Солнце, сердца, цветы, море, пальмы, елка... — и только яркие краски! На «Квадрате IMG Show» — полотне на мольберте — каждый мог выразить свои эмоции и впечатления от мероприятия, чувства к любимой и такой родной индустрии встреч. Желающих поучаствовать в живописной импровизации набралось много, картина получилась радостной и счастливой. А значит, второе International MICE Geography Show можно считать успешным! Выставка-воркшоп, организатором которой выступает российская Ассоциация бизнес-туризма (АБТ-ACTE Russia), прошла в отеле «Метрополь» 22 и 23 сентября при поддержке Департамента национальной политики, межрегиональных связей и туризма города Москвы.
На площадке собралось 80 российских и зарубежных экспонентов и порядка 350 специалистов в сфере бизнес-тревел и MICE. Среди них 50 приглашенных покупателей из Санкт-Петербурга, Иркутска, Екатеринбурга, Перми, Новосибирска, Тюмени, Нижнего Новгорода, Казани, Самары и Ярославля. Сложно представить, но в рамках воркшопа состоялось в общей сложности более тысячи запланированных встреч. А сколько полезных контактов было установлено во время коктейлей, кофе-брейков, развлекательной части — просто не сосчитать!
Москва, я люблю тебя!
Свободное от работы время участники проводили с пользой и удовольствием. К примеру, искали отличия детского рисунка от картины известного художника. Пройти тест на понимание современного искусства предложила эксперт из MoreThan.Travel — визуальный редактор и психолог Екатерина Карнацкая. Гости также могли устроить тест-драйв по Швейцарии, поучаствовать в русской чайной церемонии, послушать музыкальную импровизацию на ханге и узнать много интересного об этом необычном инструменте, попытать удачу в лотерее, попробовать напитки разных стран и принять участие в игре «Интерактивный сомелье». Или записать ручками Montblanc Corner свои мысли о Москве.
Кстати, первую заметку в этом альбоме еще в первый день IMG Show оставил заместитель руководителя Департамента национальной политики, межрегиональных связей и туризма г. Москвы Константин Горяинов. Чем хорош MICE в российской столице, почему здесь стоит проводить мероприятия? Г-н Горяинов написал три причины: инфраструктура, заинтересованные корпоративные покупатели и АБТ-ACTE Russia во главе с председателем Вадимом Зеленским! «Москва — это центр культуры, лучшие отели и сервис, креатив», — считает Валерий Ишунькин, старший региональный директор представительства в России, Украине и СНГ The Leading Hotels of the World, Ltd. А в S7 Airlines уверены, что это — «лучший город Земли». «Москва, я люблю тебя», — призналась в альбоме Ольга Ильина, руководитель отдела продаж компании Perfectum-m.
Знаний много не бывает
Мероприятие открыла образовательная программа. Какими критериями руководствоваться при выборе поставщиков? Об этом рассказали эксперты — корпоративные покупатели. Так, при проведении тендера среди MICE-агентств в компании Bayer в первую очередь обращают внимание на репутацию потенциального партнера. Огромную роль играют возможности агентства в обеспечении безопасности участников мероприятия и защиты окружающей среды. «Кроме того, в каждом контракте в обязательном порядке закреплено положение об этике ведения бизнеса. Все компании, с которыми мы собираемся сотрудничать, проходят систему комплексной проверки на выявление и анализ коррупционных рисков», — поделилась старший event-менеджер концерна Анжелика Снитко.
Также в Bayer оценивают условия сотрудничества: от поставщика ожидают прозрачность бухгалтерии и финансовой отчетности, профессионализм менеджеров и так далее. «Для нас важно, чтобы партнеры отслеживали изменения на рынке — актуальные процессы, технологии, возможности. Активно реагировали на них и предлагали нам новые идеи», — подчеркнула эксперт. Стоимость занимает только пятое, последнее место.
