Работа организаторов командировок напоминает игру «Что? Где? Когда?»: ежедневно им приходится отвечать на самые разные вопросы сотрудников и руководства, связанные с деловыми поездками. Им по плечу любые головоломки. Причем зачастую на то, чтобы дать правильный ответ, у них меньше минуты!
И посмотрите, как блестяще наши знатоки с этим справляются! За «игровым» столом тревел-менеджер Devexperts Мария Муратова, начальник управления ООО «Центр корпоративных решений» Виктория Литорина и руководитель административного отдела департамента управления инфраструктурой IT-компании Softline Ксения Пучкова.
При ответе на часто задаваемые вопросы берите на вооружение эту шпаргалку!
Зачем нам агентство?
Компания-клиент платит агентству за то, что:
• TMC предоставляет клиенту инструмент для бронирования — ОВТ;
• командированный сотрудник не платит наличными;
• компания получает возможность автоматизировать обработку авансовых отчетов и закрывающих документов, что невозможно, если сотрудники покупают все самостоятельно в открытых источниках;
• у клиента есть отсрочка платежа;
• TMC формирует для клиента отельную программу по ключевым направлениям, которая позволяет получать тарифы ниже опубликованных;
• TMC консолидирует скидки от авиакомпаний;
• клиент получает возможность анализировать абсолютно все расходы на командировки, видеть отклонения от политики, корректировать отельную программу или взаимоотношения с авиакомпаниями;
• у командированного сотрудника компании-клиента есть единый номер телефона, по которому он может задать все интересующие его вопросы, разрешить непонятные ситуации с отелями, обменом/возвратом билетов и так далее.
Почему лучше избежать покупки авиабилета в интернете?
Билет в интернете может показаться привлекательным, но низкий тариф на сайте перевозчика скорее всего обременен условиями покупки и применения, дополняется сборами аэропорта и др.
При покупке билета самостоятельно высок риск ошибки, человеческого фактора («не туда посмотрел», «не то нажал»), нет клиентской поддержки и помощи. В этом случае сложно вернуть или обменять билеты. Оплатить их необходимо в момент подтверждения, что влечет за собой сложности в обработке закрывающих документов.
Почему на Skyscanner дешевле?
Могли не посчитать все сборы и оплату за провоз багажа — они видны на последнем этапе бронирования. Еще, если на сайте авиакомпании цена выше, есть вероятность, что на Skyscanner данные «закэшировались» и при обновлении они изменятся.
И сравниваются одни и те же перелеты? А если посмотреть внимательно на время стыковки? (часто сотрудники не замечают, что выбрали стыковки по 10-11 часов).
Почему на «Букинге» дешевле?
Возможно, это цена без учета всех налогов. Иногда для booking.com отели согласовывают отдельный тариф, который доступен только пользователям сайта и никогда агентству.
Другое объяснение — в тариф не включен завтрак. Обратите внимание, скорее всего цена предполагает мгновенную оплату по карте. Или это невозвратный/неизменяемый тариф. Бывает, что речь о специальной акции. А, кстати, какая валюта у вас выбрана? Наверняка в евро? Конечно, цифра в евро ниже, чем цифра в долларах.
Почему важно бронировать рекомендованный тревел-политикой отель, еще и через OBT?
Корпорации согласовывают с сетями тарифы с отменой за 24 часа или в день заезда. У сторонних агрегаторов нет возможности оплаты по безналичному расчету. В случае отсутствия брони в момент заселения (да, гарантии бронирования тогда никто не дает) сотрудник вынужден будет самостоятельно решать вопрос с отелем. Появляется риск непредоставления или предоставления некорректных закрывающих документов сотрудником, а это влечет за собой увеличение времени на их обработку, потерю времени на корректировку, их перевод (если речь о загранкомандировке).
Еще один минус — невозможность полной автоматизации процесса от заявки до оплаты. При самостоятельных бронированиях у работодателя нет информации о местонахождении сотрудника, соответственно, компания не сможет оказать ему помощь и поддержку в случае необходимости.
И, наконец, если сотрудник самостоятельно бронирует отель в России на время командировки через тот же booking.com, у компании нет возможности возмещения НДС при покупке.
Что такое сквозная регистрация?
