Результаты опросов, проведенных в апреле и июне 2020 года британским Институтом тревел-менеджмента (ITM), показали: статус специалистов по деловым поездкам повысился. К уже существующим обязанностям прибавились новые, а руководство стало обращать на организацию командировок больше внимания. Разбираемся, как и насколько сильно изменилась роль тревел-менеджера.
Как выбирались из кризиса
Весна и начало лета были для многих корпораций особенно тяжелыми.
«Для нас период пандемии был непростым, как и для большинства компаний в целом. Деятельность была приостановлена на три месяца, и мы официально находились в простое, так как все торговые центры закрывались. Но мы смогли перевести свои продажи в онлайн-магазины, что позволило сохранить компанию и не уволить ни одного сотрудника, — рассказывает Юлия Евлахова, руководитель отдела по корпоративным коммуникациям и организации деловых поездок BNS Group. — Что касается тревел, то как раз во время пандемии мы по итогам тендера переходили от одного партнера к другому».
Эксперт добавляет, что сейчас компания полностью возобновила объем командировок по России: «Мы с нетерпением ждем открытия границ, чтобы восстановить и международные направления. Тревел-функцию мы сохранили в полной мере, новых требований не вводили».
А вот сотрудники ТПГ «Тайпит» продолжали ездить в командировки и во время карантина, рассказывает Павел Шадчин, менеджер по организации деловых поездок:
«Объем билетов, выписанных нашими сотрудниками за первое полугодие, сократился на 28% по отношению к 2019-му. Смею предположить, что снижение произошло только за счет заграничных поездок».
Как меняются обязанности
В целом обязанности тревел-менеджера остались прежними, но приоритеты стали немного другими, отмечает Елизавета Григорьева, руководитель направления по организации деловых поездок ГК «ЛАНИТ»:
«В основном изменился пул задач, на первое место вышли проблемы Duty of Care, мониторинга здоровья и безопасности сотрудников, — рассказывает эксперт. — Количество поездок уменьшилось и, соответственно, снизился объем текущей рутинной работы, но в то же время появились новые задачи по переоформлению неиспользованных билетов, мониторингу ситуации, налаживанию коммуникации с подразделениями (нужно информировать сотрудников о ежедневных изменениях и новых требованиях Роспотребнадзора)».
Снижение числа поездок не говорит об уменьшении объемов работы, согласна и Наталья Гончар, руководитель отдела по организации деловых поездок в Philip Morris.
«Теперь я знаю самые страшные слова, которые может услышать тревел-менеджер: „поездки отменяются, мероприятий не будет, границы закрыты“. Именно с них начинаются сбор списков актуальных бронирований, аннуляции, возвращение тех, кто уехал, — говорит Наталья. — Казалось бы, нет поездок — нет работы, но мы начинаем разработку планов на случай введения режима ЧС, ищем возможности сокращения затрат, меняем формат работы с документами, мониторим ситуацию с открытием/закрытием регионов и границ: это занимает не меньше времени, чем привычный до пандемии процесс».
Также в компании изменился подход к мероприятиям — помимо привычных онлайн-тренингов и семинаров, в дистанционный формат перешли и те события, которые стабильно проводились офлайн: винные дегустации, кулинарные мастер-классы, квизы.
По словам Павла Шадчина, сейчас в «Тайпит» отслеживают судьбу поездок, на которые повлияла пандемия (отмененные рейсы, сорванные мероприятия, отмены из-за болезни сотрудников). Он также отмечает, что весной, в начале пандемии, работу усложняла частая смена правил авиакомпаний: «Часть поездок я переносил на будущее (наш тариф позволил это сделать), часть билетов просил вернуть. И сейчас, затаив дыхание, ждем, когда возвраты авторизуют и авторизуют ли».