А вот в Campari в настоящее время фокусируются именно на цене. О выборе транспортной компании рассказала менеджер по закупкам Ирина Никулина. «В современных условиях необходимо совмещать требования политики по закупкам и ожидания внутренних клиентов по качеству услуг в рамках бюджета», — отметила спикер. Чтобы увидеть реалистичную картину, г-жа Никулина рекомендовала сравнивать не тарифы поставщиков, а общую стоимость исполнения всего объема перевозок, например за год.
Впрочем, ради привлекательной цены в корпорации не готовы идти на компромиссы в вопросах качества автомобильного парка и уровня сервиса. Эти критерии обязательно учитываются при выборе. Как и конкурентные преимущества — скажем, возможность выбрать машину, широкая география присутствия в регионах и прочее. В Campari проверяют и финансовую устойчивость потенциального партнера.
А где Магдагачи?
В ГК «Ланит» тревел-менеджмент компанию выбирают по тем же основным критериям, что в Bayer — MICE-агентство. Хотя они отличаются по содержанию. «Если говорить об условиях сотрудничества с TMC, на первом месте для нас — наличие OBT и возможности тестирования системы в онлайн-режиме. Также для нас важны организация имплант-офиса, служба 24/7 в Москве, готовность поставщика подписать SLA — у нас есть служба контроля качества», — отметила руководитель направления по организации деловых поездок Елизавета Григорьева.
Эксперт подчеркнула, что TMC — это сервисная компания. «Покупая услуги, мы неизбежно получаем кота в мешке, так как оценить их по-настоящему получится только тогда, когда они будут оказаны, — считает Елизавета. — Наша компания обращает особое внимание на покрытие по России — и ориентируется на того поставщика, который может предоставить качественное размещение, скажем, в Магдагачи».
О тендере по выбору отеля — а точнее, электронном аукционе, — говорила в своем выступлении руководитель группы закупок в категории тревел «Лаборатории Касперского» Ирина Костюкова. По ее словам, проводить такой конкурс необходимо при выполнении двух условий: наличии в определенной локации конкурентной среды (более пяти отелей одного уровня цена/качество) и покупательской способности вашей организации (более тысячи ночей).
К общим критериям выбора спикер отнесла расположение (близость к офисам компании), финансовые условия (тариф, включение завтрака и интернета, LRA и количество blackout dates, возможность поздней аннуляции и прочее), качество (дата постройки/ремонта, площадь номеров и их наполнение — наличие сейфов, чайников, утюгов). «Мы также обращаем внимание на инфраструктуру — есть ли шаттлы до аэропорта, кафе-рестораны, фитнес, бассейн. Важны способы оплаты и алгоритм бронирования», — поделилась эксперт.
Г-жа Костюка подробно остановилась и на критериях самого аукциона. «Это развернутый второй пункт общих критериев — финансовых условий, так как в электронные торги нельзя заложить нематериальные показатели. Мы учитываем стоимость стандартного номера и комнаты более высокой категории, включая завтрак и интернет, скидку на продолжительное проживание, доплату за поздний выезд, а также величину штрафа за неиспользованную визовую поддержку», — пояснила Ирина.
После того, как заканчивается аукцион и определяются финалисты по ценовым вопросам, эти результаты заносятся вместе с нематериальными критериями в рейтинговую таблицу и выявляются окончательные победители.
Модератор образовательной программы, директор департамента MICE и DMC компании ZCTS Алексей Сергеечев заметил, что ни в одном из выступлений в качестве критериев выбора поставщика не прозвучала возможность постоплаты. Между тем всем известно, что это — наболевший вопрос на российском рынке.
«При ответе на него у департаментов финансов и закупок возникают два разных мнения, — взяла слово Ирина Никулина. — У сотрудников финансовой службы тоже есть свои KPI’s, они несут ответственность за то, чтобы вверенный им бизнес работал на максимальных постоплатах. Я же, как закупщик, стараюсь проанализировать и сравнить предложения в привязке к стоимости нашего корпоративного финансирования и финансирования от поставщика, которое, как правило, дороже. И показываю финансовой службе, во что нам обойдется постоплата».
