Когда в 2020 году коронавирус накрыл весь мир, многие компании приняли тревел-политику, которая фактически состояла из одного предложения. Оно было о том, что сотрудники должны отправляться в командировку только при условии, что она продиктована «критически важными для бизнеса» целями.
Что означала эта фраза? «Мы имели в виду оперативность: поддержание работы наших заводов или что-либо, связанное с безопасностью», — объясняет Патрик Кузив, менеджер по глобальным поездкам в BASF. Например, встреча с поставщиками к этой категории не относилась.
Если точнее, то BASF и многие другие компании взяли за правило то, что поездки в карантин могут быть только по причинам, важным для их компании в ближайшей краткосрочной перспективе. И, пожалуй, даже сегодня, когда многие ограничения на поездки сняты, предполагается, что командировки должны быть критически важными для бизнеса, касается ли это непосредственных нужд корпорации или более долгосрочных перспектив.
«Тревел-политика сейчас больше ориентирована на то, чтобы сотрудники думали, как и когда они путешествуют. Компаниям очень важно, чтобы инвестиции окупались, — комментирует консультант Кэрол Питер. — Тревел-менеджеры стремятся к тому, чтобы коллеги рассматривали альтернативу виртуальной встречи, а не просто прыгали в самолет».
И особое внимание уделяется предварительному согласованию поездки.
«Раньше данный этап был нужен для исключения несоблюдения правил, — говорит эксперт. — Теперь же он больше необходим компаниям для понимания ценности будущей поездки. И предварительное согласование особенно критично для руководства после пандемии. Думаю, теперь это с нами навсегда».
Ситуация в BASF — хрестоматийный пример такой тенденции. «Мы прописали в политике, что путешественники должны думать о том, как и зачем они путешествуют», — подчеркивает г-н Кузив.
Не удивительно, что бизнес-туристам в компании рекомендовано приложение Microsoft Power Apps. Платформа используется для создания так называемого дерева решений. «Учитываются причины поездки, ее продолжительность, пункт назначения и стоимость путешествия, — говорит Кузив. — Затем инструмент сообщает: „Мы советуем встретиться виртуально“ или „Лучше поехать на встречу“. Если сотрудник все-таки планирует командировку, требуется согласие линейного менеджера».
Служащим датского производителя насосов Grundfos также требуется предварительное одобрение бизнес-поездки. И в тревел-политике есть то самое предложение, в котором говорится о важности очень тщательно обдумывать необходимость командировки, которую, возможно, достаточно заменить виртуальной встречей.
«Это первое предложение в документе», — говорит старший глобальный тревел-менеджер Grundfos Анико Надь.
В компании еще требуется согласование командировки линейным менеджером, хотя оно может быть дано устно.
Компании меняют тревел-политику после карантина и по другим причинам. По словам Михая Дину, глобального тревел-менеджера UiPath, поставщика программного обеспечения для автоматизации роботизированных процессов, одна из них — острая нехватка персонала в TMC.
Г-жа Питер со своей стороны считает, что нехватка рабочей силы может быть существенным обоснованием для необходимости скорректировать тревел-политику, например в части более гибких условий приобретения авиабилетов. «Знаю одного клиента, который разрешил бронировать сотрудникам бизнес-класс — из-за сбоев в полетах, поэтому сейчас служащим этой компании гораздо проще вносить изменения в свои бронирования», — говорит она.
Естественно, повышение класса обслуживания до бизнес-класса увеличивает тревел-затраты для компании, но эксперт напоминает о важности предварительного согласования и рекомендаций деловым туристам отправляться в путешествие только тогда, когда это действительно важно для компании. Следовательно, рост стоимости одной поездки компенсируется сокращением объемов бизнес-тревела. «Если вы собираетесь увеличить рентабельность инвестиций (ROI) в поездку, то, возможно, вам стоит рассмотреть эти варианты», — рассуждает консультант, добавляя, что переход на бизнес-класс предполагает также отличный «бонус»: таким образом компании могут сделать своих сотрудников, пусть и чуточку, но счастливее.
При этом эксперты подчеркивают, что не отсутствие кадров заботит сегодня многие корпорации, а растущий риск экономического спада. Поэтому весьма вероятно, что некоторые снова отключат опцию «командировка», как они это делали в начале 2020 года.
BASF сократила объем бронирований деловых путешествий в 2020 году на 90 %. В настоящее время компания вернулась к 60 % от уровня 2019-го. «К четвертому кварталу мы ожидали прийти примерно к 75 %, но при нынешнем экономическом климате этого не произойдет, так и будем колебаться в районе 60 %, — говорит Патрик Кузив. — Вдобавок, правление заявило, что нам необходимо сократить расходы. Путешествия при этом отдельно не упоминались, но всякий раз, когда появляется курс на экономию, командировки попадают „под раздачу“ одними из первых».
