Чтобы предсказать успех командировки или деловой встречи, руководители готовы на многое. Некоторые даже прибегают к услугам экстрасенсов или заказывают бизнес-гороскопы, другие берут с собой талисманы, приносящие удачу, или надевают «счастливые» костюмы... Но все это становится полной ерундой, если начинаешь мыслить обычными цифрами. Как это сделали авторы отчета The value of business travel из Carlson Wagonlit Travel (CWT). Эксперты опросили 10 тысяч бизнес-туристов из семи глобальных компаний и вывели формулу успеха любой командировки.
Для начала были определены основные цели деловых поездок респондентов. Оказалось, что большинство выезжают по делам, чтобы встретиться с существующими или потенциальными клиентами (31%); следующим ответом стали внутренние встречи (21%); и, наконец, третья по популярности причина — обучение и повышение квалификации (13%).
Далее специалисты попросили путешественников самостоятельно оценить, насколько полезной была их последняя поездка. Стоит отметить, что 88% командировок получили высшие баллы — 4 и 5.
Причем эксперты также рассмотрели неудачные выезды и попробовали выявить между ними общие закономерности. Оказалось, что некоторые факторы действительно снижают вероятность успеха деловых путешествий. К таким «переменным» относятся:
— количество встреч, состоявшихся во время поездки;
— совокупное время, потраченное на переговоры;
— продолжительность пребывания в поездке;
— за сколько дней осуществлялось бронирование;
— тип поездки (внутренняя или международная);
— статус (должность) путешественника в компании.
Вдобавок, были пошагово изучены ожидаемые итоги командировки и причины, по которым не удалось достичь положительных результатов. По мнению аналитиков CWT, все эти данные позволяют компании лучше понять, предвидеть, а значит добиваться максимальной пользы от командировок, а в конечном итоге — повышать общую рентабельность бизнес-тревела.
Отправная точка — возврат инвестиций
В сущности, ценность конкретной деловой поездки — это сумма вернувшихся инвестиций от всех встреч, которые происходили во время путешествия. Другими словами, много ли эти переговоры принесли пользы — для делегата и самой организации.
Стоит отметить, что понимание ROI командировки вызывает первоочередной интерес у корпоративных покупателей. Но определить его для конкретного путешествия — задача не из легких. Попробуйте сравнить производственные потери, понесенные из-за стресса в поездке, с фактическими на нее расходами. Пожалуй, самое сложное в этом уравнении — дать количественное выражение ценности командировки или понять то, что делает ее успешной и наоборот.
Сами путешественники при оценке руководствуются такими критериями, как взаимодействие с бизнес-партнерами, общение с коллегами, личное саморазвитие и новые знакомства.
Также респонденты сообщили, что бесполезность встречи объясняется в основном недостаточной подготовкой (40%) или отсутствием четкой повестки дня (16%). Другие причины, которые назвали респонденты, заслуживают не меньшего внимания: затраты на поездку по отношению к ее выгодам (10%), отсутствие вовлеченности (10%) и плана действий (6%), слишком много участников (5%), упущенные цели (4%)
Верьте сотруднику: он редко ошибается
При определении ценности командировки, отмечают аналитики, компании следует учитывать множество факторов, включая специфику направления, предварительное бронирование и продолжительность пребывания в поездке. Но главное в этом исследовании — поинтересоваться у самого командированного сотрудника, как он оценивает результаты будущего путешествия.
Так, успешность поездки эксперты CWT определяли по шкале от 1 до 5, где 5 — высший балл. В итоге 88% командировок респонденты назвали благополучными (баллы 4 и 5); 9,5% поездок получили средний результат (3 балла), и 2,5% деловых путешествий оказались бесполезными (1 и 2 балла), с учетом того, что возврат инвестиций уравновешивается общей стоимостью поездки.
В случае невысокого ROI эксперты уточнили у путешественников, был ли он ожидаемым. Оказалось, что бесполезность командировки с низким рейтингом (1 балл) они предвидели в 68% случаях. Для деловых выездов с баллами 2 и 3 эти цифры оказались 56% и 43% соответственно. Получается, чаще всего сотрудники все же могут предсказать низкие результаты предстоящей поездки.
Интересно, что почти каждые 9 из 10 командировок получили высокие или очень высокие баллы. То есть провал делового путешествия — лишь исключение из правила. Что же может быть причиной такой редкой неудачи?
Простая логика и немного математики
Таким образом, рассмотрев командировки, получившие низкие и средние оценки, с учетом их различных переменных (такие как предварительное бронирование и продолжительность), эксперты вывели формулу успешной командировки.
Зависимость проста: чем больше встреч будет в командировке, тем выше ценность делового путешествия и потенциально меньше вероятность того, что командировка обернется бесполезной тратой времени и сил.
Если совокупное время проведенных встреч не превышает часа, вероятность неудачной поездки составляет 28%. Она снижается (до 8%), если в целом продолжительность переговоров достигает двух или более дней.
Отсюда следует, что важна и продолжительность пребывания в командировке. Во-первых, чем поездка дольше, тем плотнее может быть график встреч сотрудника, а значит и больше полученной выгоды. Во-вторых, предварительное бронирование дает деловому туристу больше времени на планирование встреч и подготовку к переговорам.
И цифры эту логику экспертов подтверждают: поездка, организованная менее чем за 3 дня до отправления, имеет до 21% шансов стать неудачной. Вероятность низкого результата (1 или 2 балла) уменьшается в три раза при бронировании командировки за 3-15 дней.
Можно догадаться, что допустимость бесполезной поездки высока для внутреннего туризма, — в среднем 14%. Для международных путешествий — это 9%, ведь, как правило, они длятся дольше и забронированы заранее.
Вполне объяснимая пропорциональность успеха складывается и с позицией путешествующего сотрудника в компании. Чаще всего ни с чем возвращаются из командировок административные работники (15-16%). В случае с менеджером и директором показатель снижается до 11% и 7% соответственно. Примерная такая же ситуация с вице-президентами и сотрудниками еще выше по рангу — 11%. Это объясняется частыми запросами на поездки со стороны руководителей корпораций, что в конечном итоге снижает шансы на предварительное бронирование и качество подготовки встреч.
Кстати, успех командировки не зависит от пола путешественника: шансы совершить бесполезную бизнес-поездку у мужчины и женщины одинаковы. И не столь важно, отправляется ли сотрудник в командировку один или с коллегами и как часто путешествует по данному направлению.
Чтобы вы могли оценить финансовые последствия неудачной поездки, эксперты приводят случай с компанией, насчитывающей 1000 деловых путешественников и бронирующей в общей сложности около 5 тыс. командировок в год. При средней стоимости поездки $1000 (авиабилеты и проживание в гостинице), общая статья тревел-расходов в ней составляет $5 млн.
Как уже было сказано выше, уровень неудачи в поездке (1, 2 и 3 балла) — 12%. Исходя из того, что эта цифра пропорциональна расходам на путешествие, получаем ее в денежном эквиваленте — $600 тыс. То есть компания может терять в год такую значительную сумму!
Как можно избежать или хотя бы свести к минимуму эти потери? Для этого командированному сотруднику нужно провести по крайней мере две встречи в течение четырех часов: тревел-расходы сокращаются при таком условии на $160 тыс. (или 27%).
Итак, от чего зависит успех командировки, вы теперь знаете. Осталось лишь связать его с KPI для достижения конкретной цели поездки. Эксперты обращают внимание, что такая схема работы позволяет компании лучше управлять бизнес-тревелом как стратегическим направлением своей деятельности.
По материалам Carlson Wagonlit Travel
