настоящие супергерои не летают», роуд-шоу с актерами, одетыми в костюмы бортпроводников, объявлявшими об отмене всех рейсов, а также предоставление сотрудникам специальных опросных карт, помогающих выбрать между командировкой и заочными переговорами.
Эта кампания может служить примером того, как можно изменить традиционную философию сотрудников компании в отношении деловых поездок, стимулируя их более ответственно подходить к соблюдению тревел-политики и организации собственного рабочего времени.
Подводя итог, можно сказать, что системы ВКС, будь то платные или бесплатные решения, действительно могут помочь сэкономить на командировках. И чем чаще возникает в компании необходимость в использовании подобных каналов связи, тем ощутимее будет экономия. В то же время не все задачи можно решить удаленно — очень часто необходим личный контакт с партнерами, в особенности, когда речь идет о конфиденциальных переговорах, налаживании новых контактов или заключении важных соглашений. Грамотно сочетая оба инструмента, можно добиться оптимизации расходов компании, ускорения бизнес-процессов и повышения эффективности работы сотрудников.
Дмитрий Киселев
