Для многих корпораций расходы на MICE — одна из наименее прозрачных статей затрат. При этом в среднем она составляет до 35% от общего тревел-бюджета, а в некоторых случаях, например, в фармацевтических или финансовых компаниях, показатель может быть еще выше.
Сегодня о необходимости объединения расходов на деловые поездки и MICE задумываются все больше тревел- и конгресс-менеджеров. В первую очередь, такой шаг позволяет компаниям рассчитывать на более выгодные сделки с поставщиками, ведь в значительном количестве случаев для командировок и корпоративных мероприятий бронируются одни и те же отели и авиакомпании, хотя переговоры, как правило, проводятся представителями разных департаментов. Соответственно, добавив расходы на мероприятия в «кошелек», с которым тревел-менеджер или специалист по закупкам приходит на переговоры с поставщиками, можно увеличить покупательную способность имеющихся денежных средств. Так, если вы договариваетесь о корпоративной ставке при размещении сотрудников в отеле Бостона или Будапешта, попробуйте добавить в «смету» три-четыре встречи (пусть даже небольшие). Вот увидите, общая сумма расходов для поставщика станет куда более привлекательной. Если отели принадлежат одной гостиничной цепочке, можно надеяться на более выгодные поощрения для сотрудников. Иногда вполне уместно говорить о включении в стоимость дополнительных услуг, таких как завтрак, Wi-Fi или гибкие условия отмены бронирования.
За последние десять лет в связи с ужесточением норм корпоративной социальной ответственности компании стали уделять больше внимания заботе о безопасности и комфорте сотрудников, в том числе — и в деловых поездках. Стоит признать, что в случае с MICE эта поддержка слабее. Интеграция тревел-политики и SMMP позволит объединить процессы бронирования и повысить эффективность коммуникации с сотрудниками. Так, чтобы проинформировать их о ситуации в пункте назначения, будет достаточно интранета, а для всех операций по бронированию — OBT. Процесс будет гораздо более удобным для сотрудников.
Интегрировав SMMP в тревел-политику, можно также добиться большего контроля над поведением деловых путешественников. Они наверняка оценят последовательность новой политики и единого процесса бронирования, дополнительные удобства и выгодные предложения от поставщиков, повышенную безопасность и услуги по оказанию помощи в чрезвычайных ситуациях.
У специалистов, управляющих тревел-программой, есть знания и опыт, которые необходимы для поддержания SMMP, и наоборот. Кроме того, у некоторых из них есть возможность набирать себе в помощь столько профессионалов, сколько им требуется. Объединив обе команды, вы сможете сделать гораздо больше.
Наконец, единый процесс и список поставщиков даст наиболее общую картину по тревел-расходам, а также поможет вам и вашим коллегам при планировании бюджета.
Камень преткновения
При очевидных преимуществах интеграции тревел-политики с SMMP возникает вопрос, почему немногие компании на нее решаются?
Вероятные причины:
• Сопротивление со стороны поставщиков. К примеру, авиакомпании обычно «просто счастливы» вести переговоры о совокупном объеме на тревел и MICE, если это в их интересах. А вот гостиницы на подобные сделки идут неохотно.
• Незрелость существующих программ. Объединять тревел и MICE-программы не рекомендуется, если вы не смогли реализовать с успехом каждую по отдельности.
• Инерция сотрудников. Сопротивление переменам внутри компании может стать серьезной помехой. А отсутствие доверия и ресурсов, необходимых для эффективного и долгосрочного управления процессом, может «зарубить» инициативу еще на старте.
И, конечно, не стоит забывать, что интеграцию бизнес-тревел и MICE невозможно осуществить без поддержки высшего руководства. Обосновывая свою инициативу, объясните топ-менеджменту ее преимущества: потенциальную экономию, возможности для улучшения обслуживания и эффективного управления рисками.
Шаг 1 — ОЦЕНКА СИТУАЦИИ
Итак, для начала важно понять, на каком этапе вы находитесь сейчас, где хотите быть, и поможет ли вам в этом интеграция бизнес-тревел и MICE.
Задайте себе следующие вопросы:
• Существуют ли города или маршруты, на которых путем объединения расходов на командировки и мероприятия можно получить дополнительные скидки от отеля/авиакомпании?
• Предусмотрен ли риск-менеджмент при проведении встреч? Будет ли он улучшен в результате интеграции MICE и бизнес-тревела?
• Выиграет ли путешественник за счет объединения опыта и знаний по двум направлениям?
Ответив на эти вопросы, вы поймете, стоит ли в компании проводить интеграцию расходов на MICE и командировки. Сформулируйте задачи, а главное — определитесь, сможете ли выполнить их самостоятельно. Не уверены — отдайте на аутсорсинг.
Шаг 2 — ИНТЕГРАЦИЯ ПРОГРАММ ВНУТРИ КОМПАНИИ
Сплотите сотрудников, которые занимались организацией мероприятий и деловых путешествий. Дайте им понять, что обе команды важны и все аспекты интегрированной программы только выиграют за счет объединения общих усилий.
Используйте технологии! Попытайтесь сделать все возможное для того, чтобы деловые путешественники бронировали встречи так же, как и командировки.
Создайте для тех и других единый портал, который будет содержать все необходимые формы, документ тревел-политики, важные выдержки из него, и так далее.
Шаг 3 — ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ С ПОСТАВЩИКАМИ
Еще раз уясните для себя этапы и условия по контрактам. Дождитесь подходящего момента. Переход от шага 2 к шагу 3 может занять до 18 месяцев: столько времени вам понадобится, чтобы собрать всю необходимую для переговоров информацию. Данные о том, сколько вы тратите на MICE и бизнес-тревел, позволят занять вам более выигрышную позицию.
Начните с небольших встреч. Объедините их с командировками. Скорее всего, и в первом, и во втором случае поставщики будут одни и те же. Для крупных мероприятий обычно нужны выделенные площадки или конференц-отели.
Объясните поставщикам их выгоду. Раньше отели не соглашались обсуждать единый корпоративный тариф по каждой из двух категорий, но сейчас их отношение меняется. Не ждите, что они представят вам единую модель ценообразования, но дайте понять, что заинтересованы в одном сводном докладе по MICE и бизнес-тревелу.
Сократите количество предпочтительных гостиниц — но с умом! Проследите, чтобы остались те из них, которые отвечают потребностям и деловых путешественников, и участников встреч. Будет ошибкой договориться с отелем, который идеально подходит для проведения конгрессов, но абсолютно не устраивает командированных сотрудников, которые регулярно встречаются с клиентом на другом конце города.
Шаг 4 — НАЛАЖИВАНИЕ ГРАМОТНОЙ КОММУНИКАЦИИ
Поездки и встречи — категории «чувствительные», и коммуникация здесь играет огромную роль. Как обычно, не забудьте объяснить, чем вызвана ваша инициатива и что она предполагает.
Коммуникация в бизнес-тревеле касается преимущественно деловых путешественников. В случае, когда программы объединены, не забудьте про планировщиков встреч, ведь организация мероприятий — это важная часть их работы. Объясните, что вы не собираетесь оспаривать их решения — проводить или нет ту или иную встречу, а также заниматься такими вопросами, как меню и так далее. Вы просто предложите им чуть меньший перечень отелей, но с высоким уровнем обслуживания. Таким образом, избавите их от рутинных переговоров и при этом сохраните деньги компании.
По материалам исследования Advito (BCD Travel)
