Эффективная тревел-политика, как правило, позволяет компаниям неплохо экономить на железнодорожных и авиаперевозках, отелях, аренде автомобилей. Но, оказывается, это не предел. Многие корпоративные покупатели даже не подозревают, сколько теряют на вторичных расходах путешественников. Или просто не знают, как ими управлять. К этим «скрытым» расходам относятся затраты на рестораны, общественный транспорт и мобильную связь. Причем найти данные о стоимости таких услуг непросто: программа чаще всего их не контролирует.
К счастью, пролить свет на эти цифры — задача выполнимая. Конечно, не без помощи мобильных инструментов и современных технологических провайдеров, которые сегодня предлагают разнообразные решения по управлению процессом закупок. Добавьте несколько методов из поведенческой экономики, которые позволяют влиять на выбор сотрудника в момент бронирования услуги, и тогда вы поймете, что можете быть хозяином положения!
По данным консалтингового подразделения BCD Travel Advito, на основные категории — железнодорожные и авиаперевозки, отели, аренду автомобилей — приходится около 74% тревел-расходов. Оставшиеся 26% составляют скрытые затраты: на питание, мобильную связь и транспорт (например, такси).
В исследовании одной из ведущих технологических компаний Concur — T&E Spend Report 2012 — приводятся еще более внушительные цифры: вторичные расходы — это 57% бюджета. Причем рестораны и развлечения «забирают» приблизительно 17%. Правда, стоит отметить, что аналитики компании не учитывали в должной мере расходы на авиаперевозки.
И главное: по мнению экспертов, на скрытых расходах компании могут сэкономить до 25%.
Поехали!
Обычно сотрудники корпораций с жесткой тревел-политикой занимаются организацией поездки заранее. Билет на самолет\поезд и отель они бронируют через официальные каналы или корпоративные OBT. То есть выбор путешественника контролируется различными инструментами, в том числе «фильтрами» политики, к которым можно отнести предварительное утверждение заказа. В случае с остальными услугами путешественники принимают решения самостоятельно и, как правило, налету. Они выбирают сотового оператора только потому, что он поддерживает их девайс, заходят в «приличный» ресторан, вызывают «удобное» такси в аэропорт. Да, сориентировать сотрудника в такие моменты и повлиять на его решение довольно сложно.
Отправной точкой для вас должна стать система по управлению расходами: через нее вы узнаете, где и на что тратятся ваши сотрудники. Не забудьте также отследить их платежи, совершенные с помощью телефона.
Значительно расширить ваше влияние на деловых путешественников могут мобильные технологии. С их помощью вы станете для командированного сотрудника своего рода «виртуальным» тревел-менеджером, который готов предоставить легкий доступ к информации и связать с предпочтительными поставщиками.
К примеру, вам необходимо прервать — именно так — путешественника в тот момент, когда он пытается совершить покупку в дороге. Попробуйте отправить ему смс-сообщение с рекомендацией или предупреждением этого не делать.
Более того, вы можете настроить автоматическую отправку целевых сообщений деловым туристам, к примеру, когда они прибывают в лондонский аэропорт «Хитроу». Уместно напомнить о том, что лучше добраться до центра города на экспрессе или метро, а не тратиться на такси, которое обойдется, безусловно, дороже.
Покупка дисконтированных услуг на ходу также происходит чаще всего через мобильные устройства. И здесь лучше действовать, не запрещая: онлайн-покупки выгодны и компании, так как позволяют снизить расходы. Поэтому путешественников следует направить к проверенным поставщикам и предложить им наиболее предпочтительные каналы бронирования.
Экономия на питании
Завтрак и обслуживание в номере стоят дорого, поэтому, вероятно, есть смысл убедить сотрудников питаться вне отеля. Конечно, если еда не включена в стоимость проживания.
Кроме того, немногие гостиницы продолжают предлагать круглосуточное питание. Все чаще они привлекают к сотрудничеству местные рестораны, которые готовы доставить заказ прямо в номер.
Итак, представим, что ваши путешественники захотели «подзаправиться». Как добиться от них нужного решения? На выручку могут прийти веб-сайты и мобильные приложения:
— Программа корпоративного питания. В частности, американская компания Dinova готова обсуждать корпоративные скидки для клиентов в ресторанах, которые были забронированы через ее сайт.
