Поездка на работу из дома = уже командировка?

Еще в июне технологический гигант SAP сообщил своим сотрудникам по всему миру, а это больше 100 тысяч человек, что теперь они сами могут решить, как им работать — из дома, в офисе или и так, и так. Опросы показали, что гибридный формат — наиболее предпочтительный выбор сотрудников. Только 16 % хотели бы работать полностью удаленно, и только 6 % — посещать офис пять дней в неделю.

Революция в жизни компаний, которая началась задолго до COVID-19, лишь ускорилась на фоне пандемии. И поставила перед тревел-менеджерами новые серьезные вопросы. Например, считается ли теперь поездка сотрудника из дома в офис деловой, а не обычной? И что теперь представляет собой конференц-зал: в частности, кто должен его бронировать?

Ford Motor Company делит свои офисные помещения на пространство «Me Space», где сотрудники трудятся в одиночку, и «We Space», где можно работать сообща. До коронавируса они были в соотношении 70 к 30 %. Теперь — наоборот.

«Сейчас принято считать, что в офисе вы присутствуете не для того, чтобы выполнять повседневную работу, а для того, чтобы встретиться с коллегами по проекту или поставщиками», — поясняет менеджер Ford Travel в EMEA и APAC Стивен Свифт.

Причем скорее всего многие предприятия, которые пришли к выводу, что им уже не нужно столько места для повседневной работы, в конечном итоге откажутся и от пространств вроде «We space», ведь вынуждены сокращать арендуемые площади. Для проведения совещаний им придется искать альтернативные помещения.

«У нас есть клиенты, которые отказываются от офисов и вместо этого встречаются два раза в неделю в других городах», — говорит Кьяран Делани, генеральный директор и основатель Meetingsbooker.com.

Розария Торриани, менеджер по управлению талантами в Parker Hannifin, считает, что подавляющая тенденция будет выражаться в сокращении поездок в целом, хотя бы по соображениям устойчивого развития. Общие собрания могут проходить 2-3 раза в неделю, при этом сотрудники продолжат ездить на работу.

К слову, эксперт не думает, что выездные встречи для коллективов станут частым явлением. «Теоретически это возможно, но сейчас многие ведут сразу несколько проектов, — говорит Розария. — Вы не можете гарантировать, что для каждой проектной команды потребуется одна встреча в месяц. Это бы означало, что сотрудникам нужно посетить в месяц 3-5 встреч».

Тревел-менеджер другой компании на условиях анонимности отмечает, что связь между работой и путешествиями с переходом на «удаленку» была разорвана: «Когда люди не ездят в офис, они перестают чувствовать необходимость в командировках. Командировки должны быть осмысленными».

Когда поездка на работу — уже командировка?

Поездку из дома в офис в ряде случаев можно уже квалифицировать как командировку, полагают некоторые эксперты. В любом случае, независимо от того, деловая это или обычная поездка, важно понимать все возможные финансовые и юридические риски.

«Это открытый вопрос для отдела кадров, и его необходимо прояснить», — считает Торриани.

Дело в том, что связь сотрудников с конкретным местом работы становится все слабее. География в найме становится не столь важной, организации чаще проводят собеседования с кандидатами в онлайне. И здесь вряд ли работодатель может ожидать, что работник возьмет на себя расходы за поездку в штаб-квартиру.

Компаниям придется решать вопрос, кто должен в итоге заплатить. И определяющим фактором станет мотивация сотрудника: совершит ли он поездку в офис потому, что ему нравится находиться на рабочем месте, или же он едет потому, что его туда вызвали.

«Некоторые организации, чтобы поддержать репутацию хорошего работодателя, компенсируют сотрудникам затраты на поездки в офис, — говорит Радж Сачдэйв, управляющий партнер консалтинговой компании Black Box Partnerships. — Вчерашний пассажир — это будущий деловой путешественник».

Эксперт убежден, что если считать поездку из дома в офис деловым путешествием, то она становится такой же частью тревел-программы, как и командировка, с сопутствующими вопросами, включая заботу и устойчивость.

Такие случаи требуют официального закрепления.

«Если вы проводите большую часть своего времени дома, ваше рабочее место — это гостиная, то вам полагаются льготы, например компенсация за интернет и амортизацию оборудования, — говорит г-н Сачдэйв. — Вам также необходимо скорректировать контракт, в частности, четко указать, что корпоративная политика в отношении поездок и расходов вступает в силу сразу, как только вы выходите из своего дома».

Трансформация, которую переживает мир после пандемии, делает деловые поездки более сложными, чем раньше. Г-н Сачдейв считает, что размытие границ между поездками на работу и бизнес-путешествиями расширяет круг обязанностей корпоративных покупателей.

Вот только в российских компаниях уравнение «поездка на работу = командировка» скорее всего не найдет отклика.

«Следуя данной логике, мы можем приравнять к командировке ежедневные поездки сотрудников из дома на работу. То есть кадровая служба должна на каждую такую поездку издавать приказ? — рассуждает Татьяна Парахина, начальник отдела организации деловых поездок ПАО Банк „ФК Открытие“. — Мы знаем, что порядок направления сотрудника в деловое путешествие регламентируется рядом нормативных актов РФ. Грубо говоря, те 30 % человек, которые были переведены на „удаленку“ с возможностью проводить внешние встречи, при организации такой встречи едут в командировку, а те 70 %, которые остались на текущем графике, просто совершают ежедневные поездки на работу? Какая разница — едет сотрудник на встречу с клиентами/партнерами из дома или из офиса? В „допандемийные“ времена коллеги ездили на встречу с клиентами/партнерами и из дома (если встреча назначалась рано утром), и возвращались после переговоров домой (если встреча была в вечернее время). В нормативных документах компаний есть такое понятие, как „сотрудники, имеющие разъездной характер работы“. Мы так и курьерскую доставку можем к командировкам приравнять!»

Приравнивание поездки на работу к командировке звучит абсурдно, согласна с коллегой Мария Смирнова, директор по маркетингу WSAudiology в России. «Действительно, для сотрудников, работающих больше года из дома, поездка к клиенту внутренне приравнивается к командировке. Многие привыкли „базироваться“ в „офисе на дому“. Однако пора возвращаться к обычному распорядку. Сотрудникам, в частности, — бронировать переговорные комнаты самостоятельно, позволив тревел-менеджерам вернуться к своим прямым обязанностям — оформлению „настоящих“ командировок».

Марина Осипова,
по материалам BTN Europe