В настоящее время интерес к программам в области стратегического управления корпоративными мероприятиями (strategic meetings management, SMM) продолжает расти, при этом перед тревел- и ивент-менеджерами, а также специалистами по закупкам встает вопрос, как контролировать расходы и с чего, собственно, начинать.
Несмотря на то, что «точек входа» в программу SMM может быть множество, в зависимости от типа организации и ее целей, первый важный шаг — это поиск, анализ и отбор поставщиков и MICE-площадок, так как именно здесь скрыт огромнейший потенциал сокращения издержек и управления рисками.
Отбор площадок (venue sourcing) — процесс по стандартизации и осуществлению контроля над выбранными помещениями для проведения MICE-мероприятий и деловых встреч. Сюда же можно отнести переговоры c поставщиками и заключение корпоративных соглашений, которые предусматривают конкурентные цены на использование конференц-залов, проживание (если мероприятие длится дольше одних суток), еду, напитки и другие услуги.
Компании, в которых не организовано централизованное управление корпоративными мероприятиями, могут добиться значительной экономии, если воспользуются возможностью сравнивать похожие площадки, обсуждать и согласовывать с поставщиками все условия и тарифы и, как следствие, точнее контролировать MICE-расходы.
По мнению специалистов компании CWT, мирового лидера в области тревел-менеджмента, главный фактор содействия эффективному SMM — технологии: программное обеспечение для планирования и организации корпоративных мероприятий, а также электронные системы RFP (request for proposal, «запрос коммерческого предложения») — eRFP (electronic request for proposal).
Впрочем, несмотря на то, что технологические решения существенно упрощают многие SMM-процессы за счет автоматизации, далеко не все поставщики с готовностью идут на электронную коммуникацию, сотрудничество и переговоры с корпоративными покупателями. Во-первых, зачастую поставщики обязаны платить провайдерам за доступ к участию в автоматизированных процессах и электронных системах RFP, но не все могут себе это позволить. Во-вторых, кто-то предпочитает устанавливать с клиентами контакты в более традиционной и привычной форме — по телефону и при личной встрече.
Стоит отметить, что автоматизация привела к резкому увеличению количества RFP, подаваемых в отели. Но менеджеры не всегда справляются с таким объемом запросов, к тому же им сложно четко определить, насколько «реален» интерес со стороны покупателей и намерены ли они действительно использовать то или иное средство размещения. Помимо этого, event-организаторам и MICE-менеджерам — особенно тем, кто работает в транснациональных корпорациях — необходимо учитывать в своей работе тот факт, что в разных странах и регионах неодинаков уровень доступности и применения технологий, а это может создавать своего рода «белые пятна», погрешности и несоответствия.
Эксперты ивент-агентства CWT Meetings & Events поделились в самом последнем выпуске издания CWT Vision рекомендациями для успешного электронного сотрудничества специалистов по управлению корпоративными мероприятиями с поставщиками на этапе venue sourcing:
Открыто осуществляйте коммуникацию и обсуждайте проблемы. В тех случаях, когда поставщики не хотят или не могут участвовать в автоматизированных процессах и электронных системах, следует выявить все препятствия и постараться устранить их. Например, если сдерживающим фактором служат затраты на услуги провайдеров, можно предложить включить стоимость участия в клиентские цены. У самих провайдеров стоит выяснить, что они уже сделали для решения проблем поставщиков и как намерены поступать в будущем.
Отчетливо сформулируйте преимущества процесса автоматизации. Организаторы MICE-мероприятий должны помочь партнерам-поставщикам понять, какую выгоду принесет им электронная форма взаимодействия и использование технологий, какие возможности для развития бизнеса перед ними откроются.
Поддерживайте отношения. Несмотря на то, что автоматизация почти полностью вытесняет из процесса venue sourcing межличностную коммуникацию и «живое» общение, организаторам мероприятий и поставщикам необходимо стремиться поддерживать прочные деловые взаимоотношения, в особенности уже после отбора площадок, когда подходит время непосредственно проведения мероприятия или встречи.
Используйте адресный подход. Технологии для venue sourcing позволяют устраивать чуть ли не массовые рассылки RFP, однако не стоит поддаваться желанию отправлять запросы бесчисленному множеству поставщиков. Вместо этого нужно работать целенаправленно, фокусируясь лишь на тех, кто вызывает прямой интерес и подходит под все требования компании и критерии корпоративной event-политики. В свою очередь, поставщики будут активнее участвовать в общении и обсуждении условий, в том числе, финансовых, понимая, что покупатель испытывает серьезный интерес и ориентирован на заключение договора.
Мыслите не только глобально, но и локально. Как правило, основная цель venue sourcing — это создание определенных стандартов и рамок проведения корпоративных мероприятий за пределами страны местонахождения компании, однако следует также осуществлять поиск и отбор площадок и поставщиков на региональном и федеральном уровнях. Особенно выгодно сотрудничать с местной MMC (meetings management company), которая оказывает услуги во многих странах мира и осуществляет надежную клиентскую поддержку в любом месте проведения корпоративного мероприятия.
Влада Стеканова,
при использовании материалов