Отношение к отсрочке платежей выразил в своем выступлении председатель совета директоров Baltic Travel Group Влад Корягин: «Идеальный клиент для нас — тот, который уважает нашу работу, ценит качество наших услуг, выполняет свои обязательства. И, конечно, платит вовремя. Мы очень не любим заказчиков, которые просят постоплату. Никто их не любит! Если вы хотите, чтобы вас обслуживали поставщики, которые вас не любят, пожалуйста. Это не наш профиль».
Директор департамента централизованных закупок и снабжения «Эльдорадо» Борис Пузицкий выделил основные различия между закупками в категориях бизнес-тревел и MICE. «Чтобы в наших магазинах была „лучшая цена на чайники“, мы должны сократить затраты на бэк-офис. Поэтому наш подход к бизнес-тревелу — быстро (агентство должно отвечать в течение четырех часов круглые сутки) и дешево. Другое дело — организация мероприятий, которые призваны удивить, развлечь участников. MICE — это разумно и приятно, — отметил эксперт. — Цена здесь не самое главное, ведь бюджет все равно ограничен. Важно, что именно за нее смогут предложить». Спикер также добавил, что MICE не тиражируется в отличие от бизнес-тревела, то есть закупки в этой категории необходимо проводить точечно. Но сделать это можно и на год вперед.
Выбирайте спорт
Личным примером участников образовательной программы воодушевили Мария Ануфриева (Finnair), Наталия Морозова (CWT), Вадим Зеленский (ZCTS) и Эдуард Григорьев (Управление по туризму и культуре Абу-Даби). Они поделились своими историями о том, как спорт изменил их жизнь, поправил здоровье и стал частью корпоративной культуры в компании. Вадим Зеленский подчеркнул, что спорт помогает расставить приоритеты. Бесконечные дела просто «съедают» наше время, при этом некоторые из них в итоге оказываются неэффективными, ненужными. Так может, стоит потратить эти часы на то, чтобы сделать себя лучше? А важные бизнес-задачи легко решать с партнерами и прямо на бегу — в этом виде спорта даже есть «разговорный темп».
Не менее ярким было и выступление главного редактора BBT Russia Светланы Деникиной, она устроила настоящую предвыборную кампанию. Кандидат — очередной Yearbook: отчет, подготовленный АБТ-ACTE Russia о российском рынке делового туризма и MICE за 2015 год.
Программа кандидата гласит: профессии тревел-менеджера — быть! У более 43% компаний-респондентов уже существует отдел, который специализируется исключительно на организации деловых поездок. Между тем больше половины опрошенных (62%) заявили, что у них уже произошло объединение департаментов, которые занимаются закупками в сферах бизнес-тревел и MICE. «Консолидация закупочной деятельности — это общемировая тенденция, которая позволяет оптимизировать бюджет, стратегически выстраивать процесс управления командировками и MICE», — пояснила спикер.
Есть у «партии» и «официальная идеология» — тревел-политика внедрена более чем в 80% корпораций. Ее ключевые приоритеты (респондентов просили указать не больше трех) — определение классов обслуживания и лимитов на перелеты и проживание (63% опрошенных), получение специальных тарифов от поставщиков услуг (50%), выбор предпочтительных поставщиков (47%). Далее идут обеспечение безопасности и комфорта сотрудников (44%), контроль compliance (40%). А вот внедрение корпоративных карт и других платежных решений, как и интеграция технологий (OBT и мобильных приложений) явно не на повестке дня: их отметили 19% и 13% респондентов соответственно. Впрочем, опрос показал, что на инструменты онлайн-бронирования уже перешла почти половина рынка (более 46%), а главным поставщиком OBT в более 69% случаев остается TMC.