В российских компаниях ситуация оказалась все же более позитивной. Более того, тревел-менеджеры признаются, что даже не успевают бронировать номера нужной категории! Бизнес-тревел восстанавливается — несмотря на все препятствия.
Оксана Чумак, руководитель административного дивизиона ООО «МЕТРО Кэш энд Керри»:
Covid-ограничения в их острой фазе заставили нашу компанию скорректировать политику в 2020-2021 годах. Мы замораживали поездки на очень короткий срок: буквально на несколько месяцев. Ведь операционную жизнеспособность наших ТЦ было необходимо поддерживать. Поэтому сразу после ослабления ограничений мы вернули командировки внутри России, связанные с деятельностью магазинов. Предпочтения отдавали сетевым отелям, соблюдающим антиковидные регламенты.
И только в 2022 году начали постепенно возвращать командировки с целью посещения тренингов, воркшопов и так далее.
Да, мы до сих пор мы проводим массу встреч, совещаний и переговоров в Teams. Это уже новая реальность.
Но и тепло человеческого общения, которое возможно только в офлайн-формате, нам важно сохранить. Думаю, что коллеги сейчас несколько иначе относятся к командировке, ведь это, по сути, уникальный способ бизнес-взаимодействия.
Юлия Хохлова, ведущий менеджер по электронному документообороту MC-Bauchemie:
На данный момент я бы сказала, что Covid-ограничения уже не оказывают никакого влияния на бизнес-тревел нашей rомпании. Мы, как и раньше, имеем широкую географию поездок, количество командировок превышает «допандемийный» уровень. Также, мы вернулись к форумам, конференциям, общим собраниям.
Хотя стоит признать, аргументация «из острой необходимости» до сих пор остается возможной антикризисной мерой, которая будет введена при ухудшении эпидемиологической ситуации. Нельзя исключать возвращения глобальных ограничений, необходимо быть гибкими и держать руку на пульсе. Имея опыт «первой волны», слаженной работы антикризисного штаба в организации, а также стабильную поддержку тревел-поставщика, уверена, все новые вызовы мы также сможем преодолеть.
Мария Смирнова, директор по маркетингу ООО «Исток Аудио Слух»:
В этом году наша тревел-политика направлена на увеличение количества личных встреч с партнерами. Мы стараемся не только организовывать командировки, но и возобновили практику очных семинаров как на базе нашего офиса, так и выездного характера. Партнеры с радостью откликаются на такие приглашения. Мы видим, что ряд конкурентов все еще воздерживаются от организации личных встреч, заменяя Zoom-конференциями очный формат.
Мы же не упускаем возможности встретиться офлайн, показать новую продукцию лично и договориться о поставках. Это позитивным образом сказывается и на продажах в этом году. Будем продолжать наращивать обороты!
Елена Антипова, административный менеджер Volvo Cars:
Несмотря на все препятствия в связи с ковидными ограничениями, бизнес-тревел в компании не просто уменьшился, а в последние 6-8 месяцев на территории России значительно увеличился.
Все конгрессы, выставки и конференции активно проводятся сейчас в крупных городах России. Зачастую мы не успеваем даже забронировать номер нужной нам категории.
Мы все очень рады, что наша отельная индустрия выжила и справилась с кризисом, но теперь уложиться в бюджеты на проживание, прописанные в наших тревел-политиках, непросто.
Очень надеюсь на постепенное оживление и на международном рынке бизнес-тревел.
Ксения Пучкова, руководитель административного отдела департамента управления инфраструктурой Softline:
Пандемия, как ураган, ворвалась в тревел-политики и перевернула многолетние устои с ног на голову. Порой регламенты не успевали за изменениями, вечерами мы могли переписывать правила, которые корректировали утром. Что этот период плотно закрепил в наших политиках? Памятки с телефонами экстренных служб и внутренних контактов в регионах назначения, «горячую линию» для обращений по компенсации тестов или консультаций по ограничительным мерам, введенным в пунктах прибытия, устоялась методология тестирования.
Общая тенденция к командировкам давно восстановилась до пандемийного уровня. Заменять живые встречи онлайном стали в разы реже, так как практически у каждого бизнес-путешественника появился личный опыт сравнения «живой» и «экранной» коммуникации.
Столкнулись ли мы с ситуацией неопределенности? Возможно, такой краткосрочный период был в первую неделю ограничений, а после мы так закрутились в колесе командировок в новом формате, поиска лучших источников информации, с перманентно вводимыми ограничениями, что не успевали тревожиться об отсутствии долгосрочных планов.
Подготовила Марина Осипова
(По материалам BTN Europe)