Кроме того, тревел-менеджерам чаще приходится консультировать коллег по поводу личных поездок:
«Я рассказывал коллегам о том, какая сейчас ситуация и что делать с билетами, — делится Павел. — Некоторые пассажиры приобретали билеты по возвратному тарифу, но в итоге авиакомпания несколько раз меняла правила по принципу "семь пятниц на неделе" и возвращала им не деньги, а ваучеры. Для меня такие действия перевозчиков — до сих пор загадка».
При этом в целом стратегия оформления командировок в ТПГ «Тайпит» не изменилась, добавляет спикер: «Я до сих пор придерживаюсь прежней модели работы — приобретать билеты по минимальному из доступных тарифов, с правильным подбором альтернатив, чтобы сотрудникам было комфортно и у них оставалась свобода передвижений. Но сейчас вопрос не в стоимости, а в целесообразности поездки в целом».
Командировки 2020: три функции тревел-менеджера
Сейчас у тревел-менеджеров есть уникальная возможность помочь компаниям сориентироваться в условиях сбоев и неопределенности, делятся с BTN Europe директор по глобальному бизнес-консалтингу в Amex GBT Холли Уорнер и менеджер глобальной программы путешествий Кэти Катынски. По словам экспертов, у организатора деловых поездок сейчас три основные функции.
1. Поддерживать тревел-экосистему. Если раньше тревел-политики проверяли и дорабатывали около одного-двух раз в год, то современная среда требует гибкого подхода, но при этом более четких рамок и ограничений. Нужно постоянно быть в курсе событий, а также учитывать мнения коллег, чтобы составить подходящие рекомендации в отношении путешествий. Это особенно важно для тех компаний, прибыль которых напрямую зависит от деловых поездок, добавляют эксперты.
Кроме того, информация, которую тревел-менеджеры получают от TMC и поставщиков, помогает не только стабилизировать ситуацию с командировками, но и решить другие проблемы компании.
2. Следить за коммуникациями. Нужно быстро коммуницировать с коллегами, регулярно анализировать множество документов и актуализировать их для путешественников. Это поможет бизнес-туристам принять обоснованные решения, а также уменьшит страх перед поездками. Также во время этого периода трансформации важно оставаться на связи с ключевыми заинтересованными сторонами и руководителями бизнеса.
3. Соблюдать политику обеспечения безопасности командированных сотрудников (Duty of Care). Для некоторых компаний соответствующие инициативы могут подняться в списке приоритетов. Причем важно ежедневно и очень детально прорабатывать правила Duty of Care, учитывая постоянно меняющиеся во время коронавируса обстоятельства. Кроме того, нужно согласовывать все изменения с другими подразделениями компании — службой безопасности, отделом управления рисками, юристами и кадровиками.
И если тревел-менеджер в тесной связке со своим агентством будут оперативно устранять все сбои в обслуживании, они помогут создать комфортную среду для корпоративных путешествий.
Что будет делать тревел-менеджер в ближайшее время
Сложно сказать, как изменится роль тревел-менеджера в ближайшем будущем, признается Елизавета Григорьева:
«В феврале 2020 самыми актуальными задачами на год было принято считать environmental sustainability (экологическую устойчивость) и адаптацию тревел-политик и процедур к новым экологическим требованиям и реалиям. Теперь, я думаю, главные вызовы связаны с изменившимися требованиями к безопасности и здоровью сотрудников и имплементацией новых форматов взаимодействия».
Тревел-координатор всегда должен быть хладнокровным, решительным, многозадачным и следить за трендами в своей отрасли, просто сейчас эти способности должны проявиться несколько острее обычного, добавляет Павел Шадчин. А компаниям в текущей ситуации остается только адаптироваться под новые реалии и строить финансовые модели, которые позволят бизнесу существовать еще много лет.
«Мы надеемся, что в следующем или даже в этом году запланированные мероприятия возобновятся, покупательская способность граждан стабилизируется и все будет в порядке», — заключает Павел.
Мария Эльзенбах