Согласно исследованию, около 34% компаний в 2015 году потратили на деловые поездки свыше 30 млн рублей. При этом у 51% — число командировок даже увеличилось. Мероприятий же больше не стало, хотя 67% корпораций удалось сохранить их количество на прежнем уровне. Что касается «внешней политики», в прошлом году для 65% компаний Россия оказалась наиболее востребованным MICE-направлением.
Руководитель отдела групп и конференций HRG Russia Арина Негина в своем выступлении рассказала о параметрах подбора площадок. По словам эксперта, ключевых факторов — пять: расположение, стоимость, размер, соответствие целевой аудитории и формату мероприятия по уровню и стилю, качество (клиентоориентированность, сервис, еда, техническое оснащение). И в каждом конкретном случае один из них может стать определяющим.
«Учитывая то, что глубина продаж сейчас уменьшилась до невозможности, не стесняйтесь устанавливать четкие временные рамки, когда вы ждете ответ, — посоветовала спикер. — Делайте предварительное бронирование на выбранную дату — оно, как правило, ни к чему не обязывает, но у вас будет немного времени на принятие решения».
Эксперт также остановилась на способах поиска площадок. Пространство для встреч и мероприятий можно найти, запросить и забронировать через технологические платформы, такие как Cvent и StarСite/Layon. Ими широко пользуются за рубежом. Однако, по словам эксперта, на российском рынке их время еще не пришло, клиенты предпочитают осуществлять поиск по старинке, к примеру через «сарафанное радио». Популярны и онлайн-каталоги площадок, такие как venuedirectory.com или российские restoran.ru, 4banket.ru, partyinfo.ru. По мнению спикера, их минус в том, что они концентрируются на одном конкретном направлении. «Самый простой и эффективный путь — доверить подбор площадки профессиональному агенту», — уверена г-жа Негина.
Герои пьесы
При подготовке любого ивента очень важно изучить поведение целевой аудитории, «найти ту страсть, которая заставляет держать внимание гостей». Секретами психологии мероприятий поделились генеральный директор MarketEmotions Илья Горбачев и креативный директор компании Елена Горбачева.
«Константин Сергеевич Станиславский говорил, что на сцене нет маленьких ролей. В жизни тоже важен каждый персонаж, внимание к деталям. Не забывайте о мелочах, изюминках, которые настроят участников на нужную волну», — сказала Елена.
Систему знаменитого реформатора театра эксперты из MarketEmotions используют при разработке креативной концепции мероприятия. Так, в этой пьесе герои — это целевая аудитория. «Очень важно понять зерно роли — то, что движет целевой аудиторией. Скажем, сотрудники отдела продаж, как правило, гиперактивны. Им хочется быть в центре событий, самим выйти на сцену. Для них нужно организовать фотозоны, мастер-классы и так далее. Другое дело — сотрудники IT-департамента, — пояснил г-н Горбачев. —Важно выполнить сверхзадачу — главные цели, например повысить лояльность или презентовать новый продукт. И продумать предлагаемые обстоятельства — атмосферу, в которую мы погружаем героев — море, горы, экзотика или банкетный зал. Сюжет — это наш сценарий, то, куда мы движемся, чего добиваемся. А сценическое действие — наполнение программы, к примеру, выступление артистов, конференция и прочее».
Спикеры предложили гостям в зале представить себя героями, работниками международного предприятия по производству молочной продукции. В честь 20-летнего юбилея компании на российском рынке руководство приглашает всех в Сочи, чтобы выразить благодарность за отличные результаты и подчеркнуть масштаб бизнеса. Разделившись на группы, участники образовательной программы примерили на себя роли руководителей производства в регионах России, директоров по развитию бизнеса, сотрудников отделов маркетинга и PR, бухгалтерии, HR, а также IT-департамента. Вжившись в образы, они рассказали, чего ждут от встречи в аэропорту, бизнес-части, активностей и банкетной программы. Дальше произошла магия — родилась концепция мероприятия, которое будет увлекательным для всех участников!