При перелете со стыковками командированного сотрудника ожидает сквозная регистрация. Если все перелеты совершает одна авиакомпания или перевозчики одного альянса (оформлен один билет с одним кодом бронирования), то во время регистрации на рейс ему будет предложено выбрать места сразу на оба перелета. Пассажир в этом случае получает два посадочных талона — до места стыковки и от места стыковки до конечного пункта. Сквозная регистрация удобна тем, что путешественнику не нужно проходить эту процедуру дважды, он регистрирует багаж сразу до конечного пункта (на пересадке не нужно получать и регистрировать свой чемодан заново).
Важно: в случае сквозной регистрации совершать покупки в Duty Free лучше перед последним перелетом, так как перед ним будет еще один досмотр (или даже несколько — в зависимости от количества пересадок), а значит, с жидкостью объемом больше 100 мл, даже в фирменных пакетах с чеками, придется расстаться.
Нужна ли мне шенгенская виза, если я лечу в США, а пересадку делаю в Германии?
Далеко не в каждом аэропорту Германии и вообще Европы есть зона TWOV (Transit without visa). Где-то ее нет, где-то у нее ограниченные часы работы. Если пересадка, например, в аэропорту Франкфурт-на-Майне, то welcome. Если другой город, то нужно смотреть.
Опять же, если в Европе нужны две стыковки, то виза понадобится в любом случае, даже если оба аэропорта располагают зоной безвизового транзита.
Где проходить паспортный контроль при стыковочном рейсе?
Зависит от пассажира. При полетах в Софию или Порту через Германию, к примеру, можно выбрать самому, пройти ли паспортный контроль уже по прилете в пункте назначения или «поставить» немецкие штампы. Если хотите немецкие штампы — выходите/заходите, если нет — оставайтесь в транзитной зоне для пересадки. При полетах дальше, допустим, в США, действует то же правило по нахождению в транзитной зоне: хотите штампы — выходите/заходите, не хотите — оставайтесь в транзитной зоне. По прилете в Штаты, конечно, уже свой паспортный контроль.
В каком случае можно получить визу в США без личного собеседования?
Если по истечении срока действия последней визы прошло менее 11 месяцев, можно подать документы без личного присутствия.
Почему на стыковке нужно снова получать и регистрировать багаж?
В этом случае оформлены два отдельных билета разными авиакомпаниями. Необходимо проверить, оформлен ли весь перелет на одном бланке и сквозная ли регистрация сразу на оба рейса, получено ли сразу два посадочных талона. Если нет — нужно забрать багаж и сдать его вновь, взяв при этом и новый посадочный талон на следующий перелет.
Что такое закругленный маршрут, и почему просто не купить билет туда и обратно?
Закругленный маршрут — это билет туда-обратно на бланке одной авиакомпании или перевозчиков одного авиационного альянса. При этом прилет и вылет не обязательно должны быть из одного города, то есть закругленным можно считать не просто маршрут Санкт-Петербург — Детройт — Санкт-Петербург, но и Санкт-Петербург — Детройт + Сан-Франциско — Санкт-Петербург.
Зачастую такой перелет стоит сильно дешевле, нежели если бронировать путешествие сначала в одну сторону, а потом обратно.
Почему нельзя полететь в командировку чартерным рейсом?
Чартерные рейсы ставят в свободные «окошки» между регулярными перелетами, обычно это не самое удобное ночное время. Если «окно» упущено, то следующего приходится ждать порой несколько часов. Планирование бизнес-поездки, когда встречи расписаны по часам, с перелетом чартерными рейсами практически невозможно.
Потерял посадочный талон. Что делать?
Можно заказать справку о подтверждении факта перелета у авиаперевозчика или TMC, через которую была совершена покупка.
Почему нельзя заселиться в отель с утра?
Это международные правила. Заезд происходит после 14 часов, а выезд до 12. Таким образом, у персонала есть два часа на уборку номера. В индивидуальном порядке можно договориться о заселении в отель пораньше (как и о позднем отъезде). Но даже если такое возможно, то следует быть готовым к дополнительным расходам. Оплата может быть равна половине суточной стоимости номера, а иногда и стоимости полных суток.
Когда компания — участник бонусных программ, начисляются ли сотрудникам персональные баллы?
Возможность накопления очков в корпоративных платежных системах есть лишь в некоторых компаниях. В большинстве случаев участие работодателя в бонусных программах никак не влияет на программу персональной мотивации.
Заработанные баллы компания может потратить на проживание в отеле (если речь о гостиничной программе лояльности) или оплатить ими перелет сотрудника (в рамках корпоративной программы лояльности авиакомпании).
Подготовила Марина Осипова