— Сайты скидок (к примеру, Groupon). Такие ресурсы предлагают путешественникам купоны на меню в ресторанах рядом с отелем или MICE-площадкой.
— Сайты по доставке еды (к примеру, Delivery.com), на которых можно ознакомиться с меню близлежащих ресторанов и заказать понравившиеся блюда по более привлекательным ценам в сравнении с гостиничными.
Обманчивые предложения
Как известно, бесплатный сыр только в мышеловке. Не думайте, что можете получить в отеле бесплатный завтрак\обед (основное блюдо). Это иллюзия. Поэтому лучше попробуйте договориться с рестораном о фиксированной цене. И порадуйте путешественников пакетом не за $30, который включает основное блюдо и закуски, а за $40 — с бесплатным бокалом вина и десертом.
Экономия на мобильной связи
Мобильная связь за рубежом остается дорогим удовольствием. Также приходится учитывать тот факт, что сотрудники в командировке хотят иметь доступ к Интернету с личных девайсов. А это, естественно, сказывается на расходах. Усложняется ситуация тем, что траты на звонки всегда непредсказуемы, а узнать конкретные цифры можно только после получения счета.
Сэкономить на связи за рубежом помогут сервисы по обслуживанию международных номеров (Multiple international number services). По некоторым оценкам, такие провайдеры способны уменьшить ваши расходы на 30-60% от счета. Причем номер может быть использован как для совершения телефонных звонков, так и поддержания одной услуги голосовой почты.
Имея выход в Интернет, путешественникам будет разумно использовать для связи Skype. Вообще передача голоса через интернет-протокол Voice Over Internet Protocol, VoIP может быть весьма выгодным способом экономии.
Эффективны в этом случае инструменты по управлению мобильными данными (например, visage), которые объединяют информацию о пользователях и их тратах. Решения позволяют сравнить фактические расходы с бюджетом и планом компании.
Что еще следует сделать:
• Найдите среди коллег тех, кто отвечает за мобильную стратегию, и наладьте с ними коммуникацию;
• Расскажите путешественникам, как дорого обходится мобильная связь, использование приложений, выход в интернет и обработка электронных писем за границей. Объясните, что гораздо дешевле использовать в командировке Wi-Fi, чем мобильный роуминг.
• Платите только за то, что получаете, и следите за тем, как и где ваши путешественники используют мобильную связь.
Экономия на наземном транспорте
Растущие цены на топливо в последние годы привели к тому, что проезд в такси или лимузине значительно подорожал. Следовательно, пускать на самотек эту статью расходов — значит терять в деньгах.
Ваши действия:
• Поощряйте путешественников пользоваться общественным транспортом. Главное, чтобы была соблюдена безопасность. Это всегда дешевле и быстрее. Постарайтесь быть на связи с путешественником, информируя его о том, какая линия ему подойдет и на какой станции лучше выйти;
• Предложите сотрудникам воспользоваться услугами тех компаний по аренде автомобилей, которые разрешают брать попутчиков или позволяют арендовать транспортное средство на час;
• Позвольте путешественникам заказывать такси через мобильные приложения, оплатить их услуги и получить электронную квитанцию можно так же через телефон.
На самом деле человек всегда придерживается мнения большинства, особенно, когда дело касается покупки. Используйте эту особенность человеческой психологии в своих целях: например, отправьте ему электронное письмо примерного содержания: «Уже 80% ваших коллег пользуются в Нью-Йорке общественным транспортом. Когда вы к ним присоединитесь?»
Ничего ли мы не забыли?
Когда вы оцените объем вторичных расходов, поймете, как сильно они влияют на общую стоимость поездки.
Итак, ваш краткий «путеводитель»:
1. Используйте для анализа затрат данные корпоративных карт;
2. Постарайтесь установить хорошие взаимоотношения с «вторичными» поставщиками;
3. Отправляйте для поддержания коммуникации маркетинговые сообщения (например, рекомендуйте рестораны, где вы получили скидку);
4. Направляйте путешественника (например, в случае с общественным транспортом).
По материалам