«Конференция очень полезная. Особенно запомнилось последнее выступление — игровая часть с вовлечением аудитории, а также презентация результатов очередного Yearbook, — поделилась тревел-координатор компании Jabil Анастасия Гурина. — Думаю, и нам пора переходить на систему онлайн-бронирования. У агентства, с которым мы сотрудничаем, есть такая разработка, но для нашего отделения завода она пока закрыта, хотя многие хотят, чтобы у нас тоже появился к ней доступ».
«Мероприятие мне понравилось, как и все ивенты, которые организовывает АБТ-ACTE Russia, — на них мы всегда получаем полезную или новую информацию, которую перенимаем, перерабатываем и внедряем в работу нашей компании, — сказала Юлия Золотарева, ассистент генерального директора компании Step. — Сегодня для меня самой яркой в рамках образовательной программы стала тема про психологию организации мероприятий. Мне она близка, ведь работа — это не просто набор каких-то механических действий, а процесс, который основан на взаимодействии, взаимоотношениях. Очень интересно было послушать профессионалов своего дела, какие они находят точки соприкосновения со своими заказчиками, на что делают упор».
В русском стиле
Пожалуй, самым ярким событием IMG Show-2016 стал гала-ужин «MICE Dream a la Russe», на котором собрались представители более чем 200 компаний из 34 стран мира. В роскошном главном зале гостиницы «Метрополь» были представлены балетные номера из репертуара великой Анны Павловой от балетной группы Международного культурного центра «Дягилев», а заслуженный артист России Юрий Шиврин заворожил гостей исполненной а капелла «Дубинушкой» Федора Шаляпина.
Ведущим вечера стал генеральный директор агентства Special Project Agency Сергей Армишев. Гостей приветствовали председатель АБТ-АСТЕ Russia Вадим Зеленский, заместитель руководителя Департамента национальной политики, межрегиональных связей и туризма г. Москвы Константин Горяинов и генеральный менеджер отеля «Метрополь» Доминик Года.
Как и в прошлом году, во время гала-ужина были показаны видеоролики участников виртуальных тендеров и награждены победители. Напомним, крупнейшие российские и глобальные закупщики бизнес-тревел и MICE-услуг заранее разместили на сайте IMG Show подробные RFP на организацию и проведение корпоративных мероприятий. А поставщики могли показать свои возможности, ответив на наиболее интересную им заявку коротким видеороликом.
Так, компания Mary Kay представила тендер на семидневную инсентив-поездку для 20 финалисток программы (лучшие по продажам) в сопровождении супругов в сентябре 2017 года. Возможным организатором путешествия было выбрано агентство делового туризма Zelenski Corporate Travel Solutions. Компания L’Oreal разместила виртуальную заявку на проведение тимбилдинга для 80 московских и региональных сотрудников. Больше всего заказчика впечатлила презентация, подготовленная Go2Armenia Travel Company — путешественникам предложили отправиться в гостеприимную Армению!
Потенциальное корпоративное мероприятие в новом офисе компании Saint Gobain могло бы провести агентство Sshikom Creative Group. Встречу более 50 руководителей компании MegaFon на высшем уровне — устроить Liberty International Tourism Group. А 30 представителей отдела продаж компании Diageo из разных регионов России летом 2017 года легко отправили бы в развлекательно-обучающую поездку профессионалы Special Project Agency. Road Show для ESET Russia по Москве, Санкт-Петербургу, Самаре, Екатеринбургу и Новосибирску готовы организовать в Rzd Tour.
Все, выходившие в этот вечер на сцену, рассказывали и о своих любимых местах в столице. Площадь Маяковского, музеи-заповедники «Коломенское» и «Царицыно», отель «Метрополь»... Москва для каждого своя, удивительная и гостеприимная. Теперь, благодаря IMG, любимых мест у гостей будет больше.
Наталья Травова
